Короче: меньше слов – больше смысла
Шрифт:
Жизнь военных намного более загружена, чем у гражданских лиц. Гросс, как никто другой, осознает, что его выступления должны соответствовать напряженному расписанию председателя комитета начальников штабов. «Проблемы национальной безопасности очень сложны, – говорил Гросс. – И приходится сочетать это с общей загруженностью делами, трудными ситуациями, случающимися в условиях информационной атаки, круглосуточными новостями, вечно звонящим Blackberry, мобильными телефонами и смартфонами, которые постоянно с нами».
Несмотря на то что Гросс специализируется в самом важном и сложном юридическом вопросе – национальной безопасности, ему удается сократить свой доклад до одной страницы. «Мы склонны думать, что сложные задачи не могут быть изложены коротко, – говорит он. – Но придется считаться с тем, насколько люди заняты и как много у них текущих проблем. Я постоянно напоминаю себе: “Лучше уместить речь на одну страницу, чем на две. А половина листа – совсем хорошо”».
Помимо этого, Гросс преподает в юридической школе университета Вирджинии и университета в Джорджтауне. В качестве примера он указывает на неэффективные методы, которые можно встретить среди юристов, когда во время рассмотрения дела обсуждается абсолютно всё, даже раковина на кухне. «В суде они приводят всевозможные аргументы, надеясь, что это сработает, – говорит он. – Один из приемов, которому я учу и сам использую в своей практике, – это метод предварительных результатов. Нет ничего хуже, чем экспертное заключение, которое приходится читать от корки до корки, чтобы понять суть рекомендации».
Гросс дает возможность получателям своих писем и документов узнать тему до того, как они дочитают первый абзац. «Прочитав первый абзац или побыв несколько минут на заседании, люди сразу понимают, что я собираюсь сказать и что мне от них нужно, – говорит он. – Если вы не сообщите этого заранее, а начнете издалека, аудитория не будут слушать вас внимательно».
«Почему?» – это очень важный вопрос, определяющий проблему, которую вы пытаетесь разрешить.
Подумайте, как вы охарактеризуете, скажем, стул. Вы сразу же перечислите обязательные компоненты: четыре ножки, сиденье, спинка и деревянная или металлическая основа. Для бизнеса описание может включать историю, товары, расположение и финансовые показатели. Но, скорее всего, вы не будете объяснять, зачем здесь стоят стулья или для чего существует ваш бизнес.
В книге Start with Why Саймон Синек утверждает, что большинство организаций не могут ответить на вопрос «зачем?» и только избранные способны разъяснить: как, где, сколько и когда. Опуская вопрос «зачем?», они оставляют нас запутавшимися в подробностях (например, ваша компания была основана в 1968 году. Но почему это имеет значение?).
Чтобы быть эффективным и продуктивным, необходимо разобраться в сути проблемы. Причина, по которой вам нужен стул, состоит в том, что, устав стоять, на нем можно отдохнуть. Главная цель вашего бизнеса в действительности означает определение проблемы. Ответив на вопрос «почему?», все, что вы будете говорить в дальнейшем, выстроит логичный путь решения этой проблемы (например, теперь я понимаю, почему история имеет такое значение).
Выводы:
• Отвечайте в первую очередь на насущные вопросы. Люди хотят с самого начала четко понимать причины для этой беседы.
• Не допускайте путаницы. Поскольку вы способны уточнять детали по ходу рассказа, слушатели могут сохранять внимание и понимать, как это связано друг с другом.
• Выявите суть проблемы. Вы можете быстро добраться до сути, так как ответ на вопрос «зачем?» выделяет и определяет основную проблему.
Гросс также отметил, что часто люди ошибочно полагают, будто все участники дискуссии мыслят одинаково. «Нам кажется, что все обладают равными с нами опытом и образованием», – объясняет он. Если вы не убедитесь в том, что все в курсе дела, некоторые из присутствующих большую часть времени будут пытаться понять, о чем ваше выступление.
Чтобы избежать этого, Гросс каждый раз перед выступлением пытается поставить себя на место слушателя. «Умные люди говорят: “Знай свою аудиторию”. Вам приходится не только знать ее, но и говорить на ее языке».
По мнению Гросса, чтобы быть кратким и эффективным, нужны личная храбрость и военная дисциплина. Забудьте про отговорки, которыми вы пытаетесь оправдать неподготовленные презентации.
1. Вы боитесь потерять публику. Если люди думают, что они потеряют внимание аудитории, нить обсуждения или не выиграют дело, их речь бессвязна. Тщательно продумайте выступление, чтобы оно звучало как можно убедительнее, и будьте уверены: все заинтересованы с первой минуты. Если вы хорошо подготовились, это поможет вам.
2. Вы слишком много внимания уделяете слайдам, а не содержанию речи. Гросс предпочитает вообще не пользоваться PowerPoint. Вместо этого постарайтесь запомнить три ключевых момента и внимательно изучите материал. Это избавит вас от необходимости постоянно сверяться с текстом на слайдах.
3. Вы боитесь потерять суть. Нет причин беспокоиться о том, что во время обучения вы не сможете передать всю информацию. Как только вы приведете свой главный аргумент, никто не сможет выглядеть умнее вас, даже если вы пропустите некоторые детали, в особенности если у вас нет под рукой презентации PowerPoint, способной увести в сторону от существа дела.
4. Вы относитесь к теме с энтузиазмом. Люди, увлеченные своей презентацией, всегда хотят, чтобы публика чувствовала то же самое. Но красноречие – плохой помощник. А вот убедительные и хорошо сформулированные идеи – это то, что нужно.
5. У вас нет времени составить план. Это неправда: время на его создание всегда есть. Неважно, где вы его сформулируете – в голове или на салфетке. Но обязательно определите цель презентации, три ключевых слова и вывод выступления. Это неотъемлемый элемент подготовки любой успешной презентации.
Если генерал армии США способен сократить сложные военные юридические заключения до одной страницы, то и у вас нет причин не быть кратким. Это не всегда просто, но сделайте это как можно раньше.
Вернем PowerPoint былую эффективность
Бернардо Валенсуэла, вице-президент чикагской компании Navistar по производству транспортного оборудования, выступил перед высшим руководством с докладом о расширении международных связей, использовав презентацию всего из семи слайдов.
Валенсуэла отметил, что несколько руководителей, говоривших до него, потратили много сил и времени на подготовку презентаций, поэтому он решил поступить иначе. «Все было просто и логично, и при этом имело большой смысл для слушателей, – утверждал он. – Я посвятил первые три слайда описанию текущей ситуации, упомянул некоторые моменты из истории, а затем продемонстрировал наши возможности. Последний слайд привлек внимание, поскольку руководители увидели, как много мы могли бы заработать».
Презентация была настолько успешной, что руководство предложило ему выступить еще раз. «Тем же вечером мне позвонили и спросили, не могу ли я выступить снова», – рассказывает он. При этом Валенсуэла не только сократил количество слайдов до минимума, но и структурировал выступление, постепенно подводя слушателей к финальному аккорду – потенциальной прибыли. Большинству руководителей приходится выслушивать неорганизованные и затянутые презентации, не имеющие четких выводов. Неудивительно, что в этом случае поступило предложение выступить еще раз.
Бернардо Валенсуэла выиграл благодаря краткости, а также продемонстрировал руководителям компании свои возможности и объективность, завоевав внимание и, главное, поддержку руководства.
Тренировка в стиле TED Talk
TED – это множество конференций, проводимых во всем мире, на которых обсуждаются технологии, развлечения и дизайн. Как часть деятельности Sapling Foundation выступления и презентации на TED содержат наиболее вдохновляющие идеи, продолжительность изложения которых ограничена 18 минутами. Выступающие на конференции TED гости и сотрудники всегда лаконичны. Они знают, что краткость – это уважение к времени и вниманию аудитории. Их слоган звучит просто: «Идеи, достойные распространения». И если ваша идея заслуживает внимания, поделитесь ею.