Чтение онлайн

Поводы для создания и распространения пресс-релизов могут быть разными: кадровые перемещения в высших эшелонах компании, освоение и выпуск новых видов продукции, расширение сети филиалов, производственных подразделений, торговых точек и т. п. Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме, научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия.

Поскольку для российских бизнесменов эта форма общения с клиентами еще недостаточно привычна и понятна, основной вклад в разработку правил подготовки пресс-релизов внесли англоязычные документоведы. В частности, при составлении рекомендуется обращать внимание на следующий порядок их подготовки:

1) целенаправленно организовать работу по подбору фактуры. Она должна быть интересной и содержательной. При работе над фактами следует помнить и строго соблюдать 5 правил, а именно: содержание текста должно дать исчерпывающий ответ на 5 ключевых вопросов: Кто? Что? Где? Когда? Почему?;

2) перед обнародованием тщательно уточнить достоверность фактов, правильность цифр, цитат. Обратить особое внимание на детали, требующие консультации у специалистов, экспертов. Факты, вызывающие сомнения, перепроверяются по крайней мере в двух разных источниках;

3) в обязательном порядке согласовать факт публикации пресс-релиза и содержащиеся в нем сведения с вышестоящим руководством, заинтересованными подразделениями. Следует иметь в виду, что подобного рода публикации содержат в себе потенциальную опасность утечки коммерческой тайны и нарушения требований конфиденциальности.

В целом пресс-релизы предназначены для широкого обнародования. Тем не менее иногда они могут быть адресованы конкретным потребителям, ограниченному кругу лиц и газет, в частности если они затрагивают какую-то специфическую тему. В целом важно правильно подойти к выбору СМИ. Например, в экстренных случаях, продиктованных срочностью доведения до широкой гласности фактов, используют возможности радио и телевидения. В том случае, если материал содержит список имен, расписание мероприятий и тому подобное, лучше прибегнуть к услугам печатных органов.

В англоязычном документоведении сложились определенные правила оформления пресс-релиза. Вначале указывается, кому адресован пресс-релиз, затем определяются временные рамки обнародования. В обязательном порядке указываются контактное лицо и его координаты. Пресс-релизы, как правило, не подписываются. Их окончание обозначается условным знаком, например «XXX».

Подводя итоги: в деловой практике существует огромное количество разновидностей писем. Здесь мы привели только основные их виды.

3.2. Язык и стиль переписки

В сфере официального общения мы пользуемся особой разновидностью языка, называемой официально-деловым стилем. Стиль – это функциональная разновидность языка. Это система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, праве, делопроизводстве и др.).

Очевидно, что особенности делового стиля – специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1) участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;

2) характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

3) предметом делового общения является деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

4) управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;

5) большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относится к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Для делового стиля, жанром которого является деловая корреспонденция, в целом характерны:

1) нейтральный тон изложения;

2) констатирующе-предписывающий характер изложения;

3) точность и ясность изложения;

4) лаконичность (краткость) текста;

5) использование языковых формул;

6) использование терминов;

7) применение лексических и графических сокращений;

8) ограниченная сочетаемость слов;

9) преобладание страдательных конструкций над действительными;

10) использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже;

11) употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

12) преобладание простых распространенных предложений;

13) употребление сложных рубрицированных перечислений.

СОВЕТ: придерживайтесь нейтрального тона в деловой корреспонденции: не допускайте изъявления чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью.

3.3. Этика делового письма

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима с точки зрения как ближайших, так и перспективных целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

В официально-деловой речи, где выбор обращения осуществляется из небольшого числа типовых вариантов, его функция оказывается в первую очередь регулятивной: обращение не содержит информации об адресате, но передает отношение к нему автора текста и определяет стиль общения.

Следование правилам речевого этикета предполагает внимательное отношение к социальной позиции адресата, в частности недопустимость занижения его статуса и завышения собственного, а также непревышение степени близости. В частности, традиционное русское обращение по имени-отчеству, безусловно, вежливо, но не всегда оказывается оптимальным. В нем наряду с информацией об уважительности содержится оттенок доверительности. Следовательно, отправителю сообщения, заинтересованному в том, чтобы подчеркнуть официальный характер отношений, следует предпочесть обращение по фамилии или должности в сочетании с дополнительным этикетным речевым средством (господин Сидоров, господин директор).