Чтение онлайн

• Допустимая стоимость: общая стоимость новых, необходимых для выполнения этого задания материалов не должна превышать прошлогоднюю.

Определение критериев работы позволяет специалисту, который принимает поручение, быть полностью осведомлен о том, чего от него ожидают, и способен оценить, насколько он или она выполняет работу в соответствии с установленным уровнем. И что более важно, это существование стандарта, по которому вы сможете определить качество проделанной работы.

В рамках инструктажа вам потребуется оценить имеющиеся у предполагаемого исполнителя навыки и определить, есть ли какие-то области, где для успешного выполнения задания сотруднку необходимо дополнительное обучение.

Валеты почти наверняка будут нуждаться в предварительном обучении, прежде чем вы позволите им приступить к работе самостоятельно. Однако вы так же легко можете встретить и Туза, которому потребуется помощь. Исполнительный секретарь, к примеру, будет удивлен, что 20-летний опыт не станет большим подспорьем, если придется работать с совершенно новой программой обработки текстов.

Важно помнить, что обучение предполагает совместные усилия и сотрудничество с исполнителями, а не создание директив. Существует два важных аспекта обучения: первый – это нацеливать людей на использование собственной инициативы и логики, другой – инструктировать их, практически вырабатывая необходимые навыки.

Для многих заданий нацеливающего характера обычно достаточно введения исполнителя в курс дела, чтобы он полностью уяснил все моменты, предусмотренные инструктажем. Для этого необходимо:

• ставить логические вопросы, чтобы помочь человеку самому догадаться, что необходимо предпринять;

• предоставить информацию, без которой он не сможет самостоятельно справиться с проблемой, или, еще лучше, сообщить, где с ней можно ознакомиться;

• воодушевить его на принятие собственных решений. (Если это подтолкнет сотрудника к разработке собственных способов выхода из сложившейся ситуации, прекрасно.)

Для других задач, где существует необходимость приобретения некоторых практических навыков, инструкции – существенный элемент обучения. Проводить инструктаж нужно в четыре этапа:

1. продемонстрировать все действия в нормальном режиме;

2. повторить медленно, объясняя каждый этап;

3. предоставить инструктируемому сотруднику возможность выполнить указанные действия, сопровождая объяснениями весь процесс;

4. и только после этого дать ему возможность сделать всю работу самостоятельно.

Обучение дает исполнителям шанс взять на себя ответственность не только за выполнение задания в статусе подчиненного, но также продолжить самоусовершенствование.

В завершение инструктажа нужно обсудить и согласовать процесс наблюдения и вашего содействия в ходе выполнения задания. Вы должны иметь возможность убедиться, что работа продвигается в соответствии с планом, но делать это нужно таким образом, чтобы ваше участие воспринималось не враждебно. Человеку, выполняющему задание, крайне важно знать о существовании определенных сроков, когда необходимо докладывать о его продвижении. Например: «Мы можем договориться о, скажем, еженедельном обсуждении процесса, но если у вас возникнут хоть малейшие сомнения, будьте добры сразу же поставить меня в известность и проанализировать сложившуюся ситуацию».

Составление плана действий после проведенного инструктажа дает людям чувство уверенности в том, что все организовано должным образом и они в любой момент могут рассчитывать на поддержку. В план необходимо включить:

• Составление согласованного графика наблюдения за ходом выполнения задания. Например: «Нам необходимо обсудить план действий по мониторингу процесса и установить периодичность сравнения промежуточных результатов с обозначенными стандартами».

• Организацию последующих встреч, как во время выполнения задания, так и итоговых (или серии встреч, если задание долгосрочное). Например: «Можем ли мы организовать следующую встречу через неделю, чтобы убедиться, что все идет согласно плану?»

• Напоминание о том, что к вам всегда можно обратиться за консультацией. Например: «Помните, что в случае необходимости вы должны без колебаний задавть вопросы».

Как только задание поручено, а система предоставления отчетов согласована, предоставьте исполнителю возможность взяться за дело. Кроме этого, необходимо настроить себя на то, что другие специалисты могут выполнить работу по-своему и что в результате именно этот вариант и окажется лучшим. Предоставляя свободу в выборе способа выполнения задания, при условии достижения целей и соблюдения стандартов, вы даете возможность коллегам развить их собственные умения, обрести уверенность и насладиться процессом работы.

Делегирование требует применения системного и структурированного подхода. Оно похоже на построение карточного домика. Если не заложить прочную и надежную основу, сооружение не сможет простоять долго. Инструктаж – это краеугольный камень, поддерживающий ожидаемые результаты и дающий зеленый свет успешному и эффективному делегированию.

Уверенность исполнителей в определенности конечных результатов и целей, понимание причин, по которым именно им делегировано особенное задание, многократно улучшают перспективы получить хороший результат.

Узнать, правильно ли вы подходите к вопросу организации инструктажа, предшествующего делегированию, помогут ответы на нижеприведенные вопросы.

Позволяет ли предоставляемая вами общая характеристика задания понять суть работы?

Демонстрируете ли вы будущим исполнителям, что считаете их кандидатуры наиболее подходящими для выполнения поручения?

Организуете ли вы совместные обсуждения всех деталей предстоящей работы?

Не утаиваете ли вы информацию о возможных подводных течениях?

Устанавливаете ли вы требуемые критерии?

Выясняете ли вы необходимость проведения предварительного обучения?

Обеспечиваете ли вы сопровождение и инструктаж?

Утверждаете ли вы согласованную систему предоставления промежуточной отчетности?

• заранее подготовиться и ознакомить предполагаемого исполнителя с общим описанием сути вопроса;

• открыто демонстрировать свою уверенность в способности выбранного вами человека выполнить порученную работу;