Чтение онлайн

При первичном создании диаграммы заранее очень трудно определить, какой ее тип представит наиболее наглядно выбранные табличные данные. Тем более, вполне вероятно, что расположение новой диаграммы на листе окажется совсем не там, где вам хотелось бы, да и ее размеры вас могут не устраивать. Но это не беда — первоначальный тип и вид диаграммы можно легко изменить, также ее можно переместить в любую точку рабочей области листа или скорректировать горизонтальные и вертикальные размеры. Чтобы быстро изменить тип диаграммы, на вкладке «Конструктор» в группе «Тип», размещающейся слева, щелкните кнопку «Изменить тип диаграммы». В открывшемся окне слева выберите сначала подходящий тип диаграммы, затем ее подтип и нажмите кнопку «ОК». Диаграмма будет автоматически перестроена. Старайтесь подбирать такой тип диаграммы, который наиболее точно и наглядно будет демонстрировать цель ваших вычислений.

Если данные на диаграмме отображаются не должным образом, попробуйте поменять местами отображения строк и столбцов, нажав на кнопку, «Строка/столбец» в группе «Данные» на вкладке «Конструктор».

Отдельная функция Microsoft Excel — ввод формул, которые позволяют программе самой выполнять определенные действия. Формула всегда начинается со знака «=». Если в ячейку поместить выражение «2+5», Excel не станет вычислять выражение. Но, если мы напишем «=2+5» и нажмем Enter, в ячейке тут же появится результат этого выражения — число семь. Чтобы увидеть формулу снова нужно сделать двойной щелчок по нужной ячейке. Для завершения редактирования формулы нужно нажать клавишу Enter.

Чтобы вставить в формулу адрес ячейки или ссылки нужно поставить знак равно и выделить нужные нам диапазоны ячеек. Эксель сам подставит ссылку.

Когда формула использует две и более ссылок, то каждой из них присваивается свой цвет. Например: занесите в какую-либо ячейку формулу «=A5+D5», потом нажмите Enter, после этого нужно пару раз щелкнуть по ячейке. В ячейке вы сможете увидеть формулу со ссылками разных цветов, а вокруг ячеек A5 и D5 будут прямоугольники соответствующего цвета. Ведь гораздо проще найти, куда ведет ссылка, с помощью цвета прямоугольника, чем бегать по буквам столбцов и номерам строк. Сейчас попробуйте навести курсор мышки на один из цветных прямоугольников и перетащите левой кнопкой мышки в другое место. Заметили, что адреса ячеек в формуле изменились? Этот способ значительно проще для корректировки ошибок после использования маркера автозаполнения. Для ввода можно также воспользоваться «Мастером формул» Excel, который также называется «Мастером функций», для получения доступа к которому щелкните мышью на кнопке с обозначением «fx».

Довольно часто случается так, что вы ввели формулу неверно или после удаления (изменения) содержимого одной из ячеек, на которую ссылается формула, происходит ошибка в вычислениях. В таком случае Excel непременно известит вас об этом. Рядом с клеткой, где содержится ошибочное выражение, появится восклицательный знак. Причем, во многих случаях, приложение не только известит вас о наличии ошибки, но и укажет на то, что именно сделано не так.

• ##### — результатом выполнения формулы, использующей значения даты и времени стало отрицательное число или результат обработки не умещается в ячейке;

• #ЗНАЧ! — используется недопустимый тип оператора или аргумента формулы. Это одна из самых распространенных ошибок;

• #ДЕЛ/0! — в формуле осуществляется попытка деления на ноль;

• #ИМЯ? — используемое в формуле имя некорректно, и Excel не может его распознать;

• #Н/Д — неопределенные данные. Чаще всего эта ошибка возникает при неправильном определении аргумента функции;

• #ССЫЛКА! — формула содержит недопустимую ссылку на ячейку, например, на ячейку, которая была удалена;

• #ЧИСЛО! — результатом вычисления является число, которое слишком мало или слишком велико, чтобы его можно было использовать в MS Excel. Диапазон отображаемых чисел лежит в промежутке от -10307 до 10307;

• #ПУСТО! — в формуле задано пересечение областей, которые на самом деле не имеют общих ячеек.

Для того чтобы сохранить файл — щелкните на кнопке «Сохранить». Если книга с содержащимися листами прежде сохранена не была, то на экране автоматически появится диалоговое окно «Сохранение документа». В поле ввода «Имя файла» введите уникальное имя (взамен предложенного по умолчанию). В поле «Папка» укажите имя папки, в которой вы хотите записать файл. Как только вы щелкните по кнопке «Сохранить», рабочая книга будет сохранена в файле с заданным именем в выбранной папке. Новое имя файла будет указано в строке заголовка сохраненной рабочей книги.

Ввод информации о рабочей книге — еще одна функция, которая может вам понадобиться. Обратившись к команде

«Файл», раскройте диалоговое окно «Свойства». В этом окне автоматически раскроется вкладка «Документ». В поле «Название» введите заголовок рабочей книги. За полем «Название» следует поле «Тема». Если вы используете ряд рабочих книг, которые тематически взаимосвязаны, однако должны храниться в отдельных файлах, то для каждой из них в своем диалоговом окне «Свойства» следует указать одну и туже «Тему». Поле «Автор» заполняется автоматически, однако, его содержимое можно изменить вручную. Кроме этого, в диалоговом окне вы можете ввести дополнительные комментарии о содержимом книги. Установив контрольный индикатор «Создать рисунок для предварительного просмотра», вы сможете просмотреть начальный фрагмент рабочей книги, не открывая ее.

Также программа Microsoft Excel позволяет множество функций. Поработав в этой программе, вы сможете выбрать те функции программы, которые максимально удобны вам!

PowerPoint — программа для создания и проведения презентаций, являющаяся частью Microsoft Office. Большинство презентаций делают именно в этой программе. После того, как вы откроете окно PowerPoint, мы увидим открывшееся окно программы.

Повторять основное меню не будем — оно аналогично всем программам Office. Рассмотрим вкладки и ниже обозначим некоторые функции.

Программа позволяет создавать слайды. Как это сделать? Во вкладке «Файл» нажимаем на кнопку «Создать». Здесь предстоит выбрать будущее оформление слайда. В зависимости от задаваемых параметров будет выбрано то или иное размещение блоков на листе вашего творения. Если вы ошиблись, можно легко удалить ненужные блоки и прийти к пустому слайду.

В меню «Сервис» последняя строчка «Параметры» имеет семь вкладок. Она позволяет видеть последние 7 документов, которые были открыты ранее.

Ознакомьтесь с содержанием всех вкладок и заполните свойства слайда. Внимательно прочтите вкладки «Правка» и «Вид», «Орфография и стиль», они весьма сильно влияют на внешний вид вашего будущего творения. Это графический редактор, предназначенный для работы с картинками, графикой, презентациями. Он имеет собственную встроенную справку, для ответа на свои вопросы следует обратиться именно туда. Отдельные элементы можно наделить анимацией, заставить двигаться и менять свое положение.

Где вам может пригодиться умение работать с PowerPoint? Например, мультимедийная презентация проекта, книги, брошюры, электронного варианта учебника. Сделали, записали на компакт диск, и готов коммерческий продукт. Современные цифровые технологии требуют специалистов именно такого класса, которые могут быстро и с минимальными затратами сил и средств построить нечто, что понравится начальству, руководителю.

Как создать презентацию? Запустите программу Microsoft Office PowerPoint. Выберите «Файл» — «Создать» и в правой части экрана, ответьте на ряд вопросов, на которые вы должны ответить, введите «Заголовок презентации» и «Нижний колонтитул». Внизу экрана видно количество страниц презентации. Двигая клавиши, здесь же можно пролистать презентацию.