Чтение онлайн

При получении корреспонденции проверяется точность адреса и сохранность упаковки. Если адрес ошибочный, документ возвращается в почтовую службу. Если нарушена упаковка и есть сомнения в сохранности и полноте полученной документации, может составляться акт. Если в документе отсутствуют упомянутые в нем приложения, об этом делается запись на первом листе. Таким же образом отмечаются неточности в адресации. Запрос на досылку недостающих приложений высылается отправителю. Корреспонденция, адресованная лично, не вскрывается.

Конверты прикладываются к документу в следующих случаях:

• дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте;

• даты подписания документа и его отправки значительно отличаются;

• конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

В остальных случаях конверт уничтожается.

Далее происходит предварительное рассмотрение документов с целью определить, куда именно они направляются:

• в структурные подразделения;

• конкретным исполнителям;

• руководству.

Без рассмотрения руководства исполнителям направляются документы, содержащие оперативную информацию, решения по которым могут принять сами исполнители. Документы передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Если исполнение документа предполагается в нескольких подразделениях, он размножается в необходимом количестве экземпляров и передается всем исполнителям.

Регистрация – это закрепление факта создания или получения документа путем простановки на нем даты и индекса и записи сведений о документе в регистрационных формах (журнале или карточке). Регистрации подлежат все документы, требующие учета или использования в качестве справочной информации. Не все документы регистрируются в службе ДОУ. Плановые, бухгалтерские, финансовые и другие функциональные документы регистрируются в соответствующих подразделениях, в службе ДОУ на них проставляется только дата поступления.

Примерный перечень нерегистрируемых документов следующий:

• сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;

• рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;

• печатные издания (газеты, журналы, брошюры, бюллетени);

• поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные письма;

• формы статистической отчетности;

• бухгалтерские документы;

• планово-финансовые документы;

• корреспонденция с пометкой «лично»;

• объяснительные записки;

• арбитражные и исковые документы.

Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки и передаются по назначению.

Регистрационные индексы присваиваются входящим документам в пределах календарного года.

Регистрационные журналы используются при относительно небольшом потоке входящих документов, поскольку поиск документов по журналам занимает много времени; кроме того, по журналу невозможно вести контроль исполнения документов. При большом потоке документов лучше использовать картотеки с карточками. В этом случае для отметок о присвоении очередного регистрационного номера используются специальные бланки – шахматные ведомости, которые заводятся на начало календарного года. Формы регистрационного журнала и карточки законодательно не регламентированы и устанавливаются самой службой ДОУ организации. При регистрации установлен следующий состав реквизитов входящего документа:

• автор или отправитель;

• название;

• дата документа;

• индекс (регистрационный номер) документа;

• дата поступления;

• индекс поступления;

• заголовок, краткое содержание;

• решение (резолюция);

• срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела.

Исходящие и внутренние документы гораздо проще в обработке. Вся обработка заключается в их регистрации и передаче исполнителям либо отправке. Регистрация не отличается от описанной выше для входящих документов. Из состава реквизитов исключаются дата и индекс поступления. Их регистрация происходит в день подписания или утверждения. При передаче внутреннего документа из одного подразделения в другое он регистрируется повторно.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по следующим видам:

• приказы по основной деятельности;

• приказы по личному составу;

• акты ревизий;

• протоколы заседаний;

• отчеты;

• докладные записки и т. д.

Документы в каждой группе регистрируются отдельно, регистрационные номера (индексы) присваиваются в пределах группы. Для внутренних документов применяется простая нумерация, например: Приказ №13, Протокол № 23, Акт № 33.

Внутренние документы организации передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме (журнале и карточке).

Служба ДОУ должна вести статистику обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные копии. Результаты учета документооборота доводятся до сведения руководства и служат основой для совершенствования методов работы с документами в организации.

Слово nomenclatura в переводе с латинского означает «перечень, роспись имен». Это слово используется в основном для обозначения перечня названий, как система терминов или категорий, употребляемых в какой-либо отрасли науки или техники. Номенклатурными кадрами именовался перечень руководящих должностей, назначение на которые утверждалось в СССР партийными органами. Однако к делопроизводству эта номенклатура не относится. Здесь имеет смысл номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Это классификационный справочник, определяющий, как разделять документы по делам. Что такое дело? Стандарт определяет дело как совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Это сгруппированные и систематизированные документы, которые в таком виде удобно хранить, находить и использовать.

Номенклатура – важнейший инструмент организации делопроизводства. Она должна отвечать следующим требованиям: