Чтение онлайн

Термин «делопроизводство» начал употребляться еще в органах управления Русского государства XVI–XVII вв. – приказах, где «делопроизводство» означало письменное оформление «производства дел» (или вопросов), рассматриваемых в приказах. Тогда же возникло и понятие «дела» как совокупности документов, «отложившихся» в процессе рассмотрения и решения того или иного вопроса. Таким образом, под делопроизводством в то время понимали как процесс документального оформления «дел» (рассматриваемых вопросов), так и совокупность «дел» в современном значении компетенции учреждения или его структурных подразделений (частей).

До Петра в приказах текст документа писался на узких полосках бумаги (шириной 15–17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если документ писался на нескольких листах, то они склеивались по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток.

Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк «приписывал» (визировал) документ не в одном, а в нескольких местах по слогам своих имени или фамилии – на оборотной стороне документа, по всем местам склеек листов. Такой способ подписания документов в приказах имел конкретное практическое значение: он обеспечивал защиту документов и затруднял их фальсификацию.

Свитки как отдельные документы подклеивались в одну общую ленту, которая свертывалась в «столп» или «столбец». Столбцы, таким образом, представляли собой комплексы документов, сгруппированных по каким-либо конкретным признакам или критериям – предметно-вопросному, номинальному, географическому, корреспондентскому и др.

Столбцы в приказной практике чаще всего составляли задокументированную последовательность «производства» по тому или иному конкретному вопросу или делу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитная, память и др.), за которым следовали другие, создававшиеся в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.).

В то же время были столбцы, которые представляли собой конгломераты разрозненных документов, подклеенных друг к другу без какой-либо системы, хронологически, т. е. по мере их накопления. Как свидетельствуют дошедшие до настоящего времени описи документов, такие столбцы часто складывались в лари или коробы в полном беспорядке.

Наряду со «столбцовой» системой ведения документов, с середины XVII столетия в России применялась и «книжная» форма государственного делопроизводства. Так, например, велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги и некоторые другие документы. Но книги (или тетради) не имели широкого использования в допетровском делопроизводстве. Основная масса всех разрешаемых дел в приказах оформлялась «столбцовым» способом, который, несмотря на свои большие практические неудобства, сохранялся вплоть до реформ Петра I.

Кардинальные изменения в делопроизводстве произошли, когда по петровскому указу 1700 г. «столбцовая» форма (свитки) была заменена уже прижившейся в Западной Европе «тетрадной» (сшиваемой в книги) формой исполнения и хранения документов. Этому преобразованию предшествовало введение в 1699 г. в России «гербовой» бумаги, продаваемой отдельными листами. Отныне, с появлением гербовой бумаги, на ней надобно было, например, писать все челобитные (прошения).

Именно тогда – впервые в истории российской государственной бюрократии – не только изменения в системе государственных учреждений, но и правила работы их служащих с документами начали устанавливать законодательно. Для этого Петром утверждались регламенты, регулировавшие как деятельность новых учреждений (их задачи, полномочия и функции в современном понимании), так и порядок делопроизводства в них.

Уже в начале XVIII в. Петр предпринял попытку упорядочения следственно-судебных процедур и документов. При нем возросло значение следственных документов и была проведена их формализация (доносы, пыточные листы и т. д.). Для этих целей в 1715 г. Петр издал Указ «Краткое изображение процессов или судебных тяжб».

Позже, в гл. 12 Указа от 27 апреля 1722 г. «О должности Сената» говорилось: «В Сенате никакое дело исполнено быти надлежит словесно, но все письменно, понеже Сенату в таких важных повелениях вельми нужно иметь всякое опасение и осторожность, дабы наш интерес ни в чем не повредить, и того ради всем членам не прийти к тяжкому ответствованию, також и нам ни в чем бы сумнительно быти могло».

28 февраля 1720 г. был издан Генеральный регламент (илл. 6) – основополагающий законодательный акт, определивший систему государственного делопроизводства в Российской империи вплоть до революции 1917 г. Он состоял из 56 частей, и значительная его часть была посвящена установлению штатов и описанию должностных обязанностей по рангам службы.

Кроме того, в Генеральном регламенте впервые формулировались общие требования к составлению документов и их основным реквизитам. Например, при документировании заседания необходимо было указывать его дату, перечень присутствующих, обсуждаемые вопросы и отражать принятые решения.

Впервые введенная дифференциация должностей была столь значительной, что не могла не сказаться на организации делопроизводства. Образованные Петром коллегии состояли из присутствия (общего собрания членов) и канцелярии, в которой и было сосредоточено делопроизводство.

Во главе канцелярии стоял секретарь, который готовил дело к слушанию на коллегии. Кроме секретаря, в канцеляриях коллегий предусматривались должности: нотариуса, который вел протоколы заседаний; актуариуса, который был обязан регистрировать документы и передавать их исполнителям; регистратора, отвечавшего за оформление исходящих и регистрацию входящих и исходящих документов. Низовыми служащими канцелярии были канцеляристы и копиисты (первые готовили документы, вторые переписывали их набело).

Генеральный регламент также впервые в России установил обязательность обучения государственных (канцелярских) служащих [10] . Так, во исполнение требований регламента Указом от 10 ноября 1721 г. для профессиональной подготовки подьячих была создана школа при Сенате.

Реформы местного управления. Потребность в усилении вертикали власти привела Петра I к необходимости реформирования административно-территориальной организации государства на уровне не только центрального, но и местного управления.

Так, еще до административно-территориальной губернской реформы Петр I преобразовал по шведскому образцу систему местного сословного управления. Прообразом коллегий стала организованная в Москве в 1699 г. Бурмистерская палата, на которую было возложено управление посадским населением всех городов России [11] .

Бурмистерская палата была коллегиальным учреждением. Она состояла из бурмистров, назначаемых из среды купечества, а возглавлял ее президент. Бурмистерской палате, преобразованной в 1700 г. в Ратушу, подчинялись учрежденные в городах выборные бурмистерские (или земские) избы. Они формировались на основе выборов, но не были подотчетны избиравшей их посадской общине, а становились над ней, выполняя роль посредников между общиной и центральной государственной администрацией.

Новым городским учреждениям были поручены административные, судебные и главным образом финансовые функции управления. Бурмистерская палата, помимо управления бурмистерскими избами, являлась местным казначейством, куда поступали городские доходы.

В ходе реформы местного самоуправления 1718–1724 гг. посадское население поделили на три гильдии: в первую объединялись богатые купцы и владельцы ремесленных мастерских, во вторую включали мелких торговцев и зажиточных индивидуальных ремесленников, а третью составлял так называемый подлый люд.