Чтение онлайн

Можно выделить ряд аспектов деловодства.

Прежде всего, это юридический аспект, который связан с разрешением вопросов обеспечения законности и дисциплины в области деловодства, необходимостью официального закрепления требований, предъявляемых к документам в соответствующих нормативно-правовых актах – приказах, инструкциях, положениях и т.п., и неукоснительного их соблюдения.

Не менее важен и организационный аспект, проявляющийся в налаживании разнообразных и достаточно сложных отношений организационного характера, складывающихся между государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, их структурными подразделениями по поводу создания документов, их движения, обработки и т.п. При этом на первый план выступает четкое определение функций и полномочий каждого из субъектов такого рода отношений.

Все большее значение приобретает экономический аспект деловодства, связанный с экономической целесообразностью, оптимальностью его осуществления. С учетом огромного числа разнообразных документов, используемых в деятельности различных органов и организаций, этот аспект становится все более актуальным.

Базовым понятием в данном виде административно-процессуальной деятельности выступает понятие документа. Происхождение этого термина связано с латинским словом «documentum», означающим свидетельство, доказательство. По своей сути документ – это носитель какой-либо информации. В более строгом значении он представляет собой средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и деятельности человека, оформленное в соответствии с определенными требованиями, обеспечивающее возможность осуществления различных управленческих действий, а также отражающее те или иные аспекты правового положения субъектов правовых отношений.

Остановимся подробнее на классификации документов.

По степени первичности текста документов выделяются подлинники и копии документов. Подлинником является оригинальный документ, исходящий от компетентного органа или должностного лица, составленный в окончательной редакции и оформленный с соблюдением установленных требований.

Копия представляет собой документальное воспроизведение всех реквизитов оригинального документа. Этот вид документа может выражаться в виде факсимильной либо свободной копии. Факсимильная копия – это документ, отражающий абсолютно все особенности оригинального документа. Наиболее распространенными документами этого вида являются ксерокопии. В свободной копии также получает свое отражение вся информация, содержащаяся в подлинном документе, однако при этом графическое расположение материалов может быть иным, чем в оригинале. Особую разновидность копий составляет дубликат документа – т.е. копия, которая создана взамен утраченного либо неисправимо поврежденного оригинального документа.

По степени отражения содержания документа можно выделить документы, изданные в полном объеме, и выписки из документов, полностью воспроизводящие лишь определенную часть документа. Примером такого рода документа может служить выписка из трудовой книжки, содержащая сведения о трудовой деятельности человека за определенный период времени.

В зависимости от объема вопросов, получающих свое отражение в документе, последние подразделяются на простые и сложные. К числу простых относятся документы, отражающие какой-либо один вопрос, например, приказ о назначении на должность конкретного лица. В сложных документах затрагивается несколько вопросов, как правило, выделяемых в пунктах либо разделах документов. Примером такого документа может служить протокол заседания коллегиального органа, содержащий ход и результаты рассмотрения нескольких вопросов.

Различна и техника нанесения информации на документ. В связи с этим выделяются рукописные, машинописные документы, документы, содержащие аудио– и видеоинформацию, фотодокументы. В настоящее время наибольшее распространение получили тексты и другая информация, вносимые в документы при помощи компьютерной техники.

Еще одним критерием классификации документов служит характер изложения содержания документа. С этой точки зрения можно выделить индивидуальные, трафаретные и типовые документы. Особенностью документов первого вида является относительно свободное изложение содержания документа, например, автобиография. С учетом сходности определенных управленческих действий связано составление трафаретных документов, например, заявление гражданина о принятии на работу. В случаях, когда необходимо закрепить конкретную документальную форму, применяются типовые документы, в которых заранее разрабатывается определенный текст, дополняемый информацией, необходимой в данном конкретном случае. Примером такого документа может служить типовой договор, в который вносятся данные о лицах, его заключивших, дата заключения договора и данные, конкретизирующие его содержание.

Одной из важнейших выступает классификация документов по их названиям. С этой точки зрения среди документов выделяются приказы, протоколы, стенограммы, решения, резолюции, докладные записки, доклады, положения, уставы и т.п. С учетом этого документы группируются в зависимости от принадлежности к функциям управления, которые они обслуживают. Так, с учетом изложенных критериев группируются документы в Перечне типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий, с определением сроков хранения документов, утвержденном приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 [103] . В части указанного Перечня, содержащей указание на документы, которые издаются в управленческой деятельности, выделяются такие разделы, как организация системы управления; прогнозирование, планирование, ценообразование; финансирование, кредитование, налоговая политика; учет и отчетность; организация использования трудовых ресурсов; работа с кадрами; социально-культурное развитие населения; научно-информационная деятельность; экономическое, научно-техническое и культурное сотрудничество с зарубежными странами; материально-техническое обеспечение; административно-хозяйственное обслуживание; деятельность общественных организаций. В свою очередь, в каждом из разделов типовые документы еще более детализируются в зависимости от управленческих функций. В частности, в разделе организации системы управления выделяются документы, связанные с распорядительной деятельностью, контролем, организационными основами управления, правовым обеспечением управления, организацией документального обеспечения управления и ведомственного хранения документов. Применительно к такому делению указываются и конкретные документы. Например, применительно к осуществлению контроля выделяются:

– документы (акты, доклады, справки, обзоры) о проверке исполнения Конституции и законов Украины, актов Президента Украины, постановлений Верховных Рад Украины и Автономной Республики Крым, актов Кабинета Министров Украины и Совета Министров Автономной Республики Крым, решений местных органов исполнительной власти и самоуправления:

а) по месту проверки и в организации, которая проводит проверку;

б) в иных организациях;

– документы (программы, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверке исполнения решений коллегий, приказов центральных и местных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений, организаций:

а) по месту проверки и в организации, которая проводит проверку;

б) в иных организациях;

– переписка о проверке исполнения распорядительных документов органов государственной власти и местного самоуправления;

– документы (доклады, докладные записки, справки, акты) комплексных ревизий и проверок учреждений, организаций, предприятий органами исполнительной власти (за исключением документов периодичных бухгалтерских ревизий):

а) по месту ревизии и в организации, которая осуществляет проверку;

б) в иных организациях;

– переписка с органами исполнительной власти, местного самоуправления о проведении и результатах ревизий, проверок; об организации и улучшении контроля и проверки исполнения;

– журналы учета ревизий, проверок и контроля за исполнением их рекомендаций;

– документы (докладные записки, отчеты, справки, переписка) об исполнении предложений по результатам обследований, проверок и критических выступлений в средствах массовой информации;

– обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан:

а) которые содержат предложения о существенных изменениях в работе учреждений, организаций, предприятий либо об устранении серьезных недостатков и злоупотреблений;

б) личного либо второстепенного характера;

– документы (аналитические справки, обзоры, докладные записки, анализы) о состоянии работы по рассмотрению предложений, заявлений, и жалоб граждан:

а) по месту составления;

б) в иных организациях;

– переписка о проверке предложений, заявлений и жалоб граждан.

В указанном Перечне документов содержится четкое закрепление сроков хранения документов в зависимости от того, поступают или не поступают документы в государственные архивы. Указание на подпункты «а» и «б» связано с конкретными сроками хранения документов.

Ряд нормативно-правовых документов регламентирует особенности осуществления деловодства, связанные с необходимостью сохранения секретности определенной информации. В частности, это Инструкция о порядке отбора и передачи секретных документов на архивное хранение, утвержденная приказом Государственного комитета Украины по вопросам государственных секретов и технической защиты информации и Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 3.03.97 г. № 25/7, [104] а также Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 27.11.98 г. № 1893 [105] .