Кадровый документооборот
Шрифт:
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а), формы которых утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.
Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (абз. 3 ст. 123 ТК РФ).
Приказ является основанием для расчета отпускных. На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.
Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).
Отпуск оплачивается заранее – не позднее чем за три дня до его начала.
Пример
На основании утвержденного графика отпусков ОАО «Мираж» работником кадровой службы был оформлен приказ от 25 июля 2010 г. № 140 о предоставлении очередного основного отпуска водителю Васильеву И.А… Очередной отпуск Васильеву И.А. будет предоставлен с 11 августа по 8 сентября 2010 г. на 28 календарных дней за период работы с 21 января 2009 г. по 20 января 2010 г.
Рассмотрим, как будет оформлен приказ о предоставлении отпуска Васильеву И.А.
8.3. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
При предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или иного отпуска делается расчет причитающейся работнику заработной платы и других выплат. Для этих целей предназначена записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1).
Ежегодный отпуск предоставляется работнику с сохранением его средней заработной платы. Средняя заработная плата рассчитывается по правилам, установленным в ст. 139 ТК РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Для определения суммы отпускных необходимо исчислить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска. Данное правило используется при расчете отпускных всех работников, включая:
– работников, работающих на условиях неполного рабочего времени (п. 12 Положения № 922);
– работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени (п. 13 Положения № 922);
– совместителей (п. 19 Положения № 922).
Средняя заработная плата для оплаты отпусков в соответствии со ст. 139 ТК РФ определяется за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Вместе с тем работодатель в коллективном договоре или локальном нормативном акте может установить и другой расчетный период, если это не ухудшит положения сотрудников.
При исчислении средней заработной платы учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда и применяющиеся у работодателя.
В п. 5 Положения № 922 указаны периоды, которые не учитываются в расчете средней заработной платы.
Отметим, что суммы, начисленные за неотработанное время, также не включаются в расчет.
Пример
Менеджеру отдела сбыта Ерофееву С.Н. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
Продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней. Период отпуска – с 16 июля 2010 г. по 12 августа 2010 г. Расчетный период – с 1 июля 2009 г. по 30 июня 2010 г.
Заработная плата в расчетном периоде – по 8000 руб. в месяц, в декабре 2009 г. – 380,95 руб.
В расчетном периоде был ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (с 4 декабря по 31 декабря 2009 г.).
Произведем расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.
1. Количество учитываемых календарных дней в декабре – 2,85 дн. (29,4 дн. / 31 дн.x (31 дн. – 28 дн.)).
2. Количество учитываемых календарных дней в расчетном периоде – 326,25 дн. (29,4 дн.x 11 мес. + 2,85 дн.).
3. Сумма начисленной заработной платы за расчетный период – 88 380,95 руб. (8000 руб.x 11 мес. + 380,95 руб.).
4. Средний дневной заработок в расчетном периоде – 270,90 руб. (88 380,95 руб. / 326,25 дн.).
5. Отпускные – 7585,20 руб. (270,90 руб.x 28 дн.).
Рассмотрим пример заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику.
9. Охрана труда
9.1. Локальные документы по охране труда и технике безопасности, обязательные к наличию в организации
На основе Рекомендаций по организации работы службы охраны труда в организации, утвержденных постановлением Минтрудсоцразвития РФ от 8 февраля 2000 г. № 14, в организациях, осуществляющих производственную деятельность, разрабатываются положения о службе охраны труда, учитывающие специфику их организационно-правовых форм.
Положение о службе охраны труда действует в качестве приложения к коллективному договору либо в качестве самостоятельного документа.
Положение о службе охраны труда в соответствии с ч. 1 ст. 190 ТК РФ утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Инструкции по охране труда для работников
Инструкции по охране труда разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденными постановлением Минтруда РФ № 80 от 17 декабря 2002 г.
Инструкции по охране труда для работников разрабатываются в соответствии с наименованиями профессий и перечнем видов работ, утвержденными работодателем.
Разрабатывают инструкцию по охране труда руководители структурных подразделений организации. Утверждается инструкция по охране труда приказом работодателя по согласованию с соответствующим профсоюзным либо иным уполномоченным работниками представительным органом.
Контроль за своевременной разработкой, проверкой, пересмотром и утверждением инструкций по охране труда для работников осуществляет служба охраны труда (специалист по охране труда) организации.
Проверку и пересмотр инструкций по охране труда для работников организует работодатель. Пересмотр инструкций должен производиться не реже одного раза в пять лет.
Пример
Приведем образец Типовой инструкции по охране труда при работе на персональном компьютере ТОИ Р-45-084-01.
1.1. К работе на персональном компьютере допускаются лица, прошедшие обучение безопасным методам труда, вводный инструктаж, первичный инструктаж на рабочем месте.