Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
ПРИМЕЧАНИЕ
Перечень доступных статей может использоваться, например, при выборе бюджетных статей в модуле «Платежный календарь».
С помощью параметра Список статей пользователя определяется перечень бюджетных статей, доступных текущему пользователю. Для заполнения данного поля нужно щелкнуть мышью на кнопке выбора (либо нажать клавишу F4), затем в открывшемся окне в поле Значение также воспользоваться кнопкой выбора (либо нажать клавишу F3), после чего в открывшемся окне Доступные статьи бюджетов для пользователя (рис. 3.3) сформировать список статей.
Чтобы внести в список статью, нажмите F7 – в результате отобразится окно справочника бюджетных статей (с ним мы познакомимся позже), в котором нужно щелчком мыши выбрать требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
ПРИМЕЧАНИЕ
В окне реестра настроек в качестве значения параметра Список статей пользователя отображается слово Список. Имейте в виду, что значение параметра Список статей пользователя принимается во внимание лишь в том случае, когда параметру Доступные статьи установлено значение из списка пользователя.
В подчинении подразделу Права доступа находится еще один подраздел – Запретить модификацию. С помощью параметров данного подраздела можно запретить пользователю редактирование некоторых каталогов, справочников и таблиц. Каждый из перечисленных ниже параметров, включенных в состав данного подраздела, может принимать значение да либо нет.
• Каталога бюджетов.
• Копий бюджетов.
• Книг финансовых операций.
• Каталога статей бюджетов.
• Каталога сценариев бюджетов.
• Каталога типовых форм.
• Структуры осей типовых форм.
• Каталога баз распределений.
• Каталога индексов и атрибутов.
• Аналитика бюджетирования.
• Области видимости бюджетирования.
• Списка бюджетов ЦО пользователя.
• Списка типовых форм для ЦО.
• Списка типовых форм пользователя.
• Списка статей пользователя.
Чтобы изменить значение любого из перечисленных параметров нужно в колонке Значение щелкнуть мышью на кнопке выбора (также для этого можно воспользоваться клавишами F4 либо F3) – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.4.
В данном окне нужно установить переключатель Значение в требуемое положение и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.
Настройка финансовых операций
Как уже отмечалось выше, значения бюджетных статей могут рассчитываться автоматически на основании сформированных ранее финансовых операций. В программе предусмотрен механизм настройки финансовых операций – соответствующие параметры находятся в подразделе Бюджетирование→Финансовые операции.
С помощью параметров Закрытый период по умолчанию до, Закрытый период по регистру «план» до, Закрытый период по регистру «факт» до, Закрытый период по регистру «по данным бух. учета» до можно установить закрытый период в модуле «Управление бюджетом». Все перечисленные параметры не являются обязательными для заполнения.
Возможности программы предусматривают контроль редактирования финансовых операций, относящихся к закрытому периоду. Эта задача решается с помощью параметра Модификации финансовых операций после закрытия периода, который может принимать одно из трех перечисленных ниже значений.
• разрешать – контроль редактирования финансовых операций в закрытом периоде не производится.
• с подтверждением – при попытке редактирования данных закрытого периода программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
• запрещать – при установленном данном значении возможность редактирования финансовых операций, относящихся к закрытому периоду, полностью блокируется (при попытке откорректировать такую операцию программа выдаст соответствующее информационное сообщение).
С помощью параметра Автоформирование дескриптора можно установить требуемый порядок автоматического формирования дескриптора при создании финансовых операций (о том, что представляет собой дескриптор и для чего он нужен, шла речь выше, в разделе «Определение прав доступа к информации»). Чтобы было понятнее, проиллюстрируем порядок использования данного параметра на конкретном примере.
Предположим, что финансовые операции формируются пользователем Иванов по документам, которые создали Петров и Сидоров. Если параметру Автоформирование дескриптора присвоено значение из документа, то для финансовых операций автоматически сформируются дескрипторы соответственно Петров и Сидоров. Если же установлено значение пользователя, то финансовым операциям будет присвоен дескриптор Иванов.
Чтобы присвоить значение параметру Автоформирование копий бюджетов под дескриптором, следует в колонке Значение щелкнуть мышью на кнопке выбора (либо нажать клавишу F4), затем в открывшемся окне вновь щелкнуть мышью на кнопке выбора в поле Значение либо в этом же поле нажать клавишу F3. В результате на экране откроется окно Выбор дескриптора, изображенное на рис. 3.5.
В данном окне нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. В результате при расчете показателей бюджета дескриптор новой копии этого бюджета будет присвоен в зависимости от значения данного параметра. Отметим, что использование данной возможности имеет смысл только при использовании сетевой версии программы.
Параметры редактирования бюджетов
В подразделе Бюджетирование→Редактирование бюджета находится несколько параметров, значения которых играют важную роль при редактировании бюджетных данных.
Параметр Типовая форма по умолчанию позволяет выбрать способ задания типовой формы бюджета, используемой по умолчанию. Данный параметр может принимать одно из двух значений: последняя используемая либо последняя используемая для данного ЦО. Если выбрать значение последняя используемая для данного ЦО, то при просмотре бюджетов для каждого центра финансовой ответственности по умолчанию загружается своя типовая бюджетная форма.
Специальный режим редактирования агрегатов – с помощью данного параметра выполняется включение/выключение режима, в котором осуществляется редактирование агрегатов. Если данному параметру установлено значение да, то в контекстном меню окна Редактируем бюджет (описание данного режима приводится ниже) становится доступной команда Настройка распределения агрегатов, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Alt+N; с помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки параметров этого алгоритма. Кроме этого, при установленном значении да в окне редактирования типовой формы бюджета (описание данного окна приводится ниже, в соответствующем разделе) открывается вкладка Редактирование агрегатов.
Если параметру Доступ к настройке редактирования агрегатов установлено значение да, то пользователь получает доступ к настройке редактирования агрегатов. Переход в данный режим осуществляется с помощью команды контекстного меню Настройка распределения агрегатов (для вызова этой команды можно воспользоваться также комбинацией клавиш Alt+N) в окне редактирования бюджета.
Доступ к операции загрузки из книг фин. операций – если данному параметру присвоено значение да, то пользователь получает доступ к функции загрузки данных в ячейку бюджета из книги финансовых операций. Данная функция выполняется в окне Групповые операции, вызываемом с помощью команды контекстного меню Групповые операции в окне редактирования бюджета.
Настройка выгрузки данных в Excel-формат
В данном подразделе содержатся параметры, регулирующие порядок формирования Excel-отчетов, выгружаемых из модуля «Управление бюджетом».
• Каталог для Excel-отчетов – значением данного параметра является путь к папке, в которую будут помещаться Excel-отчеты, сформированные в модуле.
• Каталог для макросов – значением данного параметра является путь к каталогу, в котором хранятся файлы, содержащие макросы Visual Basic. Эти макросы используются для обработки данных в Excel-отчетах, сформированных в модуле.
Кроме этого, подраздел Excel включает в себя один подчиненный подраздел – Шаблоны отчетов. В данном подразделе содержатся перечисленные ниже параметры настройки:
• Реестр финопераций;
• Раскрытие агрегата по данным бюджета;
• Раскрытие агрегата по данным финопераций;
• Анализ бюджетов.
Значения данных параметров определяют пути к шаблонам формирования отчетов в формате Excel при работе с соответствующими режимами модуля.Ввод исходных данных
Перед тем как приступить непосредственно к построению бюджетов, необходимо ввести соответствующие исходные данные. В частности, следует сформировать список центров финансовой ответственности, определить перечень бюджетных статей, вариантов бюджета, периодов планирования, и т. д. Для ввода, редактирования и хранения этих и других необходимых сведений преднзаначены соответствующие справочники, порядок работы с которыми рассматривается далее.
Формирование и ведение списка ЦФО
Выше мы уже неоднократно говорили о том, что центр финансовой ответственности (ЦФО) является одним из важнейших элементов любого бюджета. Отметим, что структура центров финансовой ответственности предприятия (корпорации) может не совпадать с его организационной структурой.
В системе «Галактика» информация о центрах финансовой ответственности хранится в справочнике центров ответственности. Для перехода в режим работы с данным справочником следует выполнить команду главного меню Н→Центры ответственности. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Справочник ЦФО
В данном окне представлен список введенных ранее центров финансовой ответственности (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Этот список может иметь как иерархическое, так и линейное представление – для переключения режимов отображения предназначена команда Представление дерево-линейный список, находящаяся в вызываемом нажатием правой кнопки мыши контекстном меню (эту команду можно активизировать также с помощью комбинации клавиш Alt+S). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается следующая информация: признак помеченной записи (на рис. 3.6 помечена запись Собственная организация), полное наименование, сокращенное наименование и числовой код.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для пометки записи либо снятия пометки с записи нужно установить на нее курсор и нажать клавишу Insert. Для пометки одновременно всех записей в списке следует воспользоваться клавишей «плюс», для снятия пометки со всех помеченных записей предназначена клавиша «минус». Режим пометки записей удобно использовать для выполнения групповых операций – например, для удаления нескольких помеченных записей, для копирования нескольких помеченных записей, для множественного выбора позиций, и т. д. Возможность пометки записей и выполнения групповых операций с помеченными записями реализована и во многих других интерфейсах списка и выбора.
Для перехода в режим формирования нового центра ответственности следует поместить курсор в нужное место иерархии и нажать клавишу F7. Переход в режим редактирования текущей записи осуществляется нажатием клавиши F4. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно редактирования ЦФО, изображенное на рис. 3.7.
На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Центры ответственности и Подчиненные ЦО.
ПРИМЕЧАНИЕ
Помните, что вкладка Подчиненные ЦО отображается только для тех центров ответственности, у которых имеются подчиненные центры ответственности.
Вкладка Центры ответственности включает в себя параметры, которые перечислены ниже.
• Тип ЦО – в данном поле из раскрывающегося списка выбирается тип текущего центра ответственности. Возможен выбор одного из четырех вариантов: организация, структурное подразделение, сотрудник (физическое лицо) либо пустое поле (в этом случае тип центра финансовой ответственности не указывается). Если выбрано одно из первых трех значений, то справа открывается поле, в котором из соответствующего справочника (окно справочника выводится на экран либо автоматически, либо нажатием клавиши F3 или кнопки выбора) нужно выбрать конкретный объект в зависимости от типа центра ответственности. Например, если в поле Тип ЦО установлено значение организация, то в открывшемся правее поле значение нужно будет выбрать в справочнике организаций.
• Вышестоящий ЦО – в данном поле указывается наименование вышестоящего центра ответственности, которому будет подчинен текущий центр ответственности. Для заполнения данного поля нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника центров ответственности (см. рис. 3.6) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
• Наименование ЦО – в данном поле с клавиатуры вводится полное наименование центра финансовой ответственности.
• Аббревиатура – в данном поле с клавиатуры вводится сокращенное наименование центра финансовой ответственности.
• Код на уровне – в этом поле отображается код текущего центра ответственности на данном уровне иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически в момент создания нового центра финансовой ответственности, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
• Код в иерархии – в этом информационном поле отображается код текущего центра ответственности в иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически, и с клавиатуры не редактируется.
• Руководитель ЦО – в данном поле указывается руководитель текущего центра финансовой ответственности. Для заполнения данного поля нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника сотрудников предприятия выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
• Нац. ден. единица – в этом поле указывается наименование валюты, которая используется в расчетах с данным центром финансовой ответственности. Требуемое значение выбирается в окне справочника валют, которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.
Вкладка Подчиненные ЦО носит исключительно информационный характер – на ней отображается список центров ответственности, которые в иерархии подчинены текущему центру ответственности. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование.
Варианты бюджетов
Напомним, что в модуле «Управление бюджетом» реализована возможность формирования и использования различных вариантов бюджетов – например, для сохранения промежуточных стадий разработки бюджетов, для создания бюджетов разной степени напряженности, для сравнения бюджетов и т. д. Для ввода, редактирования, просмотра и хранения информации о разных вариантах бюджетов в модуле предусмотрено ведение справочника вариантов бюджетов. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню модуля Н→Варианты бюджета. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.8.
В данном окне отображается список введенных ранее вариантов бюджетов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается признак помеченной записи, полное наименование варианта бюджета, его краткое наименование и числовой код.
Переход в режим редактирования текущего варианта осуществляется нажатием клавиши F4 либо Enter; для ввода в справочник новой позиции следует нажать клавишу F7. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно редактирования варианта бюджета, которое показано на рис. 3.9.
В данном окне следует определить значения перечисленных ниже параметров.
• Вышестоящий – если текущий вариант бюджета должен быть подчинен в иерархии другому варианту, то его следует указать в поле Вышестоящий. Требуемое значение выбирается в окне справочника вариантов бюджетов (см. рис. 3.8), вызываемом с помощью кнопки выбора либо нажатием клавиши F3.
• Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное наименование варианта бюджета.
• Код на уровне – в этом поле отображается код текущего варианта бюджета на данном уровне иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически в момент создания нового варианта бюджета, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
• Код в иерархии – в этом информационном поле отображается код текущего варианта бюджета в иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически, и с клавиатуры не редактируется.
После закрытия окна редактирования информация о новом (отредактированном) варианте бюджета отобразится в окне справочника (см. рис. 3.8).