Чтение онлайн

• третья и четвертая цифры (подкласс формы) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

• следующие три цифры – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

• последняя цифра – контрольное число.

Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение документа: Документ – материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Всякий документ в документационном обеспечении управленческой деятельности может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документах фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в управленческой деятельности.

Документ выполняет и воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует постоянного повышения образовательного уровня, воспитывает эстетический вкус у управленческих работников.

В управленческой деятельности различают следующие виды документов:

1) официальный документ;

2) подлинник;

3) копия;

4) личные документы;

5) документы личного происхождения.

Официальный документ – это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Среди официальных документов особое место принадлежит правовым документам, регулирующих жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами, организациями и населением страны.

Подлинник официального документа – это первый или единственный экземпляр официального документа.

Копия документа – это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его признаки или часть из них.

Понятие копия связано с размножением документов. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа. Отпуск – это копия отосланного документа.

Все копии должны быть удостоверены. Различают следующие способы удостоверения копий:

1) нотариальные копии – это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом – нотариусом;

2) официально заверенные копии – это соответствие подлиннику подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей;

3) простые заверенные копии – это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей.

Особый вид копий – дубликат. Дубликат – это копия, имеющая юридическую силу подлинника.

Личный документ – это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.

Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

В любой организации, в процессе ее создания и функционирования, разрабатываются и документируют ее управленческую деятельность следующие документы: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы, документы по трудовым отношениям, по снабжению и сбыту, по обращениям граждан.

Для оформления документов используются следующие реквизиты:

№ 01 – Государственный Герб Российской Федерации;

№ 02 – герб субъекта Российской Федерации;

№ 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

№ 04 – код организации;

№ 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

№ 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

№ 07 – код формы документа;

№ 08 – наименование организации;

№ 09 – справочные данные об организации;

№ 10 – наименование вида документа;

№ 11 – дата документа;

№ 12 – регистрационный номер документа;

№ 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

№ 14 – место составления или издания документа;

№ 15 – адресат;

№ 16 – гриф утверждения документа;

№ 17 – резолюция;

№ 18 – заголовок к тексту;

№ 19 – отметка о контроле;

№ 20 – текст документа;

№ 21 – отметка о наличии приложения;

№ 22 – подпись;

№ 23 – гриф согласования документа;

№ 24 – визы согласования документа;

№ 25 – оттиск печати;

№ 26 – отметка о заверении копии;

№ 27 – отметка об исполнителе;

№ 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

№ 29 – отметка о поступлении документа в организацию,

№ 30 – идентификатор электронной копии документа.

Документы изготавливают на бланках. ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).