Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2
Шрифт:
Восполнение потерь времени
Руководитель зачастую, если не каждый день, остается после работы, чтобы завершить дела. Похищая время личной жизни работой, мы пытаемся хоть как-то угнаться за растущей скоростью жизни. Хорошее ли это решение? Судить вам. Но опыт показывает позитивность следующего ответа: если вам требуется 30–40 минут, чтобы завершить задачу, оставайтесь и завершайте. Если в конце дня уже все выполнено, осталось время – то идите домой. То есть вечером мы лишь завершаем задачи, ограничиваясь критерием 30–40 минут, а не начинаем новые крупные дела.
А если за 5 минут до завершения рабочего дня вы начинаете новую задачу, требующую часа и более времени для ее выполнения, то уйдя, не завершив ее, вы будете испытывать чувство неудовлетворения. А если останетесь ее завершать – то уйдете с работы часа через два.
Перенос несделанного
Все, что не выполнено сегодня, должно быть перенесено на следующий плановый период. На завтра либо в недельный план, о котором речь пойдет дальше. Как только нерешенную задачу мы прячем под ковер – она приходит к нам неожиданно, уже в наряде аврала. Только если задача потеряла актуальность, ее можно удалить из рабочего графика. Поэтому все фиксируйте, дабы иметь полный обзор дел. Видение цельной картины позволит верно выбирать приоритеты в делах и избегать авралов. Как сказал один из участников тренинга, «умелое планирование позволяет лишить руководителя авралов». Хорошая идея – лишите себя авралов!
Когда вы заняты делом, единственное, что должно быть у вас в голове, – это мысль «Как можно выполнить эту работу быстрее и лучше?».
«Закрытые часы»
Представьте себе Красное море. Полдень. Вы с партнером в лодке, ловите жемчуг. Берете камень на шею и бульк. Ныряете. Погружаетесь в глубину, уже заметно дно, просматриваются ракушки. В этот момент дергается веревка. Ваш партнер тянет ее, подавая вам сигнал к подъему. Наверняка что-то важное. Я всплываю, поскольку доверяю своему партнеру (коллеге, начальнику, подчиненному). Выныриваю. Перевожу дыхание.
– Что у тебя?
– Саш, пиво вечером будешь пить?
– Да, буду. Это все?
– Ага.
Отвлекли по мелочи. Снова камень в руки и гребем ко дну. Доплыли. Отыскиваем ракушку, открываем ее. Протягиваем руку, чтобы взять. Снова рывки веревки. Зовут наверх. Забываю про жемчуг, бросаю камень, несусь наверх. Всплыл, перевел дыхание.
– Саш, хотел спросить. Какое пиво заказать – темное или светлое?
– ???
Снова входящий. Снова мелочь. Отвлекли на 15 секунд, но вам потребовалось немало усилий и времени, чтобы погрузиться и всплыть. А жемчуга нет. Чтобы вашу ловлю не прерывали подобные мелочи, следует устраивать закрытые часы. Период времени, когда вас никто физически не может отвлечь. Вам требуется определенное время, чтобы сконцентрироваться, войти в курс дела, понять проблему и на выходе дать короткое по времени решение: казнить или помиловать. Жемчужина маленькая, весит всего несколько граммов, но очень ценная. Как ваше решение. Чтобы его принять и чтобы оно было на вес жемчужины, вам необходимы закрытые часы. Иначе как в лодке на Красном море…
ИЗ ЖИЗНИ РОССИЙСКИХ КОМПАНИЙ
Головной офис компании «РОСНО». Алексей – руководитесь направления автоосаго. «Каждую среду я работаю дома с ноутбуком. Отключаю все телефоны, электронную почту. Такой день я называю day off, когда меня нет на работе и меня не отвлекает ни одна входящая задача, позволяет мне успеть сделать столько, сколько я успеваю за понедельник, вторник, четверг и пятницу, работая в офисе. Все коллеги знают, что в среду меня бесполезно искать, поэтому они строят свою работу так, чтобы среда не вызывала авралов».
Именно в такой день метод швабры позволяет полноценно и качественно зачистить рабочие задачи, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих» задачах.
Для того чтобы создать закрытый час, найдите помещение, желательно не в офисе. Отключите телефон и прочие средства коммуникации. Создайте условия, чтобы никто не мог вас отвлечь. Как правило, практикуются 2–4-часовые закрытые часы. Если вы руководитель, то у вас должно быть закрытых 4 часа в неделю минимум. Задача руководителя – думать. Чтобы думать, нужно иметь возможность это делать. Закрытые часы – единственная возможность сконцентрироваться над проблемой любого рода. Такие возможности устраивайте себе два раза по 2 часа либо один на 4.
Итак, для чего нам закрытые часы? Во-первых, для совещаний и любых коллективных взаимодействий, требующих быстрого и важного решения. Когда вас прерывают, ничего дельного ваш мозг выдать не может. Мы уже знаем, что любое отвлечение – это потеря двух минут времени. Время торможения и разгона. Это светофоры, которыми полны городские улицы. А реально разогнаться можно только на трассе, где количество прерывателей сведено к минимуму, в идеале к нулю.
Во-вторых, у руководителя есть задачи, требующие самостоятельной работы. Для решения таких дел требуется уединение. При работе с цифрами, в случае многофакторности проблемы, любые стратегические вопросы. Приведем ряд примеров, как используют это дополнительное правило управленцы.
ИЗ ЖИЗНИ РОССИЙСКИХ КОМПАНИЙ
Сергей, генеральный директор компании «Аркада», город Смоленск.
«Год назад мы приняли решение отключать все телефоны на время совещания. Сотовые ставить на вибросигнал. После завершения совещания участники отвечают на пропущенные звонки. За год работы ничего не потребовало незамедлительного снятия телефонной трубки и тут же, не отходя от кассы, решения проблемы. А у нас строительный бизнес. Многие, у кого подобная сфера деятельности, являются рабами входящих звонков. Мы также не один год находились в этом рабстве. В результате ни одно совещание не могло завершиться вовремя. То у одного, то у другого «важный звонок». Собирались минут на двадцать и засиживались на часы. Как в фильме «Джек Восьмеркин – американец». Глубокая ночь, идет совещание в колхозе. Входит Джек и спрашивает.
– Что тут?
– Экстренная пятиминутка.
– Давно началась?
– Еще светло было».
Альтернативы: постоянно искать пути улучшения
Пожалуй, есть только одно убеждение, которое открывает безграничные возможности роста эффективности. Звучит оно так: все, что я сейчас делаю, можно делать быстрее и лучше. Когда вы заняты делом, единственное, что должно быть у вас в голове, – это мысль «как можно выполнить эту работу быстрее и лучше?». Прошейте эту фразу красной нитью в коре головного мозга. Помните и думайте этим вектором. Постоянно находясь в состоянии открытости и восприятия новой информации, вы позволяете себе увидеть то, что может улучшить ваши результаты. Вы потенциально готовы к переменам. Если, выполняя одну и ту же работу, вы довольствуетесь получаемыми результатами, то ваше вымирание – лишь вопрос времени. Это стратегии динозавров. Сегодня, в информационном веке, выживают и развиваются те люди и компании, которые постоянно совершенствуют свои процессы. Постоянно ищите пути совершенствования того, что вы делаете.
Согласование временных планов
Как только ваши планы определились и в них участвуют другие люди, они должны быть поставлены в известность. Предположим, вы босс. В среду, составляя график работ, вы запланировали провести совещание в пятницу с 15 до 17 часов. В нем должны принять участие ваши подчиненные: Петр, Николай и Елена. Но так как вы босс, вы ставите их в известность за 10 минут до начала совещания, то есть в пятницу в 14.50. Какова будет их реакция? Петр уже на переговорах с заказчиком, поэтому он не сможет принять в нем участия. Николай только погрузился в проблему, и тут его приглашают на ковер. Елена еще вчера отпросилась, взяв отгул на этот день. Ваше совещание провалилось. Вы злитесь на подчиненных, хотя они стараются и исправно работают. В чем причина? Вы заранее не известили их о совещании, а еще лучше, если совместно согласовать с ними дату и время его проведения.
Бытует мнение: если хотите рассмешить Бога, расскажите ему свои планы. Абсолютная истина. При составлении планов у вас единственная возможность «согласовать планы с Богом». В Библии написано: Бог в тебе самом. Поэтому при составлении графика согласовывайте планы с Богом, то есть с участниками ваших планов. При таком подходе люди будут помогать вам, а не «строить козни», как, возможно, сейчас происходит в вашей жизни.
«Три тележки»
Как долго вы можете работать в полной тишине? Можете ли вы, придя на работу, не поздоровавшись с коллегами, сесть за компьютер и работать весь день молча. Вечером выключить его и, не попрощавшись, уйти домой? Если да, то, скорее, по темпераменту вы флегматик. А вот если вы холерик или сангвиник, то для вас невыносимая мука – час молчать, работая в одной комнате с людьми. Если вы непоседа, которому регулярно требуется смена картинки за окном, общение и т. д., то «три тележки» вам помогут. Павлов писал: лучший отдых – смена вида деятельности. Он оказался прав. Попробуем этим воспользоваться. Представьте дорогу, на которой стоят три повозки. Ваша цель – перетащить их на другой конец. Вы впрягаетесь в одну и тащите ее, как рикша, несколько сот метров. После чего впрягаетесь во вторую повозку. Тащите ее сто метров. Повторяете процедуру с третьей. И так, чередуя тележки, к вечеру перегоняете их с места на место.