Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве
Шрифт:
Не забудьте, что работник также должен расписаться в приказе о своем приеме на работу!
Регистрация документов о приеме После подписания приказа руководителем сотрудник кадровой службы регистрирует приказ в журнале или картотеке регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. На практике из-за большого объема работы эта процедура часто выпадает из поля зрения сотрудников кадровых служб. Однако это ошибка: документ в обязательном порядке должен быть зарегистрирован.
Затем необходимо заполнить на вновь принятого работника личную карточку и подшить подлинник приказа в дело. Через 5 дней после приема работника на работу на основании приказа о приеме делается запись в трудовой книжке в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
Заверенные работником отдела кадров копии приказа (распоряжения) о приеме распределяются в следующем порядке:
1) 1 экземпляр передается в бухгалтерию;
2) 2 экземпляр подшивается в личное дело работника;
3) 3 экземпляр подшивается в дело «Приказы о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. Копии» с целью ведения информационно-справочной работы.
По требованию (письменному заявлению работника) работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).
Реквизит «Отметка о заверении копии» выглядит следующим образом:
Верно
Начальник отдела кадров
_________________
(Ф.И.О)
_________________
(наименование организации)
Дата_________________Если копия выдается по запросу сторонней организации, то подпись должностного лица, заверившего копию, скрепляется печатью, в приведенном нами примере – печатью отдела кадров.
Сроки хранения
В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения в 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив.
Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет. Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения 5 лет (ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
А теперь приведем несколько образцов кадровых документов, заполняемых при приеме на работу.Приложение 1.
Образец заявления о приеме на работу
Генеральному директору_________________(Наименование организации)_________________(Ф.И.О)проживающей(му) по адресу:_________________(адрес)
Заявление
Прошу принять меня на работу в бухгалтерию на должность старшего бухгалтера.
Дата_________________
Ф.И.О_________________
Главный бухгалтер
_________________
(Ф.И.О)
Дата_________________
Отдел кадров
В приказ с
Дата_________________
Генеральный директор _________________
(Ф.И.О)
Дата_________________Приложение 2.
Таблица 1.1. Унифицированная форма № Т-1 Утверждена ( постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»)
1.3. Типичные ошибки, совершаемые при оформлении трудовых книжек
Принимая сотрудника на работу, опытный специалист кадровой службы в первую очередь поинтересуется его трудовой книжкой. Ведь именно благодаря этому документу он получит достаточно четкое представление о том, что за человек пришел в коллектив, каков его профессиональный стаж, уровень квалификации, как долго он остается верен «родному» предприятию. Вместе с тем трудовая книжка – это еще и основной документ, свидетельствующий о наличии трудовых отношений между работником и работодателем. Наш материал о проблемах, возникающих в связи с этим у работников кадровых, о наиболее часто встречающихся ошибках и о том, как можно их избежать.
Самыми распространенными ошибками, встречающимися при работе с трудовыми книжками, являются:
1) недочеты при заполнении трудовых книжек;
2) использование бланков старого образца;
3) нарушение правил хранения и выдачи трудовых книжек;
4) незнание нормативной документации;
5) ошибки, связанные с психологическими качествами кадрового работника, его желанием пойти навстречу своим сотрудникам.
Рассмотрим подробнее эти ошибки.
Первая группа ошибок связана с недочетами в заполнении трудовых книжек.
При всей простоте бланка трудовой книжки грамотно его заполнить сможет не каждый.
В трудовой книжке делаются записи о приеме сотрудника на работу (даже если ему еще предстоит пройти испытательный срок) и увольнении, сведения о награждении и учебе. Рассмотрим, как оформлять книжку во всех этих случаях.
Допустим, нужно оформить новую трудовую книжку. Сначала заполняют титульный лист. Здесь указывают сведения о работнике – его фамилию, имя, отчество и дату рождения. Вносить такие данные можно на основании любого документа, удостоверяющего личность, в том числе военного билета, загранпаспорта, водительских прав (п. 2.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 г. № 69). Напомним: ранее подобные сведения можно было брать только из паспорта или свидетельства о рождении.
На титульном листе книжки записывают также сведения об образовании, профессии и специальности. Как и раньше, это делается на основании документов об образовании и квалификации (диплома, аттестата, свидетельства), заверенных надлежащим образом. Здесь имеется в виду, что записи об образовании надо вносить только на основании оригиналов документов. Исключение – случаи, когда бумаги потеряны. Тогда можно использовать копии, заверенные в образовательном учреждении. Еще годятся копии, которые заверены на предыдущем месте работы, куда в свое время сотрудник предъявлял оригиналы документов. Можно также вносить сведения о незаконченном высшем образовании, несмотря на то что диплома у такого работника еще нет. Основанием для внесения таких сведений могут быть справка из института, зачетная книжка или даже студенческий билет. Обратите внимание, что в настоящее время записи о времени обучения в трудовую книжку не вносят.
И, наконец, на титульном листе следует поставить печать предприятия. Сам работник и кадровик, который отвечает за ведение трудовой книжки, ставят здесь свои подписи.
Теперь перейдем к самой книжке, разделу «Сведения о работе». При приеме на работу сотрудник кадровой службы должен указать не только полное наименование организации, но и сокращенное (если такое есть). В графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 – дату, когда ее внесли. Трудовая книжка оформляется после того, как человек проработал в организации более пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Но при этом в книжке записывают дату, указанную в приказе о приеме на работу. Сама запись приводится в графе 3. А в графе 4 трудовой книжки дают ссылку на документ, на основании которого делается запись (в соответствии с п. 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 г.).
Если человек трудится в организации на условиях совместительства, делать записи необязательно. Но если сотрудник хочет, чтобы в книжке была указана работа по совместительству, то нужно поступить следующим образом. Человеку выдают копию приказа о приеме на работу по совместительству. Он относит эту бумагу в организацию, которая является основным местом работы. Там и будет внесена запись в трудовую книжку.
Если работник получает еще одну профессию, это также необходимо отразить в его трудовой книжке. Запись делают на основании диплома или удостоверения. При этом указывают название профессии и присвоенный разряд. Время обучения в книжке не указывают.
Раздел «Сведения о награждении» должна заполнять та организация, где находится трудовая книжка. Здесь все как обычно: сотрудник кадровой службы пишет полное название предприятия-работодателя и сокращенное, если оно есть. Указывают порядковый номер записи, дату. Делают саму запись (кто наградил работника, за какие достижения и какими наградами) и приводят ссылки на документы.
При прекращении трудового договора надо указывать соответствующие статьи Трудового кодекса и пункты этих статей (ч. 6 ст. 66 ТК РФ).
Пример
Волков Семен Федорович 19 января 2004 г. устроился на работу в ООО «Северянка» токарем 3-го разряда. В этот же день руководитель организации подписал приказ № 7 о приеме Волкова на работу. А.М. Петрова, начальник отдела кадров, внесла записи в трудовую книжку Волкова.
В марте 2004 г. Волков устроился по совместительству на работу в ООО «Фокус». При этом он захотел, чтобы в его трудовую книжку внесли соответствующую запись. Для этого Волков принес в ООО «Северянка» копию приказа о приеме на работу в ООО «Фокус» по совместительству (№ 20 от 2 марта 2004 г.).