Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты
Шрифт:
Начало встречи – небольшой по времени, но очень важный по значению отрезок пути к результату. Именно здесь каждый участник встречи должен понять, куда он попал, ради чего здесь собрались люди, что будет результатом, какие вопросы будут обсуждаться, и… найти для себя смысл для активного участия в этой встрече.
Цель этапа открытия помогает фасилитатору перед началом встречи… поставить себя на место участников и задать себе вопросы: откуда придут люди на эту встречу? с предыдущей встречи, где было жарко или скучно? со своего рабочего места, где они были погружены в свои задачи? с обеденного перерыва, во время которого они говорили с близкими или друзьями? Это не праздные вопросы! Люди приходят на встречи не из безвоздушного пространства и в голове у них не пустота. Они приходят с головой, полной мыслей, и с переживаниями в сердце.
А чего хотят инициаторы и ведущий встречи? Чтобы люди сосредоточились на 100 % на цели рабочей встречи, чтобы они отдали решению этой задачи всего себя.
Вы правда этого хотите?
Тогда начните работать на цель этапа открытия – «приведите людей в комнату», в которой вот-вот начнётся совместная работа и где экспертиза каждого присутствующего критически важна для того, чтобы получить максимальный результат на выходе!
«Привести людей в комнату» – значит донести до участников встречи цель: результат, которого они должны достичь вместе. Им должна быть понятна программа встречи, какие вопросы и как они будут обсуждать, а также нужно дать участникам время осмыслить цель и программу встречи, чтобы найти в них смысл для себя!
Если вы всё сделаете правильно на этапе открытия, участники во время встречи не будут озабоченно поглядывать на часы и думать: «Какой ерундой мы занимаемся! Когда я свою работу делать буду?»
А чтобы всё правильно сделать, нужно знать пошаговую технологию открытия рабочей встречи, которая не даст сбиться с пути и поможет привести участников к результату этапа открытия, когда каждый понимает, что нужно решить на встрече, зачем это нужно именно ему, и готов начать работу.
< image l:href="#"/>Этап «Открытие»:
ТЕХНОЛОГИЯ
1-й шаг. Приветствие инициатора встречи
Зачем нужно приветствие
Участники встречи сразу должны получить посыл от авторитетного лица, что они сейчас займутся важным для компании / руководителей / сотрудников вопросом.
• Приветствие – это ответ инициатора на висящие в воздухе вопросы: ради чего мы собрались? почему эта рабочая встреча важна? кому и зачем понадобилась эта встреча?
Любая рабочая встреча является частью решения какой-то текущей бизнес-задачи.
Это может быть рутинная, повторяющая рабочая встреча или специальная, кросс-функциональная или даже стратегическая сессия, но на любой из них первым, обязательным шагом будет приветствие. Просто сделать его можно и нужно по-разному.
Помните, мы говорили, что технология даёт жёсткую схему, которая, как нить Ариадны, не даёт фасилитатору сбиться с пути, а вот инструменты обеспечивают гибкость этой схемы. За счёт чего? За счёт правильно подобранного инструмента, который учитывает особенности задачи, состав участников и продолжительность встречи.
Если встреча рутинная, еженедельная и участникам по умолчанию понятно, на какую бизнес-задачу она работает, то для приветствия ведущему достаточно выбрать простое «Здравствуйте, рад всех видеть!».
Это вроде назвать инструментом даже язык не поворачивается, но это инструмент!
Если лаконичное и позитивное «Здравствуйте, рад всех видеть!» повторять как первый шаг на каждой встрече, то это становится ритуалом, который уже считывается всеми как сигнал, что встреча началась. А если снабдить эту фразу искренней улыбкой и доброжелательным взглядом, то из протокольной фразы она превратится в мотивирующий инструмент!
А уж если встреча не рутинная и на неё собрались сотрудники разных подразделений, чтобы решить специальную задачу, тут и вовсе нужна особая мотивационная речь и есть много вариантов разнообразить её формат.
Вот лишь несколько инструментов, которые может использовать в своём приветствии инициатор рабочей встречи для того, чтобы настроить аудиторию на совместную работу и донести до участников значимость встречи, где им предстоит вместе поработать.
Эта была не самая простая рабочая встреча.
Инициатору встречи, вновь назначенному руководителю департамента, нужно было довести до ключевых руководителей департамента новую организационно-штатную структуру, которая многим из присутствующих их должность, обязанности и даже место жительства.
Начал руководитель эту встречу с такого приветствия:
«Приветствую вас, коллеги! Начать нашу сессию хочу с неожиданного вопроса „Кто из вас сейчас следит за матчами мундиаля?”»
(в это время проходит Чемпионат мира по футболу).
Когда большая часть участников встречи подняла руки, он продолжил:
«Помните, как мы играли в футбол в детстве? Главное, чтобы был мяч, воротами могли служить два камня, а в командах было столько игроков, сколько оказалось ребят во дворе. Но… каждый из нас был нападающим, мы гурьбой бежали туда, куда летел мяч, мечтали ударить по нему и поразить ворота соперника.
Многие из нас до сих пор помнят вкус горечи поражения и радости победы.
Сейчас мы понимаем, что футбол – это не только азарт, это битва умов и нервов. Каждый тренерский штаб тщательно готовит свою игру, каждый игрок знает задачу команды и свою роль.
Мы испытываем невероятные эмоции, наблюдая, как одна команда ломает стратегию другой команды, а соперники сдаются или могут изменить ход игры в любой момент.
Конечно, дворовый футбол никогда не собрал бы нас на стадионы или у экранов телевизоров. Этим и отличаются профессионалы от любителей.
Сегодня пришла пора и нам перейти из любительской лиги в профессионалы. Наша сегодняшняя сессия именно про это. Сегодня нам предстоит познакомиться с новой организационной структурой, которая станет основой для реализации амбициозной стратегии департамента, и каждый узнает, как он сможет внести вклад на своем рабочем месте».
Кто должен делать приветствие
Приветствие может делать руководитель / инициатор встречи / ведущий встречи.
В идеале приветствовать собравшихся должен тот руководитель, который отвечает за бизнес-задачу, для решения которой и потребовалась эта рабочая встреча.
Как правило, такой руководитель занимает более высокое по отношению к собравшимся место в компании. Это обычно добавляет убедительности его словам. Кроме того, такие руководители хорошо обрисовывают контекст задачи и участники понимают, частью решения какой бизнес-задачи является их работа.
Кстати, приветствовать участников может не один, а два руководителя (больше не нужно, хотя могут быть исключения из правил). Чаще всего получается несколько приветствий, если собираются два подразделения и руководитель каждого должен настроить своих на работу либо когда присутствуют руководители высшего уровня.
Например, на заседание кабинета министров пришёл президент. В этом случае приветственное слово скажет и президент, и глава правительства.
Если руководитель не может прийти на встречу, инициатор или ведущий может процитировать руководителя или показать ролик с его участием, а также сказать приветствие от своего имени.