Чтение онлайн

Вам может казаться, что важное мероприятие или проект сопровождаются большим количеством срочных задач. Это может сбить с толку и внести сумятицу в приоритеты. К счастью, существует проверенный и эффективный метод, позволяющий отличить срочное от важного. Он носит имя одного из самых известных американских президентов Дуайта Эйзенхауэра. «Матрица Эйзенхауэра» поможет вам правильно определить приоритеты и точно идентифицировать все те задачи, которые перед вами возникают.

Во время Второй мировой войны Эйзенхауэр стал пятизвездочным генералом, а затем с 1953 по 1961 год два раза избирался президентом страны. Помимо того, что он привел войска союзников к победе в войне, Эйзенхауэр курировал создание космического агентства NASA и сети федеральных скоростных автомагистралей, поддержал принятие новых законов в сфере защиты гражданских прав, уверенно руководил страной в сложнейший период военного конфликта с Кореей и разворачивавшейся холодной войны.

Чтобы справляться с неимоверно сложным потоком проблем, Эйзенхауэр разработал систему, позволявшую отсортировывать наиболее важные задачи и находить алгоритмы их решения. Эта система также помогала определить, какие менее важные задачи можно делегировать другим или от решения каких задач стоит отказаться вообще. Другими словами, определять важное относительно срочного.

Решение каких-то задач, вероятно, привело к изменению законодательства в сфере гражданских прав, но при этом они никогда не выглядели срочными. Другие задачи наверняка активно сигнализировали о своей высшей степени срочности, но в итоге не произошло ровным счетом ничего – ни хорошего, ни плохого. Любой человек, а в особенности такой влиятельный, как президент Соединенных Штатов Америки, просто обязан уметь выделять главное.

«Матрицу Эйзенхауэра» с легкостью может использовать любой, и она играет важную роль в повышении эффективности и продуктивности деятельности. Схематически она представляет собой небольшую таблицу размером два на два, разделенную на колонки «важность» целей и «срочность» задач, как показано ниже.

www.expertprogrammanagement.com

. Верхняя строка матрицы отражает самые важные обязательства и задачи. Это проблемные вопросы, которым необходимо уделить первостепенное внимание. Если речь идет о профессиональной деятельности, такими вопросами могут быть наиболее актуальные аспекты рабочих процессов: контроль над параметрами бюджета, управление долгосрочными проектами, на которых строится развитие бизнеса или базируется стабильная операционная деятельность.

В сфере личных вопросов там могут присутствовать задачи, связанные с поддержанием здоровья человека (или его близких), сохранением семейных уз, продажей дома или открытием собственного бизнеса. То есть это вопросы и задачи из профессиональной и личной сферы человека, которые определяют его успешность, качество жизни и потому являются наиболее важными по отношению ко всем другим.

Но даже когда какой-то вопрос является исключительно важным, это не означает, что к нему надо приступать немедленно. Решение некоторых задач можно отложить (даже на неопределенное время); для решения других еще не сложились необходимые условия; а для отдельных из них необходимо, чтобы кто-то другой вначале проявил активность. Короче говоря, вы не можете решить их все прямо сейчас. Это уже касается параметра «срочности»: верхняя строка матрицы разделяет важные задачи на те, что требуют немедленного действия, и те, которые могут быть отложены на какой-то срок (но должны быть обязательно сделаны в определенный момент в будущем).

. Сделать. Задачи, которые вы помещаете в левой верхней ячейке «Сделать», являются исключительно срочными и требуют безотлагательных действий. Их необходимо решить, чтобы предотвратить нежелательные последствия или негативное развитие ситуации; и чем быстрее вы к ним приступите, тем меньше проблем (и негативных последствий) у вас случится в будущем.

Задачи из ячейки «Сделать» обычно связаны с дедлайном (то есть установленным конечным сроком): сдачей курсовой работы, подачей документов в суд, регистрацией автомобиля, подачей заявления в школу и тому подобным.

Эти задачи также вытекают из ситуаций чрезвычайного характера, когда необходимо немедленно предпринять действия, чтобы избежать катастрофических последствий. Задачи из ячейки «Сделать» правильнее всего считать обязанностями, которые необходимо исполнить незамедлительно, до конца текущего дня или в крайнем случае не позднее следующего. Они не могут не вызывать беспокойства, так как требуют максимальной сосредоточенности и усилий, но их необходимо решать без промедлений в любом случае.

. . Задачи, помещаемые в правую верхнюю ячейку, необходимо сделать к определенному моменту в будущем, но необязательно сейчас. Мир вокруг вас не рухнет в одночасье, если их не решить сегодня; эти задачи не имеют жесткого дедлайна. И все же их нужно решить к какому-то сроку, желательно в ближайшее время, поэтому нужно запланировать конкретную дату. В ячейку «Запланировать» можно внести даты встречи с важным клиентом, ремонта протекающей крыши, ознакомления с учебными или рабочими материалами и документами или сроки исполнения ваших профессиональных и других текущих обязанностей.

Этим можно заняться, когда будет «потушен пожар» важных и срочных дел. Планируйте выполнение этих задач на ближайшее время, но так, чтобы они не помешали по-настоящему важным и неотложным проблемам. Такие задачи являются ключевыми пунктами ваших среднесрочных и долгосрочных планов. Составляете ли вы недельный или месячный план мероприятий, пункты из этой ячейки должны быть обязательно включены туда.

Проблемой может стать недооценка значимости таких задач. Они важны для поддержания в стабильном состоянии различных направлений вашей деятельности, и если о них забыть или проигнорировать, то вскоре они могут вернуться к вам уже в виде исключительно важных и срочных проблем. Вернемся к примеру с мигающим индикатором «проверьте двигатель» в вашем автомобиле: смешно сказать, но я сам ездил так около года, и ничего ужасного за это время не произошло. Так что теоретически такие вопросы являются важными, но не требуют срочных мер.

. Нижняя строка «матрицы Эйзенхауэра» включает вопросы, не имеющие лично для вас большого значения. Это не значит, что они не являются важными для других людей (хотя и такое возможно), но в данном случае решение такого рода задач целесообразно передать кому-то еще.

Другие люди наверняка попытаются представить их как очень важные лично для вас, но за этим нередко маскируются их собственные личные интересы. В какой степени решение такой задачи может повлиять лично на вас? В минимальной – если вообще как-то повлияет. Строка «Неважные» также имеет параметры «срочности».

. . Вероятно, самой сбивающей с толку ячейкой матрицы является «Неважные/Срочные». Возможно, об этой категории следует говорить в контексте профессиональной деятельности: такие задачи необходимо решать, но вам не обязательно заниматься ими лично, даже если вы и могли бы это сделать. А если вы все-таки возьмете их решение на себя, нужно помнить о том, что существуют важные и неотложные задачи, которые в отличие от этих требуют решения лично от вас.

Поэтому решение задач данной категории лучше делегировать другим людям. Являясь лидером команды, вы всегда сможете найти кого-то, кому можно передать решение каких-то задач.

«Неважные/Срочные» задачи можно идентифицировать по степени их влияния на текущую ситуацию. Их можно подвести под общее понятие «вмешательства»: телефонные звонки, электронные письма, внезапно возникающие семейные обстоятельства и тому подобное. В периоды затишья этому можно уделить время, но в обычной насыщенной рутине ежедневных дел они могут отвлечь внимание от того, что вы обязательно должны сделать, от ваших приоритетов.

Вы можете быть президентом компании, иметь в штате сотню специалистов и лично готовить ответы на запросы клиентов. Вы оказываете поддержку своим клиентам, они нетерпеливы и желают срочно получить подробные разъяснения, поэтому эти ответы – вопрос срочный абсолютно для всех в вашей компании, но только не для вас.

Этот рабочий процесс не является настолько важным лично для вас, чтобы вы включали его в список своих ежедневных обязанностей. Вы должны вычеркнуть его из своего списка задач, предварительно делегировав ответственность своим сотрудникам.