Чтение онлайн

При установке программы Windows регистрирует связанные с ней типы файлов. В результате операционная система знает, с помощью какого приложения был создан тот или иной файл, и может сопоставить файлам определенного типа некоторые стандартные действия, выполняемые при активизации документа этого типа. Поэтому для запуска приложений Office с одновременным открытием нужного вам документа не обязательно отыскивать значки приложений в меню Пуск (Start). Просто выполните одно из следующих действий:

• дважды щелкните на значке документа, расположенном в окне папки или на рабочем столе;

• если нужно открыть документ, с которым вы недавно работали, выберите его имя в подменю Недавние документы (Recent Documents) меню Пуск (Start).

Рис. 1.2. Окно Excel на фоне окна Word

Упражнение 2. Открываем существующий документ

Чтобы просмотреть или отредактировать документ Word или, например, внести новую запись в базу данных Access, необходимо сначала открыть файл документа, содержащий необходимую информацию. Если файла нет на рабочем столе и вы не помните точное название папки, в которой он хранится, проще всего воспользоваться диалоговым окном открытия документов. Это окно выглядит одинаково для всех приложений Office, а его инструменты позволяют быстро отыскать нужный файл. Давайте изучим способы поиска файла на примере документа Word.

1. Щелчком на кнопке Документ1 – Microsoft Word (Documentl – Microsoft Word) на панели задач активизируйте окно Word.

2. Щелкните на кнопке Office, которая расположена в левом верхнем углу окна приложения, и выберите в раскрывшемся меню команду Открыть (Open). Появится диалоговое окно, показанное на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Диалоговое окно открытия документа

Примечание

Кнопка Office, расположенная в левом верхнем углу окна Microsoft Office Word, вызывает меню, похожее на меню Файл (File) предыдущих версий Office. Более подробно об интерфейсе мы поговорим на занятии 4.

3. Раскройте список Тип файлов (Files Of Types) и выберите пункт Документы Word (Word Documents). В результате главное поле окна будет содержать только значки документов Word. Если искомый файл имеет нестандартное расширение, выберите пункт Все файлы (All Files).

4. Раскройте список Папка (Look In) и укажите жесткий диск локального компьютера или сетевой диск, на котором находится искомый документ.

5. Для раскрытия папки, вложенной в текущую, найдите ее значок в области списка файлов и дважды щелкните на нем.

6. Для перехода в родительскую папку щелкните на кнопке Переход на один уровень вверх (Up One Level) панели инструментов.

7. Чтобы найти документ в стандартной папке Windows, щелкните на одной из шести кнопок левой панели диалогового окна открытия документа. Они открывают доступ к следующим папкам и файлам:

• Недавние документы (My Recent Documents) – ярлыки недавно открывавшихся файлов и папок;

• Мои документы (My Documents) – папка, в которой по замыслу создателей Windows должны храниться ваши рабочие документы;

• Рабочий стол (Desktop) – файлы и папки, расположенные на рабочем столе Windows;

• Мой компьютер (My Computer) – список дисков вашего компьютера;

• Надежные шаблоны (Trusted Templates) – папка с шаблонами;

• Сетевое окружение (Network Places) – позволяет получить доступ к папкам, размещенным в локальной сети или в Интернете.

8. Если вы не можете вспомнить точное имя файла, попробуйте воспользоваться другим режимом просмотра списка файлов. Щелкните на стрелке справа от кнопки Представления (Views) панели инструментов и выберите подходящий режим (рис. 1.4). Окно открытия файла предлагает следующие варианты вывода списка документов:

• Эскизы (Thumbnails) – на значке папки выводятся хранящиеся в папке изображения, что позволяет быстро увидеть содержимое папки;

• Рядом (Tiles) – вывод всех файлов папки в виде крупных значков;

• Значки (Icons) – все файлы и папки отображаются в виде значков меньшего размера, чем в режиме Рядом (Tiles);

Рис. 1.4. Свойства документа

• Список (List) – простой список всех файлов и папок с маленькими значками (см. рис. 1.3);

• Таблица (Details) – список с указанием размера, типа и времени последнего изменения файла;

• Свойства (Properties) – отображение свойств выбранного файла, которые выводятся в окне справа от списка, как показано на рис. 1.4;

• Просмотр (Preview) – предварительный просмотр содержимого выбранного файла в панели, расположенной справа от списка файлов.

9. Чтобы упорядочить файлы по имени, расширению, размеру или дате в режимах Эскизы (Thumbnails), Рядом (Tile) или Значки (Icons), щелкните на них правой кнопкой мыши и в подменю Упорядочить значки (Arrange Icons) контекстного меню выберите нужную команду сортировки значков.

Совет

Для упорядочения файлов по одному из признаков в режиме просмотра Таблица (Details) достаточно щелкнуть на заголовке столбца данного признака.

10. Найдя документ, выделите его щелчком мыши или введите его имя в поле Имя файла (File Name).

11. Щелкните на кнопке Открыть (Open). Содержимое файла появится в окне Word.

12. Список кнопки Открыть (Open), показанный на рис. 1.5, позволяет выбирать режим открытия файла. Пункт Открыть для чтения (Open Read-Only) запрещает модификацию документа, а режим Открыть как копию (Open as Сору) создает в Word копию открываемого документа. Пункт Открыть в обозревателе (Open in Browser) позволяет открыть файл в веб-браузере. Пункт Открыть с преобразованием (Open wuth Transform) позволяет открыть файл в формате расширяемого языка разметки XML (Extensible Markup Language) и использовать для него файл преобразования в формате XSL (Extensible Stylesheet Language). Пункт Открыть и восстановить (Open and Repare) позволяет восстановить файл, поврежденный при внезапном сбое в работе компьютера.

Рис. 1.5. Варианты открытия файла

Совет

Если нужно продолжить работу с недавно открывавшимся документом, щелкните на кнопке Office, и в правой части появившегося меню будут перечислены имена тех файлов, которые обрабатывались последними. Чтобы открыть один из них, щелкните на его имени.

Вы, естественно, будете не только просматривать имеющиеся документы, но и создавать свои собственные. Новый документ автоматически создается в программах Word и Excel при их запуске. Если же потребовался еще один документ или нужно создать новый документ в другом приложении Office 2007, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).

Текст

Текст – основа большинства документов. Приложения Office 2007 предлагают набор разнообразных инструментов ввода, редактирования и форматирования текста. Основные операции для работы с текстом идентичны во всех программах комплекта Office 2007.

Упражнение 3. Ввод текста

Чтобы наполнить только что созданный документ текстовым содержанием, выполните следующие шаги.

1. Введите обращение Дорогой Илья Александрович и нажмите клавишу Enter.

2. Затем введите текст Мы рассмотрели ваше предложение, и оно заинтересовало нашу компанию. К сожалению, вы не указали возможные сроки поставки пробных образцов. Сообщите их как можно скорее.