Чтение онлайн

Что люди делали до изобретения электронной почты? Они разговаривали. Сейчас в некоторых офисах коллеги общаются только с помощью электронной почты, даже если сидят рядом друг с другом. Согласно одному шотландскому исследованию, иногда люди проверяют электронный ящик 30–40 раз в час. Некоторые компании запрещают электронное общение на определенное время, чтобы заставить коллег поговорить друг с другом или позволить им поработать, не отвлекаясь на страшный почтовый ящик. Конечно, никто не хочет, чтобы сослуживец постоянно отвлекал его вопросами. И, если вам нужно фиксировать сказанное, электронная почта полезна. Но существуют хорошие поводы избегать ее. По почте трудно понять тон сообщения: когда вы считаете, что ответили непринужденно, получателю может показаться иное. Кроме того, если вы зададите кому-нибудь вопрос лицом к лицу либо по телефону, то с гораздо большей долей вероятности получите ответ сразу. В то время как ваш запрос может остаться незамеченным в чьем-то почтовом ящике. Разговор также позволяет избежать длинных диалогов в письмах, когда другие люди оказываются не в курсе проблемы, и снижает риск того, что все начнут нажимать кнопку «ответить всем», еще больше засоряя почтовые ящики. Звонки в режиме конференции более эффективны для принятия сложных решений, вовлекающих нескольких людей, но встать из-за своего стола и пройтись до рабочего места или офиса коллеги – отличный способ немного передохнуть, размять ноги и узнать друг друга получше.

ОТВЕТ: разговор

Наверное, немного существует людей, которые никогда не сожалели о том, что сгоряча отправили сердитое письмо. Один из способов предотвратить это – прислушаться к внутреннему голосу, спрашивающему: «Стоит ли мне это отослать?» Ответ, скорее всего, будет «нет». Попросите коллегу, которому вы доверяете, прочитать письмо и высказать свое мнение. Или пусть вам на помощь придут технологии: установите почтовое приложение, подобное «Boomerang», позволяющее установить задержку отправления письма, чтобы можно было изъять его после отправки. Другой, самый дешевый и простой вариант действий, когда вы чувствуете себя слегка раздраженным, – отойти от компьютера и ответить после того, как у вас будет возможность успокоиться. Ваш ответ непременно будет более взвешенным.

ОТВЕТ: позже

Если вы подавлены количеством работы, которую нужно выполнить, попробуйте разбить ее на контролируемые сегменты. Русский психолог 1920-х годов Блюма Зейгарник выяснила, что, если хотя бы начать задание, наш мозг с большей долей вероятности вспомнит про него. Поэтому шанс выполнить это задание становится выше, чем если мы вообще к нему не приступали. Такая точка зрения перекликается с убеждениями гуру по управлению работой и личной жизнью Дэвида Аллена: «Проблемы начинаются тогда, когда вы не делаете того, что решили сделать». Вот три рекомендованных психологами способа по управлению объемами своей работы:

• составьте один большой список или несколько отдельных списков для разных проектов. Либо воспользуйтесь табличным форматом, приведенным ниже;

• расставьте приоритеты. Рассортируйте задание по четырем категориям: срочные и важные, несрочные, но важные, срочные, но неважные и несрочные и неважные. Так вы поймете, с чего нужно начать. Если все кажется срочным и важным, попробуйте передать большинство заданий другим исполнителям;

• спросите себя, что произойдет в худшем случае, если вы не выполните задание вовремя, и как вы справитесь со своей неудачей. Это успокоит вас и позволит сделать объективную оценку вещей.

Желание выложиться на полную – похвальное качество. Но перфекционизм, доведенный до экстремального уровня, не всегда является лучшим рецептом успеха. Согласно профессору Рэнди Фросту, американскому психологу, изучавшему этот предмет, перфекционисты могут чрезмерно критиковать себя и не верить в собственные силы. Они часто вырастают в семьях, в которых родители устанавливают очень высокие стандарты и резко критикуют ошибки. Конечно, здорово иметь коллег, которые задают ритм остальным и крайне внимательны к деталям, но перфекционисты могут быть нерешительными, замедлять работу, срывать сроки сдачи, не видеть общую картину, тем самым сводя с ума своих коллег (и начальников). Когда я мучилась по поводу детали, один бывший начальник, достигший многого, сказал мне: «Не позволяй лучшему быть врагом хорошего». Это здравый совет.

ОТВЕТ: достаточно хорошо

Это злободневная тема для психологов и инструкторов по персональному росту. Списки, несомненно, помогают занятым людям планировать и расставлять приоритеты. Но нужно ли составлять один длинный список или делать их несколько для разных заданий? И как часто их составлять? И где? На бумаге, компьютере, а может, в телефоне? Эксперт по управлению временем Дэвид Аллен предлагает составлять один главный список с такими заданиями, как «распланировать отпуск», «нанять нового работника», «съездить в автосервис», а под этими заголовками расписать необходимые для выполнения задания действия. Он также рекомендует легко обновляемые цифровые календари, чтобы следить за тем, когда нужно сделать необходимый шаг. Преимущество составления списка на электронном носителе состоит в том, что его проще обновлять на ходу, чем список на бумаге.

Если вы считаете, что вам полезно составлять списки, делайте это наиболее удобным для себя способом – то есть так, чтобы они действительно помогали вам выполнять задания в срок. Будучи маниакальной составительницей списков, я на работе предлагаю компромисс: начинайте новый список дел каждую неделю и выделяйте маркером важнейшие приоритеты (см. «Управление собственным временем»). Либо делайте заметки, до какого дня задание должно быть выполнено. Все невыполненные пункты можно перенести в новый список на следующей неделе.

ОТВЕТ: составляйте один список

Если, сосредоточиваясь в течение долгого времени на одном и том же сложном задании, вы когда-нибудь говорили «у меня болит мозг», вы были недалеки от правды. Невролог Джона Лерер, например, считает, что мыслительная часть мозга, ответственная за принятие решений, истощается при избыточной нагрузке; «переключение» и грезы наяву помогают привнести мысли и идеи из разных частей мозга, чтобы мы размышляли более творчески. Именно поэтому у нас часто возникает момент «Эврика!» во время бездумного глядения в окно или мытья посуды. Только не занимайтесь этим целыми днями.

ОТВЕТ: грезить наяву

Часто ли вы раздражаетесь, потому что вам кажется, что вы делаете гораздо больше остальных? Если ваша задача на работе – управлять людьми, возможно, стоит научиться более эффективно делегировать свои полномочия. Задания, которые нельзя выполнить в течение двух минут (согласно правилу эксперта по управлению Дэвида Аллена), можно либо передать другому, либо отложить до того момента, когда у вас будет на них время. Однако, передавая дела, убедитесь в том, что коллеги ясно понимают, что от них требуется, и согласны на это. Или сделайте себе пометку проверить их работу позже. В крупных компаниях можно составить онлайн-документ для каждого отдела, в котором указано, какие действия ожидаются от каждого работника. В конце недели каждый указывает, что было действительно сделано. Вам не нужен эксперт по управлению, чтобы понимать: признательность за хорошо выполненное задание или конструктивные замечания по поводу неудачи заострят ваше умение передавать дела.

ОТВЕТ: передать другому