Чтение онлайн

папки «Входящих», пустого Inbox в таск-менеджере и т.д. в том, что ничто в них не требует

внимания. У вас не остается ни малейшего повода тратить время на что-то, кроме выполнения

намеченных дел.

Эмоционально это выражается в большом облегчении – когда во «Входящих» нет писем, а в

INBOX - задач, чувствуешь себя гораздо спокойнее, нет никакого замешательства. Цели

определены, задачи поставлены. За работу, товарищи!

Алгоритм анализа

Что это по сути? Нужно ли это или можно выкинуть?

Связано ли с этим какое-либо действие?

НЕТ

ДА

Какое?

Подробно называем и сохраняем файл

Могу ли я сделать его прямо сейчас?

НЕТ

ДА

ВЫПОЛНИТЬ!!!

Когда это нужно сделать?

Алгоритм анализа – центральная часть GTD. Он связывает ее части и применяется постоянно, когда вы достаете что-то из «Накопителя». Каждый раз, когда мы сталкиваемся с новыми

данными, без разницы, пришли ли они извне или изнутри (как новая идея), применяется

алгоритм.

Это инструмент, задача которого - принять входящий поток данных, распознать их, устранить

посторонний «шум», определить действия и занести их в систему хранения (таск-менеджер). Это

порядок действий по обработке данных, который нужно заучить и довести до автоматизма.

Знакомым с авторским изложением системы, приведенный алгоритм, возможно, покажется

странным. В частности, Аллен начинает анализ с вопроса «Можно ли с этим что-нибудь сделать?»

(is it actionable?). Здесь этот вопрос предвосхищают два других: «Что это такое по сути?» и «Нужно

ли это или можно выбросить?».

Их назначение очевидно. Прежде, чем уяснить, можно ли что-либо сделать в связи с тем, что

поступило, нужно понимать, с чем мы имеем дело и нужно ли нам это в принципе? Без четкого

ответа на первый вопрос не будет нормального анализа. Ответ на второй помогает избежать

«холостых» усилий.

Если не отдавать себе отчета в том, чем является пришедший квант информации по своей сути, сложно понять, можно ли от него избавиться и какие последующие действия он подразумевает. В

анализе, например, электронной почты, каждый раз мы обрабатываем письма, по форме. По сути

– это каждый раз разные вещи.

Одно письмо может быть приглашением на выставку, другое докладной запиской, третье -

уведомлением, а четвертое просто рассылкой. Вопрос «что это такое по сути?» важен еще и

потому, что в ответе на него содержится половина ответа на следующие два вопроса: «нужно ли

это или можно выбросить» и «связано ли с этим какое-либо действие?».

Вопрос «нужно ли это или можно выбросить» призван ликвидировать мусор на входе, чтобы не

тратить на него время. К нему стоит относиться максимально внимательно. Часто лучше вовсе не

тратить время на какое-то письмо или документ, чем потратить его зря.

Кстати, для общения сотрудников к руководителям давно разработана специальная форма

– «Законченное решение сотрудника», которая сильно облегчает жизнь. Она состоит из

трех пунктов:

1. В первом излагается , что произошло

2. Во втором - сотрудник описывает, что по его мнению следует сделать

3. В третьем - руководитель ставит визу или отвергает документ

Если к вам приходит такой документ, то нет необходимости вникать в ситуацию и тратить

время на ее анализ. Описание ситуации и предлагаемое решение уже готовы. Вам нужно

утвердить его либо вернуть на доработку. Это не снимает с руководителя ответственности

за происходящее, но повышает самостоятельность и сообразительность сотрудников.

Задание 2

Распечатайте алгоритм, откройте список задач, которые вы записали ранее и проработайте

каждую. Будьте скрупулезны и настойчивы, повторяйте вопросы вслух. Это скучно, выглядит

странно и утомляет, но это необходимо. Без этого пользоваться GTD невозможно.

Если действие не требуется

Часто бывает, что пришедшие данные не требуют действия, но нужны на будущее. Вопрос :

«связанно ли с этим какое-либо действие?» позволяет их выявить.

Точка «Нет» первого ветвления, возможно, вызовет вопросы у тех, кому знакома технология

Аллена. Его термин «система хранения» подразумевает хорошо и сложно организованный архив

электронной и бумажной документации. Множество папок, определенные правила вложенности

и т.д. К счастью, сейчас бумажными документами редко пользуются(по крайней мере, в таких

объемах, как раньше). Так же, к счастью, в современные операционные системы встроен

хороший поиск.

Это позволяет отказаться от:

архивов с макулатурой7 и

электронных архивов со сложной структурой и многими уровнями вложенности.

Большинству достаточно иметь простой электронный архив, который хранится в одной

материнской папке. В ней можно сделать подпапки, если очень хочется. Например, по проектам

или другим признакам, но нужно ограничиться одним уровнем вложенности. То есть, в

материнской папке «Архив» могут быть подпапки «Проект 1» и «Проект 2», но уже к ним делать

подпапки не рекомендуется

Эта система работает, когда соблюдается одно правило: файлы должны называться подробно.