Чтение онлайн

Массив электронных документов также может пополняться за счет их покупки (разовой или регулярной). На рынке широко представлены, скажем, электронные версии наиболее известных газет и журналов за многие годы с возможностью ежедневного пополнения, электронные варианты авторитетных справочников и энциклопедий, правовые справочные системы, содержащие полные тексты действующих нормативных актов. Можно подписаться на электронные издания – типа «ленты новостей» того или иного информационного агентства (службы).

В настоящее время в организации универсальных архивов наблюдается постепенный отказ от документов на твердых носителях и переход к хранению текстов, изображений, звуко– и видеозаписей и т. п. в виде массива файлов или непосредственно в базах данных в комплексе со средствами обеспечения поиска информации и доступа к ней.

Конкретная реализация справочного аппарата определяется масштабами решаемых задач и выделенными на его поддержание ресурсами. Справочный аппарат должен, по возможности единообразно, решать, как минимум, две задачи: поиск информации в собственном архиве и поиск информации на стороне. Справочный аппарат может содержать как фактографическую информацию (разнообразные справочники, указатели, энциклопедии, статистические сборники, карты, книги, фактографические базы данных и т. п.), так и библиографическую (картотеки, указатели и базы данных, раскрывающие содержание собственного архива; каталоги и базы данных со ссылками на книги, газетные и журнальные публикации, ресурсы сети Интернет).

Простейшим видом справочного аппарата архива является список (алфавитный, тематический или хронологический) хранящихся в нем документов. Может применяться на начальной стадии работы.

Использовать картотеки гораздо удобнее: их размеры ограничены лишь трудолюбием составителя, их легко пополнять, изменять в них данные и порядок следования записей. Не очень сложно – если вдруг срочно понадобится – изменить всю структуру картотеки. Карточки располагают в алфавитном (фамилии, названия организаций, улиц или городов), хронологическом (прямом или обратном), предметном или систематическом порядке. Периодически, раз в несколько лет, можно создавать отдельный хронологический ряд картотеки, полностью повторяющий ее структуру. Это позволит ускорить поиск, если известна дата события. Можно вести картотеку собственно архива, а также библиографическую (например, ссылки на публикации в газетах) и фактографическую (установочные данные на персоны или организации). Можно выделить специальные разделы картотеки: некрологи, рецензии, топография и т. п.

Предметная и систематическая формы организации картотеки имеют свои достоинства и недостатки. Предметная картотека больше подходит для поиска ответов на конкретные вопросы, обобщение и анализ в этом случае затруднены; систематическая – наоборот, облегчит обобщение и анализ, но, пожалуй, усложнит поиск ответа на конкретные вопросы. Предметную картотеку разумно применять в сочетании с архивом, хорошо структурированным по тематике документов и отраслям знания, систематическую – с архивом, структурированным преимущественно по формальным признакам документов. Это в какой-то степени взаимно скомпенсирует слабые стороны архива и его справочного аппарата.

При организации предметной или систематической картотеки разумно взять за образец аналогичный по назначению каталог любой крупной библиотеки по соседству (там же могут помочь и советом). Удобно применять стандартные каталожные карточки, которые легко приобрести. По возможности записи на карточках оформляйте в соответствии со стандартом библиографического описания, принятым в библиотеках. Стандартную библиографическую запись можете дополнить любыми необходимыми для работы элементами.

Если ресурсы позволяют, то вместо бумажных носителей для ведения архива и его справочного аппарата можно использовать электронные. Рассмотрим применение локальных поисковых машин, систем управления базами данных (СУБД) и систем электронного документооборота.

Простейшим (в смысле трудозатрат и умственных усилий) средством организации архива электронных документов является использование локальных поисковых машин – «искалок» для контекстного поиска. Они занимают промежуточное положение между средствами поиска файлов, встроенными во все операционные системы, и поисковыми машинами, применяемыми в Интернете. От первых они отличаются развитыми средствами формулировки запросов, скоростью поиска, встроенными генераторами отчетов. От вторых – тем, что работают на локальной машине или в локальной сети, хотя, в некоторых случаях, могут передавать запросы на поиск информации большим поисковым машинам Интернета.

После установки «искалки» на компьютер пользователь задает диски или каталоги, в которых хранится архив электронных документов, а также типы файлов, из которых он состоит (текст, документ, файл электронной таблицы, страничка из Интернета и пр.). Программа читает все найденные файлы, причем не только их содержимое, но и специальные поля (заголовок, автор, дата, ключевые слова и т. п.), которые могут присоединять к содержимому файла многие текстовые процессоры и другие программы. Из слов, содержащихся в файлах, строятся особым образом организованные индексы, которые могут составлять 5 – 20% от объема исходных файлов.

Эта процедура выполняется в фоновом режиме и может занимать значительное время. Когда в архив вносятся новые документы или изменяются старые, индекс достраивается. При запросе на поиск «искалка» обращается только к индексу и быстро составляет список файлов, в которых формально встречаются искомые слова в нужных сочетаниях. Из найденных документов неплохо бы составить списки, их можно обрабатывать дальше, в частности загружать документы для последующей работы в текстовые процессоры, электронные таблицы, выводить на печать. Таким образом, за счет небольших предварительных затрат времени при текущей работе над архивом достигается высокая скорость при обращении с запросом.

Достоинства: компактность, скорость, дешевизна, простота использования. Недостатки: поиск только формальный, контекстный – возможность анализа или обобщения на стадии поиска отсутствует; «искалка» не может обращаться к документам, не хранящимся в электронной форме, а значит, не должна быть единственным применяемым средством организации архива или его справочного аппарата.

Использование для организации архива и/или его справочного аппарата различных систем управления базами данных (СУБД) требует, как правило, существенных расходов на приобретение программного обеспечения, определенной квалификации разработчиков и пользователей, а также значительных трудозатрат на создание и пополнение баз данных (БД). Больше всего времени уходит на описание документов в БД – предварительную обработку документа: оценку его смысла, присвоение каждой записи систематических индексов и ключевых слов, наилучшим образом отражающих его содержание, установление связей между записями базы данных. В специальные поля можно занести сведения об авторах, персонах, названия организаций, даты, статистическую информацию, систематические индексы, ключевые слова, аннотации, ссылки на источник публикации, место хранения документа, линк ресурса в Интернете и многое другое. В некоторых случаях прямо в полях базы данных хранят даже тексты документов или прямые ссылки на них.

Журналисту-расследователю помогают в его работе базы данных, организованные по двум типам (это же относится и к архивным материалам вообще): «объектоцентрический» и «источникоцентрический». В первом случае вся информация об объекте (персоне, организации, строении, событии) собирается с течением времени в одной записи БД, посвященной этому объекту, а на источники информации (исходные документы) устанавливаются ссылки. Например, ссылки на статью в газете о преступлениях банды из 10 человек в Приморском районе Санкт-Петербурга могут попасть в 10 персональных записей на членов этой банды, а также в следующие записи: о бандитизме, о криминальной обстановке в Приморском районе, о деятельности РУБОПа, о деятельности оперативника (имярек), о грабежах, об убийствах, об угоне автомобилей и т. д. Это требует больших трудозатрат и творческих усилий, зато каждая запись подобной базы данных в любой момент времени представляет собой фактически готовое досье на человека, событие, явление.

При организации баз данных по второму типу конкретной статье в газете (или документу) соответствует только одна запись, с указанием в полях ключевых слов: фамилий бандитов, видов преступлений, географических или топографических объектов и т. д. Это менее трудоемкий и более формальный процесс. В данном случае досье собирается лишь на стадии поиска в базе данных. Такой подход уменьшает трудозатраты на стадии сбора материалов и увеличивает их на этапе поиска информации в архиве и ее обработки.