Чтение онлайн

С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. При этом управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят:

• организационная: устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностные инструкции;

• распорядительная документация: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление;

• справочно-информационная: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.;

• документация по личному составу;

• плановая документация.

Еще не так давно работа с документами требовала много времени и больших трудозатрат. С появлением компьютерной техники в делопроизводстве произошли серьезные перемены. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютеров. Любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную сеть предприятия, что обеспечивает полную поддержку электронного документооборота. Посредством локальных и глобальных сетей вся служебная информация может быть передана не только в пределах одной комнаты, но и в другое здание, город или страну.

Благодаря улучшению ведения делопроизводства предприятия и организации получают возможность улучшить качество своей работы, что в условиях рыночной экономики крайне необходимо для успешной конкуренции на рынке товаров и услуг.

Документ

В широком значении этого слова документом можно считать любой носитель с информацией. Например, управленческий документ содержит информацию, которая возникла и используется в области управления.

Условно можно разделить все документы на два типа:

• классический бумажный документ представляет собой информацию на любом бумажном носителе;

• электронный документ – информация в компьютерной информационной системе в виде файла. Например, это может быть документ текстового процессора Microsoft Word, диаграмма, построенная в MS Excel или сообщение в формате электронной почты Интернета. Разновидностью данного типа документа может быть сканированная копия бумажного документа, изображение, видеозапись и прочее.

Требования к документам:

• документ должен издаваться должностным лицом в соответствии с его компетенцией;

• документ не должен противоречить действующему законодательству;

• документ должен быть составлен в установленной форме, быть наглядным и удобным для чтения и хранения.

Документооборот

Термины «делопроизводство» и «документооборот» часто используют как синонимы, и они являются составляющими такой науки, как документе/ведение. Как уже говорилось выше, делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.

Новый термин.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации одним из показателей является объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период времени. Официальные документы составляются с соблюдением определенных правил ЕГСД и ГОСТ.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Созданию ЕГСД предшествовало всестороннее изучение систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявления возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве. Основное назначение ЕГСД состоит в том, чтобы способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Эта система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.

Одним из способов регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов – ГОСТов. Соблюдение всего комплекса требований ГОСТов гарантирует создание документов, обладающих юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Для современного делопроизводства в России руководящим является принятый Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которым установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Типовой алгоритм работы с документами

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

• создание (подготовка);

• подписание (согласование и утверждение);

• регистрация;

• контроль исполнения и исполнение;

• подшивка в дело (в архив);

• хранение (уничтожение).

Новый термин.

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу и помещенных в отдельную обложку (папку). Документы формируются в дела согласно номенклатуре дел, систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Архивное хранение дел

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, то заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре.

При подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дела – отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела – определяемая установленными правилами подготовка к хранению документов.

Новый термин.

Архив – это организация, которая осуществляют прием и хранение документов. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарем или канцелярией.

Уровни подготовки секретаря

В России пока нет официального нормативного документа, определяющего ступени карьеры и квалификацию секретаря, в соответствии с которым можно было бы по уровню подготовки делить секретарей на референтов и офис-менеджеров. Но если обратиться к опыту стран Европы, то, например, Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) был разработан специальный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», в котором определены три уровня подготовки секретарей:

• уровень A – секретарь (машинистка);

• уровень B – секретарь-референт;

• уровень С – руководитель секретариата (офис-менеджер).

Каждый из этих уровней характеризуется своим набором профессиональных требований.

Требования для уровня секретаря:

• печать документов с рукописи или под диктовку;

• редактирование документов на ПК;

• хранение документов;

• обслуживание командировок и совещаний;

• телекоммуникации, включая рассылку факсов и e-mail;