Чтение онлайн

Определение: стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг [14] .

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации осуществляется в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. В стандартах ИСО определены:

форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975, ИСО 353:1975);

размеры папок для хранения документов (ИСО 623:1974);

межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);

формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);

основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);

принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985);

форматы конвертов для пересылки документов, порядок написания адреса на почтовых отправлениях (ИСО 11180:1993);

правила проставления дат и времени в документах (ИСО 8601:2000);

порядок расположения кодов в торговых документах (ИСО 8440:1986).

В 2001 году были приняты первые стандарты новой серии «Информация и документация. Управление документами» (ИСО 15489—1:2001, ИСО 15489—2:2001), определяющие требования к системам делопроизводства. В 2007 году принят ГОСТ ИСО Р 15489—1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Необходимо учитывать, что применение международного стандарта или стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Данный стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001, методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Определение: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности [15] .

Все документы, циркулирующие в процессе документооборота государственных и муниципальных органов, можно классифицировать по различным признакам.

1. По способу документирования документы можно классифицировать на письменные, текстовые, рукописные, машинописные, электронные, изобразительные, фото-, фоно-, кинодокументы, документы на машинных носителях.

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Электронный документ – созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

2. По отношению к объекту управления документы классифицируют:

на входящие (поступившие в организацию);

исходящие (отправляемые из организации);

внутренние (создаваемые в данной организации и не выходящие за ее пределы).

3. По числу затронутых вопросов в документе они классифицируются:

на простые;

сложные.

Простые документы содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений.

4. По ограничению доступа документы классифицируются:

на секретные;

для служебного пользования;

несекретные (простые).

Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются. В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются соответственно грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

5. По способу изложения текста документы классифицируются:

на индивидуальные;

трафаретные;

типовые;

примерные;

унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

В трафаретных документах информация представлена в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Примерные используются для составления и оформления документов по аналогии (примерная номенклатура дел организации).

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части документа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть документа.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.