Microsoft Access 2007
Шрифт:
2. В окне свойств перейдите на вкладку Макет и для свойства Режим вывода укажите Только на экран .
В нашей форме примечаний нет, поэтому нет необходимости вывода области примечаний на печать.
3. Перейдите на вкладку Конструктор и из группы Элементы управления выберите инструмент Вставить разрыв страницы .
4. Укажите место для разрыва страницы, щелкнув кнопкой мыши на нижней границе области данных.
Теперь форма готова к печати. Чтобы проверить, как будут выглядеть распечатанные данные, можно воспользоваться функцией предварительного просмотра.
1. Откройте главное меню программы, нажав кнопку Office в левом верхнем углу окна программы Access.
2. В меню выберите пункт Печать .
3. Далее выберите пункт Предварительный просмотр .
4. В группе Масштаб выберите раскладку на две страницы на одном листе (рис. 3.25), чтобы видеть, как будут выглядеть первая и вторая страницы.
Рис. 3.25. Предварительный просмотр
5. Нажмите кнопку Печать
на вкладке Предварительный просмотр . Откроется окно Печать (рис. 3.26).
6. В поле Имя выберите принтер из списка установленных в системе принтеров. В поле Состояние отобразится готовность принтера к печати. Если состояние отличается от Готов , выберите другой принтер или устраните неполадки.
7. Если необходима печать в файл, установите флажок печать в файл группы Принтер .
8. В группе Печатать укажите диапазон печатаемых страниц.
9. В группе Копии укажите количество копий.
10. Нажмите кнопку Настройка , после чего откроется окно Параметры страницы (рис. 3.27).
11. В группе Поля укажите размеры полей. Результаты вносимых изменений отображаются в окне предварительного просмотра Образец .
Для разделенной формы можно также указать, какую часть печатать.
12. Нажмите кнопку ОК .
Если необходимо проверить свой ства принтера, нажмите кнопку Свойства . Открывающееся при этом ок но и его содержимое зависят от типа принтера.
13. Когда все готово к печати, нажмите кнопку ОК .
14. Если вы печатаете в файл, то появится окно Печать в файл (рис. 3.28). Укажите имя файла и нажмите кнопку ОК .
15. Если же вы выбрали для печати существующий принтер, то сразу появится сообщение о процессе печати. Теперь вы можете распечатать любую форму в Microsoft Access 2007. В следующем разделе будет рассмотрено использование формы в качестве интерфейса для работы с дан ными.
Работа с формой
Основное назначение формы – создание удобного интерфейса для редактирования данных. В данном разделе будет изучено практическое использование созданной ранее формы Основная форма Клиенты .
Добавление записи
Вы уже знаете, что последняя запись в таблице является пустой записью, предназначенной для создания новых записей. Аналогично функционирует и форма. Если перемещаться последовательно по записям с помощью панели навигации, то по окончании существующих записей будет открыта пустая запись, в которую можно вводить данные. Однако не обязательно каждый раз прокручивать все записи таблицы, чтобы добавить новую запись. На панели навигации существует специальная кнопка перехода к пустой записи, которая и будет использована.
Внимание!
Возможность добавления записей в связанную с формой таблицу регулируется свойством формы Разрешить добавление. Чтобы с помощью формы можно было добавлять новые записи в таблицу, свойство Разрешить добавление должно иметь значение Да. Просмотреть или изменить значение свойства Разрешить добавление можно с помощью области Окно свойств при открытии формы в режиме конструктора.
1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .
2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть ее.
Выбранная форма открылась на первой записи таблицы Клиенты .
3. Для добавления новой записи нажмите кнопку Новая запись
на панели навигации, расположенной в нижней части окна.
Вы видите, что форма открылась в режиме добавления новой записи, все поля очищены.
4. Введите значение в поле Имя (например, Василий Пупкин).
5. Введите значение в поле Телефон (например, 1111-11-11).
6. Введите значение в поле Адрес (например, г. Минск, ул. Зеленая, 23–24).
Примечание
Для перехода к следующему полю формы используйте клавишу Tab.
7. Нажмите клавишу Enter для сохранения записи.
8. Щелкните дважды кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты в области переходов, чтобы открыть таблицу (рис. 3.29).
Рис. 3.29. Таблица Клиенты с добавленной новой записью
Вы можете видеть, что в таблице Клиенты появилась новая запись.
Примечание
Если некоторых полей таблицы нет на форме, то при добавлении новой записи в таблицу с помощью этой формы в качестве значений таких полей устанавливаются значения по умолчанию. В качестве данных поля по умолчанию используется значение, заданное с помощью конструктора таблиц в свойстве Значение по умолчанию. Если свойство Значение по умолчанию для поля не установлено, применяются системные умолчания Microsoft Access 2007 – числовые поля устанавливаются равными нулю, а в текстовые поля записывается строка пробелов.
Изменение записи
Для изменения существующей записи необходимо сначала найти нужную запись. Между записями можно перемещаться последовательно, используя панель навигации, или же использовать поиск нужной записи.
Рассмотрим эту панель, расположенную в нижней части формы (рис. 3.30).
Рис. 3.30. Панель навигации
Панель навигации содержит следующие элементы управления:
• кнопка перемещения к первой записи таблицы