Деловой имидж
Шрифт:
4. Совещания производственного характера. Такие совещания собираются для заслушивания отчетов о проделанной работе или обсуждения возникающих кризисных ситуаций. Как правило, они отнимают массу времени, так как возможность принятия какого-либо решения, а также свобода высказываний требуют определенной атмосферы. Иногда на такие совещания приглашается фасилитатор – посторонний человек, выступающий в роли посредника, а иногда и арбитра. Не всегда регулярное проведение таких совещаний действительно приводит к ощутимым результатам, чаще возникает опасность превращения подобных собраний в клубы для любителей поболтать.
5. Совещания итогового характера. Должны иметь четкие цели и тщательно проработанную повестку дня, проводиться по мере необходимости для оповящения сотрудников о результатах проделанной работы и достигнутого прогресса, а также о путях дальнейшего продвижения к намеченным целям.
И наконец, мы хотели бы сказать о таких совещаниях, которые относятся к формальным по характеру проведения. Это совещания так называемых рабочих групп, целью которых является планирование текущей работы, планирование наиболее важных годовых совещаний и т. п. В группы должны входить представители всех отделов и всех уровней организации.
Также немаловажно знать, что совещания разделяются по стилю проведения. Здесь имеется в виду и объем работы, с которым можно успешно справиться на совещании, и характер принимаемых решений и способы проведения самого совещания, и поведение участников, и достижение поставленных целей. Каждый стиль проведения совещания требует своего подхода, а его знание поможет вам более эффективно использовать имеющиеся возможности для активного участия, а также повлиять на изменение стиля совещания, если вы видите, что он неприемлем и не способствует достижению поставленных целей.
Итак, условно обозначить стиль проведения совещания можно как состязательный и согласительный, которые также могут быть формального и неформального характера.
В чистом виде состязательный стиль подразумевает участие в обсуждении нескольких групп, преследующих различные интересы и придерживающихся разных взглядов. Чаще всего среди участников таких совещаний бытуют убеждения, что: лучшим способом для уяснения проблемы является открытая дискуссия по всем спорным моментам; каждый имеет полное право лоббировать и отстаивать свою точку зрения; достижение полного соглашения маловероятно, и наконец, не стоит обнадеживаться высказанной поддержкой и не стоит доверять оппонентам и даже (!) коллегам.
Словом, как вы уже смогли понять – состязательный стиль проведения совещания не даст возможности решения проблемы, но поможет четко сформулировать ее.
Само название «согласительный» уже располагает к более теплой атмосфере. Участники таких совещаний, условно выражаясь, «одного поля ягоды» – они имеют схожие взгляды, ценности и преследуют одинаковые цели. В своем поведении участники нередко руководствуются такими соображениями, как: лучший способ уяснить проблему – обсудить ее всесторонне в спокойной, располагающей обстановке; от сотрудников требуется подчинение общим целям компании, но они, в свою очередь, имеют полное право рассчитывать, что их мнение будет учтено; принятое решение должно соответствовать как интересам всех участников совещания, так и каждого в отдельности.
Соответственно, поиск решения возникшей проблемы, выбор наиболее оптимального пути выхода из кризисной ситуации, наиболее эффективное преодоление трудностей – все это может быть вполне осуществимо на совещании согласовательного стиля.
А теперь давайте поговорим о состязательном стиле совещания формального и неформального характера.
Совещания, проводимые в учреждениях бюрократического направления, к которым относятся правительственные учреждения, крупные общественные организации и высшие учебные заведения, как правило, по стилю проведения можно отнести к состязательным формальным. Это заседания, объединяющие группы лиц, нередко представляющих различные интересы. Стиль проведения таких совещаний требует официальной манеры общения, соблюдения формальных обязанностей и процедур, таких как наличие постоянного председателя и секретаря.
На таких совещаниях особенно ценится умение отстаивать и лоббировать свои интересы, ораторское искусство, навыки политической борьбы, личные достижения и согласие пойти на компромисс.
Успех на таком совещании зависит от продуманной и тщательной подготовки и изучения не только необходимых документов, но и самих участников совещания – их взглядов, интересов и возможных аргументов. В свою очередь необходимо подготовить контраргументы и заручиться поддержкой со стороны предполагаемых союзников, изучить область теоретически реальных компромиссов. Вы можете не бояться вносить собственные предложения, так как неожиданные компромиссные решения и возможность нового решения проблемы приветствуются на таких собраниях.
Однако здесь большая часть ответственности за успешный итог совещания зависит в первую очередь от председателя. Общая атмосфера этих совещаний не располагает к групповой работе и мешает сосредоточиться просто в силу того, что участники не расположены друг к другу и склонны судить об оппонентах скоропалительно и безапелляционно. Скромные и неуверенные люди чувствуют себя очень неловко в обстановке взаимного недоверия, и роли многих участников оказываются предопределенными с самого начала. Так, женщинам отводится «почетная» обязанность – вести протокол совещания.
Стиль неформальных состязательных совещаний предполагает группу совещаний со свойственной им внутренней нестабильностью. Здесь не существует никаких формальных правил или обязанностей, никаких норм поведения и специальной подготовки. Поэтому на таких совещаниях стихийно возникает властная элита, что чревато возможностью возникновения конфликта. Словом, скорее этот вид совещаний можно было бы назвать параноидальным, так как нередко они перерастают в открытую конфронтацию.
Теперь давайте перейдем к более приятным вещам и рассмотрим согласовательный стиль совещаний формального и неформального характера.
Большинству преуспевающих компаний свойственно проведение совещаний в формальном согласовательном стиле. Безусловно, это, пожалуй, самый цивилизованный, мы бы сказали, «бескровный» способ достижения консенсуса. Даже если и возникает только относительное согласие, сам стиль проведения предполагает возможность голосования, что только приветствуется участниками совещания.
Залог царящей на таких совещаниях спокойной, дружелюбной и взаимовежливой атмосферы, конечно, в первую очередь определяется общим процветанием компании. Отсюда – отсутствие скрытых конфликтов, большая склонность к консенсусу, лояльность и внимание к групповым достижениям, удовольствию от работы и укреплению чувства причастности у сотрудников.
Хотя на таких совещаниях обязателен протокол, соблюдение правил и процедур проведения, но сами правила и процедуры могут варьироваться. Так, вместо традиционного для всех совещаний председателя может появиться посредник, поочередно выслушивающий мнения участников.
Несмотря на кажущуюся скуку таких совещаний, только они и дают полное право на гарантированную демократию. Вмешаться в процесс обсуждения и высказать свое мнение гораздо проще, когда заведомо определены и хорошо известны правила проведения, чем тогда, когда царит неформальная атмосфера.