Управление проектами от А до Я
Шрифт:
Ключевые факторы успеха
3
Управляйте ожиданиями
Согласование плана проекта с заказчиком дает ему уверенность, что работа будет выполнена в срок и в рамках бюджета. Однако может случиться что-то, что помешает вам завершить работу вовремя или увеличит затраты: например, планирование окажется неправильным, возникнут непредвиденные обстоятельства или заказчик попросит о каких-либо изменениях, которые затянут проект.
Каковы бы ни были причины изменений в проекте, необходимо, чтобы заказчик узнал о них как можно быстрее. Если вы считаете, что срываете сроки или вышли за рамки бюджета, уведомите заказчика об этом тотчас же, как только станет известно, а не ждите даты завершения проекта, чтобы преподнести ему сюрприз. Вы должны управлять его ожиданиями, чтобы происходящее всегда соответствовало им.
Сдавая автомобиль в ремонт, вы, скорее всего, хотите получить его обратно в тот же день, однако порой это невозможно. Наверное, будет лучше, если механик сразу скажет вам, что ремонт займет три дня, чем вы узнаете об этом вечером, когда приедете забирать автомобиль. А если в процессе ремонта механик выявит какую-то проблему, на устранение которой ему потребуется еще пара дней, разве вы не хотели бы, чтобы он позвонил и уведомил вас об этом? Или вы предпочтете вновь приехать на сервис и услышать: «Извините, но ваш автомобиль не готов, приходите через пару дней». Большинство из нас предпочитает узнавать о проблемах заранее.
Хорошие менеджеры проектов знают, что управление ожиданиями очень важно для удовлетворения ожиданий заказчика, а довольный заказчик – непременное условие успеха.
Главное, что нужно запомнить
• Не поддавайтесь соблазну пренебречь планированием и немедленно взяться за работу. Время, потраченное на планирование, не раз окупится в ходе работ.
• Поймите разницу между трудоемкостью задачи и ее продолжительностью.
• Резерв – не признак плохого управления, а разумная и необходимая часть плана, позволяющая учесть риски, неизбежные в любом проекте.
• Сосредоточьтесь на полноте плана, а не на точности оценок. Неточная оценка может привести к задержкам, а упущенная задача – к провалу всего проекта. (Некоторые задачи, о которых часто забывают при планировании, описаны в пятой главе.)
• Подберите надежную команду. Без нее вы не выполните работу, как бы ни был хорош ваш план.
• Программы планирования проектов помогают быстрее составить план и упрощают процесс управления, но не гарантируют качества планирования.
Литература
Различные варианты плана в форматах MS-Word и MS Excel можно найти на сайте www.pearson-books.com.
Темы, рассматриваемые в данной главе, являются ключевыми для управления проектами. О них подробно пишут авторы большинства книг, посвященных этому аспекту менеджмента. Я могу рекомендовать вам следующие: The Definitive Guide to Project Management (Financial Times Prentice Hall) by Sebastian Nokes et al., 2003, Chapter 5. Practical Project Management: Tips, Tactics and Tools (Wiley) by Harvey A. Levine, 2002, Chapters 2–6. The Project Workout (Financial Times Prentice Hall) by Robert Buttrick, 2nd edn, 1999, Chapters 6, 7 and 21. The Project Manager: Mastering the Art of Delivery (Financial Times Prentice Hall) by Richard Newton, 2005, Chapter 5.
Что делать сейчас
Начните готовиться к мозговому штурму с составления списка задач: Какой проект вы будете вести? Когда вы собираетесь начинать его? С кем вы планируете работать? Подходят ли они для такой работы? Есть ли у них возможность принять участие в проекте?
Закончив мозговой штурм, приступайте к следующим этапам планирования и все время спрашивайте себя: верите ли вы в выполнимость плана, который у вас получается?
Глава 4. Выполнение проекта
ТЕМА ГЛАВЫ
Работа менеджера в ходе выполнения проекта.
О работе по выполнению проекта я буду рассказывать, используя уже знакомый вам пример с переездом офиса. Ознакомившись с этой главой, вы будете знать о деятельности менеджера проекта практически все.
ОСНОВНАЯ МЫСЛЬ
Чтобы успешно выполнить проект, им нужно грамотно управлять, причем на всех этапах его жизненного цикла.
Предварительные замечания
Забудем на время о переезде офиса и воспользуемся другим примером. Это позволит мне ввести вас в новую тему и продемонстрировать разные подходы к проекту.
Представьте, что вас попросили провести серию конференций продолжительностью три дня с участием нескольких сот человек. Вы должны найти докладчиков, подготовить и распространить информационные материалы, пригласить участников, собрать регистрационные взносы. Еще необходимо найти спонсоров, выбрать место проведения конференций, забронировать помещения и подготовить их, а также позаботиться о встрече, питании и размещении участников. В целом речь идет о сложном процессе, в котором будут заняты несколько человек довольно длительное время; иными словами, о проекте.
Итак, вы разработали хорошо структурированный план и определили, кто будет работать над организацией конференций. Не пора ли расслабиться и подождать, пока проект будет выполнен?
К сожалению, нет. Само собой ничего не происходит. Даже при наличии плана, описывающего, как выполнять проект, работу нужно распределить между исполнителями и проконтролировать ее выполнение. Например, чтобы забронировать помещения для проведения конференции, необходимо направить соответствующую заявку арендодателю. Даже если члены вашей команды действуют четко по плану и хорошо знают свои обязанности, они, возможно, не смогут выполнять их полностью. У них помимо вашего проекта есть и другая работа, поэтому ход работ необходимо контролировать. Без этого подготовка к проведению конференции может затянуться. В ходе работы могут возникнуть проблемы и, если их не решить, проект вряд ли завершится вовремя. Скажем, кто-то из членов команды заболел или заказчик изменил свои требования к результатам проекта: допустим, решил провести не четыре конференции продолжительностью три дня, а три конференции по четыре дня. В этом случае вам придется серьезно пересмотреть план. Проекты нельзя не пускать на самотек, ими следует руководить, управлять и направлять. В этом, по сути, и заключается роль менеджера проекта.
Введение в роль менеджера проекта
Если вы дочитали до этого места, могу заверить вас, что вы уже готовы к работе над проектом. Вы четко знаете, зачем вы им занимаетесь, какими будут результаты и как их достичь.
Теперь нужно выполнить проект с надлежащим качеством, учитывая объем работ, сроки, стоимость и уровни рисков. Для этого надо:
• грамотно начать проект. Необходимо, чтобы каждый член вашей команды четко понимал свою роль и то, какие задачи он будет решать в рамках проекта;
• ежедневно проверять, все ли идет по плану;
• решать любые проблемы, препятствующие реализации проекта;
• отслеживать, что может мешать реализации проекта, и вовремя принимать меры.
• регулярно пересматривать цели проекта, проверяя, остались ли прежними планы заказчика (если они изменились, необходимо оперативно внести эти изменения в проект).
Все эти задачи, кроме первой, требуют постоянного внимания в течение жизненного цикла проекта. В небольших проектах управленческие функции не отнимут у вас много времени, и вы сможете выполнять и другие работы. В более крупных проектах роль менеджера требует полной самоотдачи.
Хороший менеджер всегда знает, как продвигается проект. Необходимо постоянно взаимодействовать с членами команды: информировать о новых задачах, контролировать работу. Управление проектом требует полной концентрации внимания и постоянного мониторинга действий всех участников проекта.
Прежде чем рассказать об этой части работы менеджера проекта, я поясню, что следует делать в первую очередь. Настало время познакомиться с четырьмя важнейшими терминами из области управления проектами:
• текущий статус;
• проблемы;
• риски;
• изменения.
Измерение и отслеживание статуса
Главная задача менеджера проекта – управление работами, т. е. он должен обеспечить достижение результата в установленные сроки и не выходя за рамки бюджета.
Управляя проектом, вы гарантируете, что работа всех членов команды идет в соответствии с планом и отвечает требованиям заказчика. Для этого нужны инструменты оценки выполнения хода работ. Один из них – это план, но план – всего лишь прогноз на будущее, а не констатация фактов. Выполнение любого проекта не обходится без проблем, и план дает возможность менеджеру проекта судить о том, как реализуется проект и при необходимости оптимизировать ход работ. Рассмотрим как пример задачу по переезду офиса: