Чтение онлайн

2. Используйте внешний список дел. Часто письмо «зависает» в вашем ящике потому, что для обработки письма вам требуется совершить какие-то действия. Вместо того чтобы оставлять письмо в ящике, используя его как список дел, внесите задание из этого письма в свой календарь, в компьютер, в электронный или бумажный ежедневник – куда угодно. Удалите это задание из своего инбокса. При необходимости сделайте ссылку на письмо. Затем заархивируйте его и покончите с этим. Таким образом вы избавитесь от огромного количества писем в ящике. Задание никуда не денется, но по крайней мере теперь оно будет законно зафиксировано в списке дел и не станет обременять почтовый ящик.

3. Работайте быстро. Работайте, двигаясь сверху вниз, обрабатывая по одному письму за раз. Открывайте каждое письмо и тут же избавляйтесь от него. Ваши действия: стереть, заархивировать (чтобы обратиться к нему позже), быстро ответить (затем стереть или заархивировать), внести в список дел (и стереть или заархивировать), сразу же выполнить задание (если это занимает не более двух минут, затем – стереть или заархивировать) или перенаправить (и стереть или заархивировать). Заметьте: в каждом случае мы либо архивируем, либо стираем письмо. Оно не должно оставаться во входящих сообщениях. Никогда не храните его там. Делайте все быстро, сразу же продвигаясь к следующему письму. Попрактиковавшись, вы сможете осилить работу над двумя десятками сообщений за очень короткое время.

4. Не бойтесь клавиши «Delete». Очень часто нам кажется, что мы должны дать ответ на каждое письмо. Но это не так. Спросите себя: «А что, если я сотру это письмо?» Если ответ достаточно оптимистичен, сотрите письмо и вперед! Невозможно ответить на все письма. Отвечайте только на самые важные. Если ограничить количество писем, на которые вы будете отвечать или как-то реагировать, вы успеете за короткое время сделать много важных дел. Правило восемьдесят-двадцать в действии.

5. Проверяйте все до конца. Открыв ящик входящих писем, не прерывайтесь, пока не опустошите его. Не оставляйте прочитанные письма в инбоксе. Избавляйтесь от них, пусть ящик станет пустым. Возьмите себе за правило: не оставлять в инбоксе никаких писем. Теперь ваш инбокс должен стать пустым и чистым. Ура!

Пишите меньше

Еще один способ сократить время работы над входящими письмами, но извлечь максимальную пользу из каждого отправленного вами письма – писать коротко, но убедительно. Ваши сообщения прошли через все спам-фильтры, и теперь перед вам лишь несколько писем, которые действительно требуют ответа… не портите все, отправляя ответ длиной в роман на каждое из этих писем. Я ограничиваю ответ пятью предложениями (это максимум, обычно мои ответы короче). Это вынуждает меня быть точным, отбирать только самое главное из того, что я хочу сказать, и сокращает время, которое я трачу на ответы.

Ваш лимит может быть другим – возможно, вам удобнее писать по семь предложений. Поэкспериментируйте несколько дней, чтобы найти идеальную длину письма, и после этого постарайтесь ее придерживаться. Весь секрет здесь в ограничениях: они вынуждают вас сообщать лишь о главном и ограничивают время, которое вы проводите за сочинением писем.

Интернет – это не просто место, где мы получаем информацию, многие из нас просто живут в сети. Здесь мы совершаем покупки, встречаемся с людьми, общаемся, играем и работаем, теряем время или проводим изыскания.

Что же тут удивительного, что заходя в Интернет по работе, мы часто отвлекаемся на десятки других сайтов и теряем час или два, даже не замечая этого. Интернет может стать черной дырой для производительности, и если мы это позволим, он завладеет нашей жизнью. Примените Силу малого к Интернету: поставьте ограничения и используйте его с наибольшей отдачей. С ограничениями и упрощениями вы можете сделать больше и в Интернете, и вне его.

Знание: проследите, как вы пользуетесь интернетом

Попробуйте сделать так: проследите, как вы использовали Интернет в течение трех дней. Специальные инструменты, например Toggl (www.toggl.com), yaTimer (www.nbdtech.com/yaTimer/) или Tick (www.tickspot.com), покажут, сколько времени вы провели в Интернете, и вы получите замечательную картину того, на что вы на самом деле тратите свое время.

Этот первый шаг помогает расширить знание, это важная часть процесса взятия под контроль использования Интернета. Чтобы что-то упростить, сначала нужно хорошо это узнать. Иногда это по-настоящему открывает глаза – возможно, мы проводим в электронной почте или на некоторых сайтах, или вообще в Интернете гораздо больше времени, чем думаем.

Проследив за использованием Интернета, проанализируйте, какие из сайтов для вас – настоящая потеря времени: вы проводите на них много часов, но они не помогают вам в достижении целей. Это именно те сайты, заход на которые нужно ограничить.

Осознание: составьте план

От знания к осознанию. Вы хотите сознательно спланировать пользование Интернетом, а не перескакивать с сайта на сайт, бездумно, каждый раз, когда вам этого хочется. Сознательное использование – это установление ограничений и целевое обращение. Это не означает, что вы не можете бродить по Интернету ради удовольствия, но вы должны делать это сознательно: когда нужно работать – работайте, а в свободное время позвольте себе поиграть.

Ваш интернет-план, возможно, будет отличаться от моего, так как он зависит от ваших нужд, но все же стоит задуматься вот над чем:

♦ Каковы ваши настоящие нужды? Какое использование Интернета необходимо в вашей работе? Когда вы должны использовать эти сайты и как часто?

♦ На какие сайты вы заходите для развлечения? Вы можете продолжать заходить на них, но ограничьте свое время пребывания. Используйте их как награду за работу.

♦ Когда нужно заниматься серьезной работой и не прерываться, и когда можно позволить себе бродить по Интернету и отвлекаться?

Разделите свой рабочий день на секции: одна – для непрерывной работы (без Интернета), другая – для связи (электронная почта и быстрые сообщения), третья – для поиска и других связанных с Интернетом действий, и четвертая – для развлечения или просто для прогулок по Интернету. Таким образом, вы будете использовать Интернет сознательно и с большей отдачей, и успеете сделать больше.

Концентрация: учитесь работать, не подключаясь к интернету

Одно из лучших правил, которые я установил, чтобы повысить производительность, – отключать Интернет, когда мне нужно сосредоточиться и выполнить серьезную работу, ни на что не отвлекаясь. Например, пока я пишу эту книгу, Интернет отключен. Многим из вас, особенно тем, кто привык быть подключенным к Интернету все время, это может показаться слишком крутой мерой, но вы поймете, как спокойно и приятно быть отключенным от Интернета на долгое время, когда вы к этому привыкнете!

Например, вы поставили себе на день три СВЗ, и первая из них – написать отчет или статью. Возможно, вначале вам потребуется произвести поиск в Интернете, поэтому вы устанавливаете себе четкий срок (допустим, полчаса) и четкую цель (найти всю информацию о дождевых лесах). Проведя поиск, вы отключаетесь от Интернета и пишете отчет или статью.

Многие выполняют подобные задания, связанные с поиском или коммуникацией по Интернету, но не считайте Интернет главной частью задания, такой, как написание, редактура или даже чтение. Если вы будете делать все это, будучи подключенными к Интернету, то через каждые несколько минут будете отвлекаться: вы подумаете о письме, которое нужно отправить, о книге, в которую нужно заглянуть, или захотите загрузить на компьютер новую песню. Сохраняется и постоянный соблазн проверить ваши любимые сайты. Очень трудно сосредоточиться, когда перед вами постоянно маячит такой притягательный Интернет.