Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками
Шрифт:
Установление бонусов для покупателей продукции. При регулярном выполнение клиентами планов по объему и ассортименту клиенты получают установленный казначейством бонус за стабильность отношений.
Управление рисками. К ведению казначейства относится управление валютным и всеми видами финансовых рисков, в частности риском неплатежеспособности как компании, так и ее контрагентов. Такое управление сводится к хеджированию рисков (приобретению валютных контрактов), а также к разработке и введению лимитов по разным статьям расходов. Например, регулирование риска неплатежеспособности кредиторов предполагает установление лимитов по дебиторской задолженности и лимитов авансов контрагентам, вызывающим подозрение относительно возможной неплатежеспособности.
В процессе формирования казначейств часто составляют классификацию расходов и доходов по различным направлениям деятельности, а затем определяют размеры бюджетных и операционных расходов по ним. Таким образом формируются центры финансового учета. Использование автоматизированной системы контроля платежей по всем компаниям группы позволяет реализовать эффективный контроль за бюджетными расходами и систему риск-менеджмента по кредитным и персональным лимитам – для инвестиционной компании это первоочередная задача. В этом случае решения по установлению лимитов принимают на заседаниях комитета по рискам. Кредитные лимиты определяются исходя из финансового положения заемщика с учетом целей финансовых операций и подразделяются на инвестиционные, торговые и расчетные.
Фабрика платежей
При всем многообразии функций казначейства его главным целевым назначением является организация эффективной системы платежей, которые составляют основной объем выполняемых операций (рис. 3.11). Технология управления платежами при наличии казначейства в структуре компании доводится до автоматизма, что позволяет повысить качество и скорость проведения расчетных операций.
Основные процедуры этого процесса включают формирование реестра обязательств, выделение центров финансовой ответственности, регламентацию платежной дисциплины, автоматизацию платежных процедур.
Формирование реестра платежных обязательств. Проектирование системы управления платежами начинается с понимания природы платежей и разбивки их по направлениям, порождающим причины и форму платежей.
Причинами платежей является возникновение обязательств юридических лиц по отношению к разным субъектам рыночной экономики:
• договоры между юридическими лицами;
• счета без договоров;
• соглашения о присоединении;
• исполнительные документы судебных и иных правовых систем;
• налоги, акцизы и приравненные к ним отчисления;
• обязательства перед персоналом и членами компании;
• обязательства перед кредитными организациями по выплате суммы основного долга и процентов.
Упорядочение обязательств, порождающих платежи, в итоге материализуется в разного рода реестры, которые служат в дальнейшем для создания платежного календаря. Из ряда реестров наиболее известен реестр договоров с поставщиками, фрагмент которого приводится в табл. 3.3.Таблица 3.3. Фрагмент реестра договоров
Оптимальный состав реквизитов, включенных в реестр договоров, должен позволить оперативно оценивать состояние обязательства и его приоритет по отношению к другим договорам. Поэтому часто заводятся отдельные реестры по видам договоров. Иногда в платежной практике возникают неприятные ситуации, связанные с появлением контрагентов-двойников. Во избежание ошибки при оформлении платежа необходимо в реестре договоров указывать в графе наименования контрагента его дополнительные идентификационные признаки (организационную форму, город и т.д.).
Выделение центров финансовой ответственности. Доступ к деньгам должен быть в разумных пределах ограничен. Поэтому для инициализации и сопровождения платежей до уровня исполнения выделяются центры финансовой ответственности (ЦФО) в лице структурных единиц организации и их руководителей.
Центры финансовой ответственности формируются на основе структурных подразделений, способных инициировать и документально подтвердить обоснованность платежей. В рамках центра финансовой ответственности назначается ответственное лицо за платежи.
Для того чтобы оптимально сформировать сеть ЦФО, следует построить схему движения денежных потоков на предприятии или в организации и увязать ее на уровне подразделений с предварительно разработанным классификатором основных направлений выплат. При этом простейшей моделью оптимизации может послужить система показателей, рассчитываемых как произведение количества операций по направлениям платежей на весовой коэффициент каждого направления с последующим поглощением более мелких показателей более крупными. Множество формируемых таким способом ЦФО можно обозначить структурной формулой:где i – номер структурного подразделения;
j – номер направления платежа.
Индекс структурного подразделения i обозначает номер ЦФО, ответственного за платежу.
Указав номер направления платежа, проектировщик системы управления платежами одновременно формирует перечень статей выплат. Статьи выплат необходимы для ведения управленческого и бухгалтерского учетов и экономического анализа платежных операций, а также для контроля за исполнением платежей на всех уровнях организационной структуры предприятия или организации. Не следует путать термины «статья выплат» и «статья затрат». Статья выплат – это кодовое обозначение направлений платежа, в то время как статья затрат – элемент расчета себестоимости продукции. При равных наименованиях и кодах этих статей их экономический смысл и стоимостное значение не совпадают. Во избежание путаницы можно рекомендовать для кодирования статей затрат и статей выплат трехразрядную и двухразрядную системы кодирования с выделением разряда, указывающего на принадлежность к той или иной группе статей.
По завершении процесса формирования ЦФО и определения статей оплат проводится окончательная взаимоувязка центров и статей, которые эти центры генерируют. Целью подобной процедуры является стремление компании избежать неэффективного использования денежных средств и устранения параллелизма финансовых потоков.
Исполняя функцию управления рисками, казначейство для каждого ЦФО устанавливает лимиты на выплату по каждой статье. Все действия и результаты работы по созданию и оптимизации ЦФО регламентируются нормативными документами, имеющими силу в соответствующих секторах и уровнях организационной структуры компании.
Регламентация платежной дисциплины. Система управления платежами в условиях создания структуры фабрики платежей предусматривает неукоснительное соблюдение платежной дисциплины, которая базируется на соблюдении определенного круга регламентов и правил управления платежами.
Из данных, приведенных в табл. 3.4, видно, что документооборот системы управления платежами включает три основных документа: заявку на платеж, реестр платежей и выписку из расчетного счета.
Заявка на платеж представляет собой основной документ в цепочке платежных документов, на основании которого формируются все остальные документы.Таблица 3.4. Сценарий управления платежами
Общую структуру документооборота можно отразить в форме простейшей матричной информационной модели [Королев, Мишенин, Хотяшов, 1984]. Первый квадрант модели включает наименование документов, участвующих в документообороте. Второй квадрант – наименования реквизитов, из которых формируются документы. Третий квадрант – матрицу входимости реквизитов в документы. Из табл. 3.5 видно, что заявка на платеж содержит максимально возможное количество реквизитов. В качестве обязательных реквизитов в заявку вносят данные о получателе, размер выплачиваемой суммы, основание платежа, ЦФО, статью выплат и приоритет платежа. Документ подписывает руководитель ЦФО.
Реестр платежей формируется путем группировки нескольких заявок на определенную дату. Он содержит информацию о заявках, подлежащих оплате в пределах утвержденных лимитов с учетом платежеспособности организации. Реестр утверждают директор и главный бухгалтер. Первая подпись является необходимым условием утверждения реестра, а вторая достаточным, в том смысле, что утверждение реестра главным бухгалтером документально подтверждает необходимость платежей и минимизацию негативных налоговых последствий осуществления оплаты.
Выписка из расчетного счета формируется на основе банковских документов о фактическом проведении платежей. Результаты удовлетворения платежных заявок рассылаются в оперативном режиме руководителям ЦФО, которые в случае необходимости информируют о результатах подведомственные им структурные единицы.
Информация о заявленных платежах учитывается также и в платежном календаре. Помимо перспективных заявок на платеж в него вносят сведения о текущем и перспективном поступлениях денежных средств. Это дает возможность учесть возможные кассовые разрывы и принять своевременные меры по их ликвидации. Поскольку платежный календарь является документом оперативного планирования, он формируется не реже одного раза в месяц, иногда даже чаще. Группировка данных о проведении платежей в календаре выполняется в разрезе поставщиков (получателей платежей) и платежных статей.Таблица 3.5. Информационная матричная модель документооборота управления платежами
Важной частью общего документооборота в системе управления платежами является сбор первичной документации в обоснование платежей. Для утверждения перечня предоставляемых документов создаются специальные регистры управленческого учета, например, такие как график предоставления первичной документации.
В завершение построения системы документооборота формируются и утверждаются регламенты по управлению платежами в рамках системы регламентации управления всеми финансовыми потоками. Пример регламентационного набора документов приводится в табл. 3.6.
Автоматизация платежных процедур. Развитие информационных технологий на современном этапе позволяет автоматизировать все процедуры управления финансовыми потоками предприятий или организаций.
В зависимости от уровня внедрения ИТ-технологий степень такой автоматизации может быть разной. Но даже простейшие программно-технические средства позволяют автоматизировать важнейший участок учета – получение и оформление входной и выходной информации. Превратить бумажный документ в электронный и наоборот может любой мало-мальски образованный человек при наличии персонального компьютера и сканера.
Средства электронных коммуникаций, системы банк – клиент с механизмом электронной подписи, пластиковые карты и прочие вполне доступные сегодня технологии свели к нулю ручное оформление платежной документации во многих системах управления финансовыми потоками.
В условиях управления финансовыми потоками в режиме «фабрика платежей» основной контроль за соблюдением платежной дисциплины возлагается, как уже отмечалось, на ЦФО. Правом электронной подписи обычно наделяют первых лиц организации. Однако обезличивание платежного документооборота скрывает угрозу несанкционированного доступа к механизму управления движением денежных средств и, как следствие, возможным злоупотреблениям в этой области.
Качество работы системы управления платежами во многом зависит от того, какие информационные системы она использует. Этим вопросам посвящена пятая глава данной книги. Стоит лишь предварительно отметить, что современные компании ориентируются в этом направлении на продукты мирового класса типа SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing), позволяющие поддерживать постоянное развитие системы управления финансовыми потоками. Из отечественных разработок в настоящее время наиболее востребована программа 1С:Предприятие 8.0.Таблица 3.6. Основные документы, регламентирующие управление денежными потоками
Этапы создания казначейства
Создание казначейства предусматривает значительные изменения в кадровом и функционально-структурном устройстве предприятия и холдинга. Основным моментом в данном процессе выступает определение места казначейства в структуре предприятия. При этом роль казначейства в составе служб предприятия может варьироваться в зависимости от поставленных целей.
На первом этапе, когда казначейство только создается и опыт работы невелик, оно подчиняется финансовому директору, который несет полную ответственность за результаты его деятельности (рис. 3.12).
На втором этапе казначейство подчиняется напрямую генеральному директору, высвобождая время финансового директора, необходимое ему для решения стратегических задач (рис. 3.13).
Сотрудники казначейства должны создать систему, которая:
• обеспечит единообразную организацию процесса выполнения платежей и контроля за платежами всех компаний холдинга;
• позволит соблюдать принцип однократного ввода платежа и последующего электронного документооборота по его согласованию;
• даст возможность управляющей компании иметь доступ ко всем счетам и распределять права подтверждения платежей между управляющей компанией и региональной компанией согласованным образом;
• позволит иметь единую прозрачную отчетность по всем платежам в течение и по итогам дня и управлять данной системой.
Все сотрудники, выполняющие расчетные функции в компаниях (1 – 2 человека в каждой компании), будут подчиняться руководителю казначейства – казначею.
С точки зрения текущей работы процесс будет организован следующим образом:
• месячный бюджет движения денежных средств – входящая информация;
• проверка заявок на платеж – задача финансового контроля (финансовый контроль в дальнейшем может также подчиняться казначею);
• распределение согласованных платежей по дням по согласованию с финансовым директором осуществляется казначеем.
Для повышения эффективности казначейства в компании должны быть определены инструменты, с помощью которых будут осуществляться операции; банки, которые задействованы в операциях; порядок авторизации; контрагенты; лимит сумм; срочность; минимальный уровень операционного дохода и допустимый риск. Помимо этого должны быть разработаны регламенты, определяющие деятельность казначейства: финансовый мониторинг и бюджетный контроль, порядок формирования платежного календаря и системы организации расчетов, разделение ответственности и порядок авторизации платежных документов, а также процедура разрешения конфликтов между казначействами разных уровней (например, головной компании и дочерних обществ). Эти процедуры должны поддерживаться соответствующими документами и фиксированной схемой документооборота. То же касается и отчетности казначейства.
Кроме того, в компании должно быть организовано управление казначейством как функциональным подразделением, определено его место в структуре предприятия, разработаны служебные инструкции для сотрудников, система мотивации их работы.
Некоторые российские компании работают по западному методу, для которого характерно выведение казначейства из подчинения финансового директора. При этом между генеральным директором и руководителями финансовых подразделений может стоять вице-президент по финансам, контролирующий их работу и решающий стратегические вопросы.
Структурно-функциональная схема организации работы корпоративного казначейства для крупного холдинга, в состав которого входят филиалы и дочерние общества, представлена на рис. 3.14.
Процесс организации казначейской функции в управляющей компании проходит в рамках общей реструктуризации стратегической и финансовой политики холдинга.
Задача первого этапа – формирование формализованной структуры собственности группы компаний, выделение и разграничение дочерних и аффилированных компаний. Это требуется для того, чтобы понять, чьими средствами будет управлять казначейство, и разработать схемы по управлению потоками денежных средств между компаниями. Данный этап один из самых сложных, поскольку необходимо разобраться в обязательствах юридических лиц друг перед другом и сократить общее количество этих юридических лиц. Одновременно составляется реестр расчетных счетов компании, при этом их количество сокращается примерно в два раза.