Чтение онлайн

Перевод на аутсорсинг операций, не являющихся профильными для вашего бизнеса, – прием достаточно известный. Для многих компаний-дистрибьюторов кажется весьма привлекательным решение об отказе от собственных складов и передача складской логистики на плечи специализированного логистического оператора. Но не следует забывать и о подводных камнях… И главный из них – вы вступаете в отношения с другим юридическим лицом, управлять которым вы сможете только на основании договорных отношений. А это потребует от вас существенного пересмотра собственных бизнес-процессов.

Данный вопрос все чаще ставится перед директором по логистике в нынешних экономических условиях. Прежде всего давайте разберемся, почему собственники и руководитель компании задаются этим вопросом. Как правило, причины в следующем:

– складская логистика не является стратегическим направлением развития бизнеса вашей компании;

– за весь период деятельности фирмы не осуществлялись значимые инвестиции в склад;

– доля накладных затрат в бюджете склада занимает значительную часть (более 30 %);

– имеющийся склад используется в неполном объеме как по обороту складских мест, так и по времени работы;

– на рынке логистических услуг имеются приемлемые предложения как по уровню сервиса, так и по экономическим соображениям.

– Очень часто директора по логистике болезненно относятся к рассмотрению вопроса отказа от собственного склада и перехода на работу с логистическим оператором (т. е. на аутсорсинг складской логистики). Как правило, причины в основном субъективные. Действительно, ведь склад – это обычно самое крупное по численности подразделение. Оно придает дополнительную значимость директору по логистике, он уже знает, как им управлять. Собственный склад "прощает" недоработки в части регламентации бизнес-процессов, бюджетирование и экономические расчеты можно вести "от достигнутого" и т. п. Конечно, склад – хозяйство хлопотное. Но где хлопоты, там и зарплата…С другой стороны, аутсорсинг в нашей стране – дело новое. Рынок складской логистики еще только находится в стадии созревания, множество компаний-дистрибьютеров уже обжигались на "незрелом партнере" и вновь возвращались к собственному складу. Тем более, что многие дистрибьютеры в наше время, разбираются в складской логистике лучше, чем иные ЛО. Но рано или поздно, все встанет на свои места. Каждый должен заниматься своим делом. Дистрибьюторы будут покупать и продавать товары, а ЛО производить и продавать логистические услуги. Современная логистика требует серьезных инвестиций. Без этого она останется на первобытном уровне. А инвестиции делаются только в том случае, когда они вкладываются в основной бизнес! Только тогда они дают максимальную отдачу. И это уже вопросы стратегического планирования бизнеса компании. Домостроевские тенденции в построении бизнеса – тупиковый путь…

Ответ на этот вопрос начинается с экономического анализа.

Подготовьте три варианта расчетов:

Вариант 1. Собственный склад с учетом возможной оптимизации процессов и расходов.

Вариант 2. Комбинированный – собственный склад + аутсорсинг части складских операций.

Вариант 3. Полный перевод складских операций на аутсорсинг логистическому оператору.

Расчет необходимо делать не менее чем на 3 года вперед исходя из номинального варианта прогноза продаж на данный период.

Данный расчет – серьезный вопрос. Если у вас нет опыта в его подготовке, лучше обратиться за помощью к консультантам и специализированным фирмам.

Результаты расчета необходимо рассматривать коллегиально, с учетом мнений продажников, маркетологов, финансистов и, конечно же, руководства компании, так как данный вопрос относится к стратегическому направлению развития фирмы на долгосрочную перспективу.

Допустим, вами принято решение о привлечении ЛО для осуществления складских операций с вашим товаром.

Для начала сформулируйте конкретное техническое задание вашему будущему партнеру. Укажите характер груза (товара), объем хранения, объемы поставок, отгрузок и прочих складских операций, с учетом сезонности. Обязательно опишите потребность в дополнительной предпродажной подготовке товара, если таковая имеется.

Поиск ЛО следует проводить на конкурсной основе. Автор лично отрабатывал около 30 предложений. В том числе 24 компании посетил лично, прежде чем сформировался список "финалистов". Из этого списка на коллегиальное рассмотрение были предложены три компании с примерно одинаковым перечнем услуг и близкими экономическими показателями (расценками на услуги).

Далее подготовьте свой вариант договора с будущим логистическим оператором. При этом обратите внимание на следующие вопросы.

1. Четко пропишите все основные процессы, которые вы передаете на исполнение ЛО. Не должно быть разночтений в границах процессов приемки товара, постановки на хранение, набора заказов, контроля, комплектации и отгрузки. Учтите при этом специфику по-клиентной комплектации и отгрузки по направлениям (маршрутам). Для компаний-дистрибьюторов это очень важно. Ведь для ЛО – единственный клиент – это вы. Но ведь набранные заказы вы отгружаете множеству получателей груза, т. е. своим клиентам. При этом нужно учитывать, что отгружать их необходимо в определенной последовательности с учетом правил погрузки в транспортное средство. Если вы не учтете это заранее, то в дальнейшем в этой части создается почва для разногласий.

2. Имейте в виду, что ЛО не будет участвовать в каких-либо "серых" или "черных" технологиях хранения и отгрузки товара. Для него весь товар, принимаемый на ответственное хранение, – "белый". А следовательно, проблемы в этой области вы будете решать самостоятельно.

3. Ценообразование следует производить в привязке к прописанным процессам. К примеру, в понимании ЛО в тариф на набор заказов включаются снятие товара с мест хранения и перемещение в зону комплектации. Вы же считаете, что в эту операцию должны еще входить контроль, поклиентная комплектация и подготовка к отгрузке по направлениям. И если ранее с другими своими клиентами ЛО этих операций не делал, то у вас могут возникнуть серьезные разногласия уже в процессе работы (после подписания договора). И таких нюансов в части разграничения операций и соответственно тарифов достаточно много.

4. Разработайте ограничители и нормативы на выполнение основных операций для ЛО. Ведь вам важно, чтобы заказ не просто собрали, но еще и собрали в нужное время с нужным качеством! Пример приложения с описанием ограничителей и нормативов на выполнение операций – приложение 10.

5. Важнейший вопрос – конкретизация требований к качеству складских операций и ответственности за отклонения от установленных требований в этой области. Во-первых, определитесь, что вы будете понимать под качеством складских операций, во-вторых, в какой форме будут предъявляться претензии, регламентный срок на их отработку и далее ответственность за отклонения от согласованных параметров качества. При этом ответственность должна быть предельно конкретной и легко рассчитываемой по итогам работы за установленный период.

6. Определитесь в дополнительных работах, которые требуются вам в качестве предпродажной подготовки. Нередко именно они могут стать камнем преткновения, так как ЛО может оказаться не готов выполнять их в нужном объеме. А продавать товар, к примеру, без специальной стикеровки, неприемлемо для вас…

7. Обеспечение учета и сохранности товаров. Заранее оговорите процедуру сверки баз данных.

Изначально следует договориться о системе текущих инвентаризаций и ежегодной полной инвентаризации товаров с остановкой всех рабочих процессов и физическим пересчетом товара совместными счетными группами. Данная работа потребует от ЛО дополнительных ресурсов. Поэтому расценки на операции пересчета следует оговорить заблаговременно, также как и описать процедуру инвентаризации. Не забывайте и о том, что оприходование излишков производится с соответствующим налогообложением.

8. Разработайте систему документооборота и информационного обмена.

Рассмотрим основные отчеты и документы, используемые в работе с ЛО:

8.1. Файл описания продуктов – Productfile. Предоставляется клиентом в электронном виде, обычно в виде файла в формате Excel. Файл содержит описание каждого продукта, стоимость товара, передаваемого на ответственное хранение, должен быть предоставлен для ввода необходимой информации в учетную систему ЛО до начала операций по соответствующему продукту. Productfile может изменяться и пополняться по мере необходимости.