Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
В данном окне в поле Дата следует с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести дату курса валют. По умолчанию в данном поле отображается текущая дата. Затем в полях Валюта и Вторая валюта из раскрывающихся списков следует выбрать первую и вторую валюты. Отметим, что содержимое этого раскрывающегося списка формируется в справочнике валют, описание которого приведено выше.
В поле Курс с клавиатуры вводится курс валют по состоянию на дату, которая указана в поле Дата. После заполнения всех перечисленных параметров следует в данном окне нажать копку Сохранить (эта кнопка находится справа внизу окна).
Построение структуры центров ответственности
В первой главе книги уже говорилось о том, что одним из основных элементов любого бюджета является его центр финансовой ответственности – элемент организационной структуры субъекта хозяйствования, имеющий собственный финансовый план. Построение бюджета, не имеющего центра ответственности, не имеет никакого смысла. В программе «Красный директор» для построения структуры центров ответственности предназначен справочник отделов и подразделений, вызываемый с помощью команды главного меню главного меню Сервис→Справочник отделов/подразделений. Окно справочника, которое отображается на экране при активизации данной команды, показано на рис. 1.10.
Добавление в справочник новой позиции осуществляется с помощью кнопки Добавить, для перехода в режим редактирования текущей позиции следует нажать кнопку Изменить. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить (при нажатии на данную кнопку программа выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления). Все перечисленные кнопки расположены в левом нижнем углу интерфейса. Кроме этого, для выполнения указанных действий можно воспользоваться соответствующими командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.
Ввод новой и редактирование имеющейся позиции выполняется в окне, которое показано на рис. 1.11.
В данном окне в поле Название центра/подразделения с клавиатуры следует ввести произвольное наименование центра финансовой ответственности. В поле Подчинено из раскрывающегося списка можно выбрать введенный ранее центр ответственности, которому будет подчинен текущий центр ответственности (например, бухгалтерия может подчиняться департаменту управления, производственный склад – сектору производства и обслуживания, и т. д.). С помощью переключателя Тип подразделения указывается требуемый тип центра финансовой ответственности. Возможен выбор одного из трех вариантов – Обслуживающее (вспомогательное), Производственное и Торговое. Разделение центров финансовой ответственности по типам используется впоследствии для построения бюджетов в разных разрезах.
Кассы и счета предприятия
Как известно, наличные денежные средства предприятия хранятся в кассе, а безналичные – на банковском счете. При этом у предприятия может быть несколько касс и банковских счетов (например, для хранения средств в разных валютах). Ввод, редактирование и хранение сведений о кассах и банковских счетах предприятия осуществляется в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Сервис→Справочник касс и счетов. Окно справочника, которое открывается на экране при активизации данной команды, показано на рис. 1.12.
В данном окне на вкладке Все приводится полный список введенных ранее касс и расчетных счетов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее название и валюта учета.
Добавление в справочник новой кассы либо расчетного счета осуществляется нажатием кнопки Добавить. Необходимые действия выполняются в окне, которое показано на рис. 1.13.
В данном окне с помощью переключателя Тип кассы/счета указывается тип вводимого объекта. Возможен выбор одного из трех вариантов – Касса, Расчетный счет и Неучт. (объект, помеченный данным признаком, используется для работы с неотраженными в официальном учете денежными средствами).
В полях Наименование и Сокращенное наименование вводится соответственно полное и краткое наименование объекта. Значение поля Сокращенное наименование формируется автоматически при заполнении поля Наименование, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
В поле Валюта указывается валюта учета для данного объекта. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют (описание данного справочника см. выше, в разделе «Справочники валют и курсов валют»).
В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному объекту.
Параметры, расположенные в правой части окна редактирования, доступны только в том случае, когда переключатель Тип кассы/счета установлен в положение Расчетный счет. Здесь указывается подробная информация по расчетному счету (его номер, название и код банка, номера корреспондентских счетов, и др.).
Настройка типовых операций
В процессе бюджетирования периодически приходится сталкиваться с часто возникающими однотипными хозяйственными операциями. Для автоматизации учета таких операций в системе реализована возможность использования механизма типовых операций. Ввод, редактирование и хранение информации об используемых типовых операциях осуществляется в соответствующем справочнике. Для перехода в режим работы со справочником типовых операций следует выполнить команду главного меню Сервис→Справочник типовых операций – в результате на экране откроется окно, которое представлено на рис. 1.14.
В данном окне на вкладке Все операции представлен полный список введенных ранее типовых операций. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование.
Для добавления в справочник новой типовой операции следует нажать кнопку Добавить либо активизировать соответствующую команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши – в результате выполнения любого из указанных действий на экране открывается окно редактирования, изображенное на рис. 1.15.
В данном окне в поле Код записи в справочнике вводится произвольный числовой код типовой операции. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания новой позиции, но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры. Введенное здесь значение впоследствии используется для сортировки позиций в списке, а также в иных случаях.
В поле Наименование платежа/поступления с клавиатуры вводится произвольное название типовой операции, а в поле Типовой НДС для операции – ставка налога на добавленную стоимость, которая будет автоматически применяться к данной операции.
В нижней части окна в выделенной области Тип операции с помощью соответствующих флажков можно установить требуемый тип операции: Расходная операция либо Доходная операция (возможна установка одновременно двух флажков).
Завершается процесс ввода типовой операции нажатием в окне редактирования кнопки Сохранить изменения, расположенной справа внизу окна (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).
Ответственные лица компании
На любом предприятии обязательно имеются материально-ответственные лица. К ним относятся, например, директор предприятия, главный бухгалтер, заведующий складом, и т. д. В бюджетировании к ответственным лицам относятся также руководители центров финансовой ответственности. Для ввода, редактирования и хранения информации об ответственных лицах предприятия в программе предназначен справочник ответственных лиц.
Чтобы перейти в режим работы с данным справочником, нужно выполнить команду главного меню Сервис→Справочник ответственных лиц. При выполнении данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 1.16.
Для добавления в справочник новой позиции нужно нажать кнопку Добавить и в открывшемся окне с клавиатуры ввести фамилию, имя и отчество ответственного лица. Для перехода в режим редактирования позиции (это бывает необходимо, например, при смене фамилии сотрудника) нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Изменить.
Формирование начального сальдо
После того, как выполнена настройка программы и заполнены ее основные справочники, следует ввести начальное сальдо по объектам учета. Для перехода в данный режим следует выполнить команду главного меню Состояние→Начальное сальдо – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.17.
Рис. 1.17. Начальное сальдо
В данном окне приводится список введенных ранее начальных сальдо. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается название объекта учета, наименование валюты, тип объекта и сумма в валюте, указанной в поле Валюта. Дата сальдо указывается в верхней части окна в поле На дату.
Для добавления в базу данных нового сальдо нужно в данном окне нажать кнопку Добавить. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования сальдо, в котором нужно в поле Касса (счет) выбрать из раскрывающегося списка требуемый объект учета (перечень этих объектов формируется в соответствующем справочнике, подробнее см. раздел «Кассы и счета предприятия»). После этого в поле Сумма следует с клавиатуры ввести сумму начального сальдо.
Для удаления начального сальдо из списка нужно установить на него курсор и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.Регистрация плановых и фактических операций
Для отражения в учете платежей (по плану и фактически), а также поступления денежных средств (по плану и фактически) в программе предназначены соответствующие режимы. Для ввода информации о новом платеже (расход денежных средств) предназначена команда главного меню Операции→Карточка нового платежа, для ввода информации о поступлении денежных средств – команда Операции→Карточка нового поступления. Список расходных операций можно просмотреть с помощью команды Операции→Список платежей, перечень приходных операций – с помощью команды Операции→Список поступлений. Из окон списка также можно перейти в режим формирования нового платежа (поступления) – нажатие кнопки Добавить аналогично выполнению соответствующей команды главного меню.
Поскольку порядок работы с расходными и приходными операциями во многом аналогичен, мы рассмотрим его на примере расходных операций (платежей).
Окно списка платежей показано на рис. 1.18.
Рис. 1.18. Фактические и плановые платежи предприятия
В данном окне представлен список платежей предприятия. Для каждой позиции списка показывается следующая информация: плановая и фактическая дата проведения платежа, сумма в валюте платежа, название объекта учета, курс валюты платежа по отношению к базовой валюте, сумма в базовой валюте, назначение платежа, получатель, и др.
Ввод нового и редактирование имеющегося платежа выполняется в окне, которое представлено на рис. 1.19.