Чтение онлайн

• необходимо выражать собеседнику дружелюбие.

• на рабочем месте не принято спрашивать о личных делах.

• нужно всегда стараться выслушивать собеседника и дать ему понять, что он вам интересен.

В сфере делового общения в наши дни активно выступает вежливое вы. Переход на ты может быть только двусторонним и добровольным, это связано с духовным сближением людей и теплотой отношений. Инициатива в переходе на ты должна исходить от старшего по возрасту и служебному положению.

Форма обращения друг к другу среди членов одного коллектива зависит от степени их дружеских симпатий и сложившихся традиций. Но в любом случае недопустимо обращаться к товарищу только по фамилии. Во взаимоотношениях руководителей с подчиненными, при отсутствии дружеских отношений предпочтительнее обращение на вы в любую сторону.

Этические нормативы делового общения и поведения на предприятии должны включать в себя систему и правила этики, которых обязаны придерживаться его сотрудники.

Организация приема посетителей и отношения сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретаря.

Личные контакты с людьми, где секретарь выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и внешности секретаря.

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, идет ли речь о приеме по текущим делам сотрудников своего учреждения, командированных или представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан по вопросам, относящимся к компетенции данного учреждения.

Прием посетителей других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно для обеих сторон. Секретарь должен записать день и час приема и на кануне напомнить о нем руководителю или сотрудникам. Если посетитель, клиент или партнер пришел без предварительной договоренности, секретарь в праве сам решить: доложить о посетителе немедленно или записать его на прием. Если такое положение не устраивает партнера, клиента и т. д. секретарь должен узнать из какой организации и по какому вопросу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.

Главным показателем высокого профессионализма сотрудников при приеме посетителей, клиентов является вежливость, корректность. Ироническая улыбка, грозный взгляд, выражение превосходства отрицательно влияют на посетителей. К сожалению, еще не перевелись сотрудники, которые делают вид что, слушают посетителя, а сами в тот момент лихорадочно обдумывают, кому из товарищей по службе его спихнуть или направить в другое учреждение.

Этикет служебных взаимоотношений обязывает сотрудников быть одинаково уважительными ко всем посетителям, готовыми принять участие в их делах и просьбах. Абсолютно недопустимо к одному человеку проявлять подчеркнутую любезность, а с другим вести себя гордо и высокомерно.

Культурный сотрудник доброжелательно уладит дело любого посетителя, любезно пояснит, что и как необходимо сделать, растолкует действующие законодательство по его вопросу, поможет оформить необходимые документы.

Деловой этикет предъявляет такие же серьезные требования и к культуре поведения посетителей. Тот, кто пришел в учреждение, обычно ведет себя как гость в доме малознакомого хозяина: без разрешения сотрудников не заходит в кабинет, не стучит дверьми, вежливо здоровается с теми, к кому обращается, терпеливо ждет, если они заняты неотложным делом, не устраивает сцен в случае отказа.

Любезность товарищей по службе выражается в том, что, назначив время кому-нибудь прийти, обещал что-нибудь сделать – сдержи слово. Это элементарные принципы служебного этикета обязательны для всех.

Зачастую секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Поэтому от того, как будут складываться отношения с руководителем, зависит многое: успех трудовой деятельности, психологический микроклимат, удовлетворение от работы и т. п.

Любые недоразумения и взаимные недовольства надо разрешать на ранней стадии, пока они не переросли в настоящую скрытую конфронтацию. На замечания руководителя не стоит реагировать слишком эмоционально, иначе деловые отношения рискуют перерасти в не лучшие межличностные.

Опытный знающий секретарь может со временем стать настоящим управляющим в офисе. Руководитель считает его своей правой рукой и доверяет ему решение многих, даже непростых вопросов, но, разумеется, оставаясь в курсе происходящего.

Важнейшая функция секретаря – упорядочивать напряженный рабочий день руководителя, корректировать его планы в зависимости от ситуации, составлять график мероприятий. В начале и конце рабочего дня желательно обсуждать с руководителем текущие проблемы и планы на следующий день, напоминать ему о делах, выполнение которых по какой-либо причине затягивается и находится под угрозой срыва.

Если секретарь проявляет инициативу и сумеет помочь руководителю в осуществлении его планов, то это одновременно услуга секретарю в его карьере.

В любой организации существует служебная информация, которая не подлежит разглашению. Конфиденциальная информация содержится и в документах, с которыми работает секретарь. В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие конфиденциальный характер. К конфиденциальным сведениям относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль предприятия и т. п.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий:

1) определение сведений, составляющих конфиденциальность предприятия;

2) обеспечение порядка их защиты.

Сведения конфиденциального характера можно условно разделить на два крупных блока:

1) научно-техническая (технологическая) информация;

2) деловая информация.

Научно-техническая информация включает: сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы; используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства; новые технологии; программное обеспечение ПК.