Чтение онлайн

Все современные системы учета могут поддерживать аналитические данные для формирования конечных форм сразу для трех видов отчетности: бухгалтерской, налоговой и управленческой.

То есть, получая материал на склад, мы сразу фиксируем в информационной системе данные, чтобы сформировались бухгалтерские, налоговые и управленческие регистры.

Регистры – это массивы данных, собранные по определенным правилам. Из регистров получаются необходимые отчетные формы.

Система учета на любом предприятии – это пирамида, состоящая из нескольких уровней.

Первый уровень – это фундамент. На этом этапе фиксируются данные о каждой хозяйственной операции.

Отгрузили продукцию со склада – занесли эту информацию в систему, поступили деньги на счет компании – отразили в учете, переместили материал с одного места хранения на другое – записали.

Хозяйственная операция – это отдельное действие, в результате которого что-то изменилось: объем, состав, размещение или место хранения средств и источников.

И как только что-то произошло, мы это зафиксировали.

Когда мы занимаемся наведением порядка в компании, то нам нужно договориться, в какой момент мы вносим информацию, что записываем, каким способом и куда: в Excel, 1С, тетрадку. Этот порядок фиксирования операции в систему определяется методологией учета.

От того, насколько прочным будет фундамент дома, зависит его надежность и то, как долго он простоит. Так и качество нашего «фундамента» напрямую влияет на качество всех следующих уровней учета.

На втором уровне формируется регламентированная отчетность: бухгалтерская и налоговая. Большинство информационных систем, включая 1С, собирают эти виды отчетности автоматически. Правила их формирования задаются государством. Поэтому этот уровень есть в каждой компании, зарегистрированной в России, по закону без него просто невозможно работать.

Третий уровень – операционный. Здесь формируются отчеты для работы всех подразделений компании. Эти отчеты сравнивают и смотрят, сколько денег поступило на этой неделе, сколько пришло в марте, а сколько в феврале или в прошлом году. Или – сколько продукции выпустили за месяц, какое количество материала израсходовали. Иными словами, на этом уровне мы сравниваем показатели за нужный нам период.

Операционный уровень присутствует в большинстве компаний. Даже в малом и среднем бизнесе. Сложно представить предприятие, которому удается обойтись без него. Даже самые небрежные бизнесмены сравнивают день сегодняшний с днем вчерашним.

Четвертый уровень – консолидированная финансовая отчетность. Существуют 3 важнейших формы управленческой отчетности: Отчет о доходах и расходах, Отчет о Движении Денежных Средств и Управленческий Баланс. 3 этих формы, составленные на одну дату, по одним правилам и сопоставимые друг с другом, позволяют пользователю сделать выводы о финансовом состоянии бизнеса.

На этом уровне мы сводим все первичные операции и смотрим, что получилось в результате. Каждая из этих форм имеет свое предназначение, каждая – отвечает на свой вопрос, проверяет другую.

Отчет о движении денежных средств (ОДДС) показывает, сколько мы получили денег и куда их потратили. Мы видим, получилось ли у нас создать денежный резерв, решить стратегический вопрос.

Отчет о доходах и расходах (P&L) говорит о нашей эффективности: сколько мы прибыли заработали, на каких продуктах и направлениях. Какие у нас расходы? Оправданы ли они?

Управленческий баланс дает нам понимание: где наша прибыль? Куда мы ее разместили? Сколько у нас всего денег в бизнесе, сколько активов? Сколько в капитале наших денег, а сколько заемных? Куда мы эти деньги вложили? Управленческий баланс можно сравнить с флюорограммой бизнеса, он показывает, насколько наш бизнес здоров, и делает явным внутренний расклад сил.

Почему нам нужны сразу все эти формы? Чтобы сделать трехмерную модель дома, нужно сфотографировать его с 3 сторон. Здесь мы составляем такое же цифровое – в прямом смысле этого слова – 3D нашего бизнеса. Каждый отчет – как камера, направленная на один объект, но с разных ракурсов.

И при этом все 3 отчета взаимосвязаны, все они – про одно. Если «картинка», которую мы получаем в итоге, кривая, стены дома не совпадают – это симптом, значит, что-то идет не так.

Вот хороший пример.

Бизнесмен открывал детские футбольные школы. Он продавал абонементы на 6 месяцев вперед, а полученные деньги вкладывал в открытие новой школы. Но не понимал, что такие открытия – это не инвестиции, а расходы: ты тратишь деньги на оборудование зала, на покупку мячей, на рекламную компанию. Если компания постоянно открывает новые футбольные школы, то у нее идет регулярный денежный поток. Но если посмотреть, сколько в этом периоде у компании расходов и какая выручка, то мы увидим совершенно другую ситуацию. И она будет сильно отличаться от внешне благополучной.

Деньги, которые компания получила авансом, – это ее кредиторская задолженность, а не прибыль, которую можно тратить. Так как компания эти деньги уже израсходовала на открытие других школ, то бизнесмен оказался в ловушке: если перестать открываться, то через 2-3 месяца начнется кассовый разрыв. Ведь тех сумм, которые бизнесмен должен был расходовать в течение полугода, уже нет. Они потрачены на новые школы.

Похожая ситуация часто встречается в малоэтажном строительстве. Например, одна компания строила индивидуальные дома на заказ, у нее было порядка 70 проектов в работе.

Активно росли продажи. Но учет велся плохо. Строили в 4 этапа. Сегодня брали деньги вперед за 2 этапа, фактически за полдома. И, казалось, что все хорошо, ведь всегда, когда продажи растут, кажется, что денег больше, чем на самом деле.

Мы провели аудит, и оказалось, что компания набрала 100 млн рублей авансов. Но когда суммировали материалы, которые были на складе, и остатки денег на счете, то получилось, что активов у компании 50 млн. То есть должны мы достроить дома на 100 млн, а материалов и незавершенного строительства у нас всего на 50 млн.