Чтение онлайн

Многие компании покупают одну программу и копируют, копируют, копируют. Между тем нарушение авторских прав - неэтично и незаконно.

Не забывайте об этом. Если вы имеете отношение к решению вопросов в этой области, покупайте лицензионный продукт.

Создайте упорядоченный список электронных адресов и гиперссылок, которыми пользуются сотрудники компании. Определитесь, как вы будете хранить факсы, записи и файлы. Единая система упростит работу в офисе.

Убедитесь в том, что дата и время на распечатанных документах совпадают с реальными, а также с указанными в соответствующих сохраненных файлах на компьютере. Это особенно важно при распечатке документов в нескольких экземплярах и составлении статистических отчетов.

Существуют программы, позволяющие работать с содержимым вашего офисного компьютера дома или в дороге, если у вас имеется портативный компьютер. Вы можете читать, редактировать и сохранять файлы как в офисе, так и дома. Это избавит вас от необходимости постоянно переписывать информацию с диска на диск, запоминать, какие файлы и где вам были нужны, вам не придется согласовывать между собой несколько версий одного и того же документа, помещенного на разных компьютерах.

Присвойте каждому проекту свой номер и поместите их в один каталог. Картотека всех документов пусть хранится в отдельной папке и находится в соответствующем подкаталоге. К примеру, предложения субсидий на организацию общественного сада будет проектом номер 251. Назовите подкаталог «251 Сад» и храните все документы, касающиеся этого проекта, в этой папке под именами «251 счета», «251 оборуд.» и т.д.

Обучаясь работе с новой программой поначалу записывайте всю важную информацию на карточках в алфавитном порядке и пользуйтесь ими, пока навык пользования программой не будет доведен до автоматизма. Таким образом вы избавитесь от необходимости каждый раз искать подсказки в толстых учебниках. Как вариант, используйте текстовые редакторы типа Блокнот, кото рые имеются во многих операционных системах, в том числе и в Microsoft Windows.

Найдите время для того, чтобы научиться владеть программой так хорошо, чтобы интуитивно чувствовать, какую команду следует задать далее.

Проявите творчество, и, возможно, у вас родятся оригинальные идеи, как усовершенствовать эту программу, упростив таким образом работу.

Многие современные справочники предлагают пользоваться «быстрыми клавишами», позволяющими рационализировать выполнение часто повторяющихся действий. Если вам попал в руки подобный справочник, не пытайтесь прочесть его целиком и сразу. Ваш ум вскипит. Вместо этого определитесь, какое повторяющееся задание вы хотите рационализировать. Затем попробуйте использовать функцию подсказки, встроенную в программу, иногда это действительно может помочь.

Если информация для вас недостаточна, найдите в инструкции, прилагающейся к этой программе, полный список «быстрых клавиш». Не забудьте про еще один вариант: проконсультируйтесь у кого-либо, кто уже пользовался этой программой.

Не откладывая, научитесь пользоваться основными командами, позволяющими свести трудные, повторяющиеся команды к одному нажатию клавиши.

Запрограммировать и отредактировать «быстрые клавиши» обычно не составляет труда, и полчаса, потраченные на настройку основных команд, сэкономят вам много часов в будущем.

Не допускайте перегревания компьютера и убедитесь в том, что вокруг него есть пространство, необходимое для вентиляции (если это портативный компьютер, то оно располагается под ним).

Если сотрудникам офиса требуется обучение, выбор в пользу однодневных, интенсивных курсов в большинстве случаев является ошибочным.

Такие курсы, как правило, предполагают усвоение большого количества информации за кратчайшие сроки и лишь сбивают людей с толку. Только посмотрите на эти испуганные лица!

Компании выбрасывают на ветер огромные денежные суммы, когда посылают пять человек из одного и того же офиса на дорогие однодневные семинары (где вы узнаете много такого, что никогда не пригодится вам в работе, а инструктор будет стараться впихнуть вам в голову как можно больше информации).

Лучше попросите руководство компании оплатить вам вечерние курсы длительностью в один семестр в местном общественном центре. Когда вы их пройдете, то вполне можете передать основные навыки коллегам.

Вытирайте с компьютера пыль как можно чаще.

Вы можете очистить клавиатуру при помощи ластика.

Очищайте от пыли отверстие вентилятора компьютера. Когда оно забито пылью, компьютер перегревается.

Регулярно чистите мышку. Сейчас в продаже доступны оптические мышки без ролика, к которым не прилипают грязь и волоски. Например, компания «Logitech» производит герметичные мышки, в которые не попадает мусор.

Существуют доступные средства для чистки дисководов и устройств чтения компакт-дисков, используйте их, и дисковод отплатит вам долгой и исправной работой.

Повторяйте как заклинание: «беречь… беречь… беречь…»

Не реже одного раза в неделю проводите проверку и дефрагментацию жесткого диска при помощи пакета программ Norton Utilities. Это оптимизирует размещение файлов на диске, в результате чего работа с ними будет происходить без неприятных пауз.

После перемещения компьютера убедитесь в том, что все провода подключены правильно: выключите компьютер, затем с помощью скотча приклейте к каждому проводу и соответствующему разъему бумажку с номером.