Чтение онлайн

В проектных системах подобные конфликты могут возникать между заказчиком и командой проекта. Они могут вспыхивать и между командой проекта и руководством компании. Конфликты разгораются и внутри самой команды проекта. Бывают противостояния между командой и другими подразделениями компании, оказывающими поддержку при реализации проекта. Наиболее часто встречающаяся ситуация, попадающая в последнюю категорию, — война между закупщиками и проджект-менеджерами, практически не прекращающаяся в больших организациях, особенно работающих на правительство. Зачастую отдел закупок в первую очередь нацелен на то, чтобы действовать по соответствующим процедурам и политикам, в то время как проектной команде важно, чтобы поставки шли быстро и качественно. Бывает, что задача закупщика — найти продукт подешевле, а задача проектного офиса — получить материал качественный. Управление проектами должно быть устроено таким образом, чтобы система оценок и поощрения различных подразделений организации способствовала их слаженной работе как единого целого. Как пишет Деминг: «Обязанность каждого элемента (системы) — максимально способствовать успеху системы, а не повышать собственную производительность, прибыль, продажи или какой-либо другой конкурентный показатель».

И обратился я, и видел под солнцем, что не проворным достается успешный бег, не храбрым — победа, не мудрым — хлеб, и не у разумных — богатство, и не искусным — благорасположение, но время и случай для всех их.

Екклесиаст, 9:11

Проектная система пытается предсказать и произвести определенный результат за определенные деньги и определенное время. Как следует из приведенного выше высказывания, всем прекрасно известно, что мир наш весьма переменчив. Вариабельность присутствует повсюду. Прогнозы никогда не бывают точными на 100%. И на мой взгляд, значение слова «точный» на самом деле не до конца правильно понимается, когда речь идет о реализации проектов вовремя и в заданных бюджетных рамках (см. последний абзац данной главы).

Понимание вариабельности жизненно необходимо для управления любой реальной системой. В эссе «Об облаках и часах» (Of Clouds and Clocks)

[17] Карл Поппер описывает основные для понимания вариабельности явления реальности. Он предлагает нам представить себе горизонтальную линию, на которой справа находятся часы, олицетворяющие точность и детерминированность. В таком мире все всегда можно четко предсказать, надо только хорошо представлять себе причинно-следственные связи, на которых основан механизм работы данной модели. Самое яркое проявление этой модели — движение планет Солнечной системы, которое можно рассчитать, используя уравнение, выведенное Исааком Ньютоном.

С другой стороны на линии, проведенной Поппером, находится облако, символизирующее хаос, причем не такой, который можно описать математически, а абсолютный, случайный хаос — проявление мира, где царит полная неопределенность. Это олицетворение непредсказуемости квантовых миров и человеческой природы. Поппер пишет: «Мои облака нацелены на то, чтобы отобразить физические системы, которые, как, например, газ, являются чрезвычайно неупорядоченными, нестройными и в большей или меньшей степени непредсказуемыми». Все в мире находится между этими двумя крайностями.

Неопределенность — это нечто, не поддающееся строгому описанию, недетерминированное, проблематичное, что может произойти, а может и нет, небесспорное и/или непостоянное. Все прогнозы неопределенны. Фундаментальная физика учит, что любое знание о реальности является неточным; чем больше мы знаем о положении объекта, тем меньше нам известно, как быстро он движется. Неопределенность — вот настоящее состояние нашего мира.

Многие используют слова «вариабельность» и «неопределенность» как синонимы. И в словарях тоже нет четкого разграничения этих понятий. В данной книге я буду понимать под вариабельностью появление разных результатов в рамках одного и того же процесса, а под неопределенностью — оценку нашего знания о результате как меру предсказуемости степени вариабельности. Например, при каждом повторном исполнении операции результаты будут варьироваться. Эту вариабельность можно измерить и попытаться спрогнозировать, какой может быть разброс при выполнении задачи в будущем (так, от проекта к проекту длительность и затраты по одной и той же операции будут варьироваться в определенных рамках). Начиная новый проект, вы при планировании неким способом оцените параметры данной операции. Эта оценка будет учитывать исторический разброс, а также некоторые другие факторы неопределенности: например, на сей раз задачу могут выполнять новые люди, про которых мы мало что знаем. Если трактовать данные понятия именно таким образом, неопределенность обычно будет больше, чем историческая вариабельность.

Руководители проектов могут предсказать довольно много и с достаточной долей успешности, чтобы добиться запланированных результатов, например построить дом. Ученые знают, что некоторые вещи спрогнозировать точно просто невозможно. Как бы хорошо мы ни представляли себе факторы, влияющие на погоду, и сколь бы правильно ни замеряли необходимые данные в конкретный момент времени, законы физики ограничивают нашу способность предсказывать определенные явления, такие как погода в отдельной местности. Сегодня ученые понимают (по теории хаоса), что им никогда заранее не узнать, куда и когда придет следующий торнадо. С другой стороны, они могут неплохо предсказывать сезонные тенденции в погоде.

Начиная с XVII века математики и представители других наук стремились поместить предсказание событий все ближе и ближе к облачной части континуума Поппера. В то же время благодаря заслугам науки охват этой части все растет. С одной стороны, на чаше весов появилась точная квантовая механика, однако с расширением представлений о Вселенной перевешивает облако. После появления теории хаоса и с началом изучения комплексных адаптивных систем облако практически накрыло все промежуточные точки шкалы.

Общие и особые причины вариабельности

При необходимости сделать выбор в работе с «облачными» системами ученые опираются на принципы вероятности и статистику. Уолтер Шухарт

[18], наставник Деминга, описал необходимость поддерживать систему в состоянии статистического контроля, чтобы обеспечить определенную степень предсказуемости ее поведения. Он писал: «Любую математическую теорию, где используется это математически неопределяемое понятие (статистический контроль), можно выразить следующими словами: если делать это и это, в результате получите то и то».

Вслед за Шухартом Деминг подчеркивает важность различения вариабельности, вызванной общими причинами, и вариабельности, вызванной причинами особыми. Неспособность проводить это разграничение он называл «фатальной ошибкой». Различать их необходимо, чтобы поддерживать систему в статистически управляемом состоянии. А это нужно, чтобы прогнозировать ее работу. Общие причины вариабельности (изменчивости) присущи самой системе и позволяют ей воспроизводить повторяющийся результат в определенных рамках. Особые причины вариабельности выводят результат работы системы за эти определенные рамки; кроме того, они всегда обусловлены факторами, внешними по отношению к системе. Задача менеджмента — совершенствовать систему, не допуская двух ошибок:

1) интерпретация вариабельности, вызванной общими причинами, как проявление особых причин;

2) интерпретация вариабельности, вызванной особыми причинами, как проявление общих причин.

Управленческую ошибку первого рода Деминг называл дергание или излишнее вмешательство. Излишнее вмешательство вызывает ненужные изменения в системе, которая работает в статистически управляемых пределах. Подобное вмешательство всегда снижает качество работы системы. Деминг описывает ситуацию, когда на станок был прикреплен прибор, измеряющий каждую деталь и подгоняющий настройки на величину расхождения с плановой величиной, чтобы улучшить воспроизводимость и уменьшить изменчивость в параметрах деталей. Однако разброс в размерах деталей лишь увеличился, поскольку в снимаемые показатели уже входила естественная вариабельность, свойственная данной системе при производстве деталей. Прибор только усугубил присущую системе вариабельность.

О вмешательстве также можно говорить применительно к системам измерения и контроля при реализации проектов и к решениям об управленческих воздействиях, основанным на данных измерениях. Феномен в том, что, реагируя на общие причины вариаций так, словно это особые причины, мы вызовем ухудшение работы системы. Иными словами, внесение изменений в проект в ответ на незначительные расхождения с заданными параметрами снижает качество выполнения проекта.

Все оценки при создании плана проекта не являются четко определенными. Выполнение каждой операции из плана — это единичный факт работы системы (системы исполнения проектных заданий), следовательно, невозможно предсказать, каков будет результат, с точностью, большей той, какую позволяют общие причины вариаций, присущие данной системе. Однако благодаря статистическим приемам можно с большой долей вероятности спрогнозировать возможные результаты ряда таких фактов работы производственной системы и выделить особые причины вариаций, требующие корректирующих воздействий. Хотя знания о вариабельности успешно используются на производственных предприятиях, до сих пор они не применялись для улучшения качества реализации проектов. РМВОК и вся сопутствующая литература, которую мы просмотрели, не проводят разграничений между общими и особыми причинами вариаций. И это главное упущение существующей теории.