Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе
Шрифт:
Невозможно переоценить силу письма, написанного от руки! В мире эфемерного цифрового общения, спама и никому не нужной информации письмо, написанное от руки, говорит получателю: «Я выбрал время, чтобы написать вам иным, более значимым способом». Выбранный способ общения становится частью письма – он говорит: «Вы важны для меня».
Электронная почта
Электронная почта сегодня стала самым распространенным способом письменного делового общения. Ваше письмо попадет в поток деловых писем, получаемых человеком. Обязательно укажите тему письма, чтобы оно не попало в спам или не было случайно пропущено получателем.
LinkedIn – очень удобный и профессиональный способ начать общение с другим человеком. Не перегружайте его повторяющимися сообщениями или просьбами связать вас с человеком, который не отвечает. У разных людей разные критерии определения того, насколько часто и тесно они готовы с кем-либо общаться. Ваши шансы возрастут, если просьба о контакте будет более личной. Не используйте стандартные сообщения, иначе вас можно будет принять за сетевого робота.
Это отличный способ быстро и легко достучаться до нужного человека. Знаком вежливости является перепост записей других людей и пересылка сообщений, которые могут представить для них интерес. Но не увлекайтесь. Одного-двух таких постов в неделю будет достаточно.
ПИСЬМА И ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ
Ваш первый контакт с потенциальным работодателем может стать результатом успешного нетворкинга. Значит, у вас должны быть рекомендации. Вы можете написать или позвонить человеку (разумеется, упомянув о том, кто вас рекомендовал). Порой приходится обращаться к совершенно незнакомым людям. В таком случае приходится писать безличное письмо или звонить потенциальному работодателю, который о вас никогда не слышал. Правильно составленное письмо может произвести хорошее впечатление и повысить ваши шансы на получение работы в сравнении с холодными звонками.
СОВЕТЫ ПО ВЕДЕНИЮ ТЕЛЕФОННЫХ ПЕРЕГОВОРОВ ДЛЯ СОИСКАТЕЛЕЙ
Хотите ли вы добиться приглашения на собеседование или просто узнать о имеющихся вакансиях, вам пригодятся наши советы (см. также главу 23).
ПРАВИЛЬНОЕ ОТНОШЕНИЕ. Будьте дружелюбны и открыты во время разговора. Никогда не злитесь на то, что человек, от которого вы ожидаете услуги, не перезвонил вам. Всегда старайтесь беречь время других людей. Говорите прямо, вежливо и по делу.
ЛУЧШЕЕ ВРЕМЯ ДЛЯ ЗВОНКА. Обычно лучшее время для звонка – с 8.00 до 9.00 и после 16.00.
ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ГОЛОСОВОЙ ПОЧТОЙ. Если вы звоните очень рано или очень поздно, когда ваш абонент, работающий, скорее всего, с девяти до пяти, не может вам ответить, можно воспользоваться голосовой почтой. Оставьте сообщение на прямой линии того, с кем хотите переговорить.
ФИЛЬТРАЦИЯ ЗВОНКОВ. Не пытайтесь подружиться с человеком, который занимается фильтрацией звонков. Ведите себя дружелюбно и позитивно. Если вы покажетесь секретарю или помощнику агрессивным или холодным, то наверняка найдутся причины отложить ваш звонок. Скажите, что вы понимаете: человек, которому вы пытаетесь дозвониться, очень занят. А потом спросите, в какое время будет удобнее с ним связаться. Обязательно поблагодарите секретаря или помощника в конце разговора – вне зависимости от результатов. Если вам удалось добиться успеха, то искренне поблагодарите еще раз – секретарь или помощник этого заслуживает.
«ПОЖАЛУЙСТА, НИКАКИХ ТЕЛЕФОННЫХ ЗВОНКОВ»
ВОПРОС: Как следует действовать после отправки резюме и сопроводительного письма по электронной почте? Когда такие письма отправляются в ответ на размещенное объявление о вакансии, в объявлении обычно есть приписка: «Пожалуйста, никаких телефонных звонков». Однако чаще всего фирмы просто не отвечают тем, кто отправил резюме. Мне это кажется очень невежливым, хотя и вполне понятным в нынешней экономической обстановке. Есть ли какой-нибудь способ пробить «электронную стену» и выяснить, принимает фирма людей на работу или нет?
ОТВЕТ: Вы оказались в ситуации «уловки-22»: проблема возникнет в любом случае, будете вы действовать или нет. Если работодатель сразу пишет: «Никаких телефонных звонков», а вы позвонили, то что ваш поступок скажет о вашей способности выполнять указания?
Давайте сразу же откажемся от любых телефонных звонков. Попробуйте провести определенную «разведку» и выяснить имя сотрудника кадровой службы, к которому можно было бы обратиться по электронной почте. Чтобы узнать имя сотрудника, загляните на сайт компании – там иногда размещают координаты сотрудников. Можно также позвонить в отдел кадров и спросить, с кем можно пообщаться по поводу работы и каков адрес его электронной почты. Третий вариант – поискать тех, кто мог бы помочь вам узнать имя такого сотрудника.
Компании, которые не отвечают соискателям, откликнувшимся на объявление о вакансии, поступают невежливо, грубо и портят собственную репутацию. У соискателей работы складывается негативное представление о таких компаниях. И дурная репутация может плохо сказаться на самой фирме. Ведь соискатели работы в один прекрасный день могут оказаться клиентами или инвесторами – плохие воспоминания не будут способствовать успешному сотрудничеству.
Компании обязаны общаться со всеми, кто к ним обращается, в том числе и с соискателями работы. Если компания заранее просит не звонить, а затем не откликается на ваше электронное письмо, то спросите себя: «А действительно ли я хочу работать в подобном месте?»
Холодные звонки
Подготовившись к разговору, решительно приступайте к делу. Не волнуйтесь из-за того, что приходится звонить кому-то повторно. Будьте вежливы, позитивны и настойчивы – эти качества высоко ценятся в деловом мире. В то же время следите за тем, не раздражен ли секретарь или помощник из-за вашего повторного звонка. Почувствовав раздражение, в следующий раз напишите письмо.
Когда вас соединили с человеком, который занимается приемом на работу, ведите разговор четко и конкретно:
1. Представьтесь, назовите того, кто порекомендовал вам обратиться в фирму (если таковой есть), вкратце опишите имеющийся профессиональный опыт, назовите место текущей работы (если такое имеется), скажите, что вас интересуют потенциальные вакансии.
2. Если собеседник поддерживает разговор, спросите, можно ли отправить резюме с сопроводительным письмом (уточните, как это сделать: в письменной форме или по электронной почте). Не настаивайте на личной встрече, если собеседник не проявил искренней заинтересованности.
3. Прежде чем повесить трубку, поблагодарите собеседника: «Я знаю, насколько вы заняты, и высоко ценю то, что вы нашли время, чтобы побеседовать со мной». Персонализация и завершение разговора на дружеской ноте произведет на собеседника позитивное впечатление.
ОБЪЯВЛЕНИЯ О ВАКАНСИЯХ
Увидели ли вы сообщение о вакансии на сайте самой компании, на сайте агентства по трудоустройству или в газете, строго выполняйте требования, изложенные в нем.
Некоторые компании оставляют почтовый адрес, куда следует направлять резюме, другие предлагают соискателям номера факса или электронной почты.
Внимательно читайте объявление, чтобы понять, какого типа работник нужен компании. Затем правильно составьте сопроводительное письмо – при возможности отразите в нем опыт и достижения, соответствующие ожиданиям компании. Такое внимание к деталям выделит ваше письмо из сотен других.
РАБОТА С АГЕНТСТВАМИ ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ
Большинство частных агентств имеют дело с компаниями, которые ищут работников, а не с соискателями. В таких случаях платить за услуги агентства вам не придется – все оплачивают компании, прибегнувшие к их помощи. Компании, которые ищут работников, обычно составляют список вакансий и ищут претендентов на открытом рынке, поэтому не советуем вам ограничиваться только возможностями агентства. Поиск работы через агентство – это всего лишь один и далеко не единственный способ.
Встреча с рекрутером
Прежде чем рекрутер агентства предложит вашу кандидатуру потенциальному работодателю, постарайтесь лично с ним встретиться. Эта встреча важна не меньше, чем собеседование, поэтому уделите особое внимание одежде, приходите точно вовремя, возьмите с собой резюме и рекомендации и будьте готовы откровенно рассказать о своих целях, достижениях и навыках. Кроме того, постарайтесь продемонстрировать искреннее уважение к рекрутеру, его опыту и знаниям. Вежливость всегда приносит плоды. И потенциальный работодатель, и рекрутер считают социальные навыки кандидата очень важными.
Между собеседованием в агентстве по трудоустройству и у потенциального работодателя существует серьезное различие, связанное с неблагоприятной информацией о кандидате или о его послужном списке. Хотя на собеседовании о приеме на работу лгать никогда не следует, но совершенно необязательно сообщать о том, что вас уволили, если вам не зададут соответствующего вопроса. В агентстве по трудоустройству ситуация другая. Постарайтесь показать себя в выгодном свете, но помните о том, что рекрутеру не нужны неприятные сюрпризы при общении с работодателем. Честно расскажите все о своей работе и личной истории. Поскольку рекрутер отвечает перед работодателем, ему не хочется оказаться в неловком положении, предложив тому неподходящую кандидатуру. Если внутренний голос подсказывает, что бывший начальник вряд ли даст вам лестную характеристику, сообщите рекрутеру об этом.