Чтение онлайн

Резюме

В этой главе вы познакомитесь с объектом запрос и его использованием в Microsoft Access 2007; узнаете, какие бывают виды запросов, на практике рассмотрите процесс создания и изменения запросов. В итоге вы научитесь самостоятельно создавать и редактировать запросы для своих нужд.

Запрос – это обращение к данным для получения информации либо выполнения действий над ними. С помощью запросов вы сможете просмотреть, проанализировать, отредактировать данные из одной или нескольких таблиц, отсортировать определенные данные, сделать выборку по желаемым условиям, выполнить запрос из таблиц, который может пригодиться вам для составления форм и отчетов.

Существуют следующие виды запросов:

• к серверу – выборка данных с сервера;

• на выборку – выборка данных из таблиц базы данных;

• на изменение – разрешает изменять данные в таблицах (удалять, обновлять и добавлять записи);

• на автоподстановку – позволяет автоматически заполнить поля для новой записи;

• на создание таблицы – создание новой таблицы на основе данных одной или нескольких существующих таблиц.

Рассмотрев существующие виды запросов, стоит остановиться на запросе на выборку, так как этот вид запроса используется намного чаще, чем другие.

К данным таблиц можно обратиться, затем извлечь их, выполнить какие-либо вычисления – все это осуществляется с помощью запроса на выборку. Та ким способом также можно получить любую информацию о данных, выполнить фильтрацию данных, внести данные в форму или отчет, осуществить автоматизацию управления данными.

В Microsoft Access 2007 существует четыре пути создания запросов:

• с помощью мастера запросов;

• с использованием конструктора запросов;

• в режиме SQL-редактора;

• на основе существующего фильтра.

Далее подробно будет разобран каждый из способов создания запросов.

Создание с помощью мастера

Сейчас вы узнаете, как создать простой запрос в Access 2007 с помощью мастера запросов. Для этого следует выполнить следующее.

1. Откройте желаемую базу данных.

2. Перейдите на вкладку Создание (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Вкладка Создание

3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Мастер запросов в группе Другие . Откроется первое окно мастера запросов (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Первое окно мастера запросов – создаем новый запрос

4. В появившемся окне предложено четыре варианта создания запросов. Выберите вариант Простой запрос и нажмите кнопку ОК . Откроется следующее окно мастера запросов (рис. 5.3).

Рис. 5.3. В следующем окне мастера следует указать таблицу для запроса

5. Для создания запроса в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите необходимую таблицу.

148

6. Выбрав таблицу, укажите также нужные поля из списка Доступные поля . Переместите их в список Выбранные поля нажатием кнопки

(рис. 5.4).

Рис. 5.4. Выбранные поля таблицы

7. После переноса полей в правый список нажмите кнопку Далее , на экране появится окно мастера запросов (рис. 5.5).

Рис. 5.5. В этом окне мастера задается имя запроса

8. Вы можете указать название вашего нового запроса в поле Задайте имя запроса . Можете также посмотреть результаты выполнения запроса, установив переключатель в положение Открыть запрос для просмотра данных . После выполнения указанных действий переходите к следующему шагу, нажав кнопку Готово .

9. Мастер запросов завершит свою работу. При этом создастся и сохранится запрос в текущей базе данных. Вы сможете увидеть название вашего нового запроса в области переходов, а выбранные данные – в таблице главного окна (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Таблица с выбранными по запросу данными

Как видите, создание простого запроса с помощью мастера отнимает менее минуты времени и не вызывает никаких сложностей. Ниже вы познакомитесь с созданием отчета с помощью еще одного инструмента – конструктора запросов.

Создание запроса в конструкторе

Создание нового запроса с помощью конструктора запросов несколько сложнее, но в данном случае вы получите гораздо больше возможностей. При использовании конструктора запросов вы можете не только создавать новые запросы, но также изменять уже имеющиеся запросы в базе данных. Если вы запустите конструктор, то увидите инструменты, с помощью которых вы можете создать и изменить запрос. В появившемся окне находятся таблица запроса, бланк запроса (таблица, ячейки которой используются для определения структуры и свойств запроса).

Для создания запроса с использованием конструктора выполните следующее.

1. Откройте желаемую базу данных.

2. Теперь перейдите на вкладку Создание (см. рис. 5.1).

3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Конструктор запросов в группе Другие . Откроется окно Добавление таблицы (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Окно Добавление таблицы

4. В появившемся окне есть три вкладки: Таблицы , Запросы , Таблицы и запросы . На вкладке Таблицы выберите необходимую таблицу и нажмите кнопку Добавить . Затем нажмите кнопку Закрыть , после чего на экране появится пустой бланк запроса на основании выбранной таблицы (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Бланк запроса в конструкторе запросов

5. В нижней части окна в открывающемся списке Поле выберите необходимое поле таблицы (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Выбор поля таблицы

6. В поле Вывод на экран снимите флажок, чтобы данное поле не выводилось на экран.

7. Выберите следующий раскрывающийся список Поле и укажите другое поле для формирования запроса.

8. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить . Появится окно, в котором вы сможете ввести имя нового запроса (рис. 5.10).

Рис. 5.10. Окно Ввод имени запроса

9. Нажмите кнопку ОК . Для просмотра запроса нажмите кнопку Выполнить на вкладке Конструктор . Вы увидите следующее (рис. 5.11).

Рис. 5.11. Результат запроса

В окне представлен результат выполнения запроса – поле Адрес из таблицы Клиенты . Поле Телефон на экране не выводится, так как вы сняли флажок Вывод на экран . Создание запроса с помощью конструктора занимает больше времени, но предоставляет значительно больше возможностей.

Создание запроса из фильтра

Фильтр является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Как и в запросах на выборку, фильтры извлекают подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Между фильтрами и запросами на выборку существуют некоторая связь, то есть запрос можно сохранить в виде фильтра, а фильтр использовать для создания нового запроса.

Попробуем разобраться с созданием запроса на основе фильтра.

1. Откройте нужную базу данных. В области переходов щелкните кнопкой мыши на нужной таблице.

2. Перейдите на вкладку Главная .

3. В группе элементов Сортировка и фильтр нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , чтобы открыть список доступных пунктов. Выберите пункт Расширенный фильтр . Измените существующий или создайте новый фильтр.

4. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Применить фильтр .

5. Вы можете изменить условия фильтра, если вас не устраивают записи таблицы. После выполнения процедуры вы можете сохранить фильтр в виде запроса, возвратившись в окно Конструктора фильтра . Перейдите на вкладку Главная . Нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , расположенную в группе Сортировка и фильтр . В открывшемся меню выберите команду Сохранить как запрос . На экране появится окно, в котором вы можете ввести имя нового запроса (рис. 5.12).

Рис. 5.12. Окно Сохранение в виде запроса

6. Введите имя запроса в поле Имя запроса и нажмите кнопку ОК . В результате вы получите запрос к базе данных. Как видите, создание запросов в Microsoft Access 2007 проходит довольно быстро и не вызывает сложностей. Но это еще не все: созданные запросы можно модифицировать, о чем и будет рассказано в следующем разделе.

Запрос, сохраненный в базе данных Microsoft Access 2007, можно изменять. У вас есть возможность корректировать имя запроса, править его текст в формате SQL, а также редактировать запрос в конструкторе запросов. Ниже представлены несколько наиболее распространенных действий, производимых над запросами.