Чтение онлайн

Работа секретаря во многом определяет эффективность деятельности того руководителя, которого он обслуживает. Профессиональный секретарь должен иметь высокий уровень личной культуры, знания, требуемые для выполнения должностных обязанностей, и уметь использовать их на практике в повседневной деятельности.

Работа секретаря в большей степени, чем других сотрудников, требует знаний правил делового этикета, а также определенных природных качеств – доброжелательности, оптимизма, уравновешенности, сдержанности, чувства собственного достоинства.

Секретарь напоминает своему шефу о деловых встречах, готовит к ним необходимую документацию, оформляет материалы результатов встречи, контролирует сроки выполнения решений, принятых в ходе деловой встречи или переговоров. Секретарь также выполняет ряд других работ по указанию руководителя.

Требования делового этикета к внешнему виду и манерам секретаря достаточно просты, однако степень их выполнения часто служит основанием для формирования определенной оценки не только шефа, как делового человека, но и организации в целом. Поэтому если секретарь – женщина, то предпочтительна для нее такая же одежда, как и для любой деловой женщины, – костюм или строгое платье. Исключены джинсы и другая одежда из джинсовой ткани, лосины, брючки в обтяжку, шорты, майки и т. д. Нельзя находиться на работе в босоножках, спортивной обуви, без чулок.

Серьезным элементом этикета переговорного процесса является также, к примеру, рассадка за столом переговоров. Она должна производиться в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом служебного положения участников встречи.

Все переговорщики ставят перед собой задачу достижения соглашения с учетом своих интересов и влияния в нужном направлении на связи с партнером. Именно поэтому контакты в ходе переговоров должны создавать благоприятную атмосферу для заключения соглашения, отвечающего интересам обеих сторон. В основе переговоров должна быть ориентация на долгосрочное партнерство, в противовес одноразовой сиюминутной выгоде.

Важными чертами умелых переговорщиков являются гибкость, готовность к уступкам, компромиссам. Участники переговорного процесса, которые не используют их, утрачивают способность вести переговоры, так как их позиция становится требованием, не подлежащим обсуждению.

Важной частью переговорного процесса является умение слушать, а это довольно утомительная работа. Если хотите, это своего рода искусство. Любой участник переговоров лучше раскрывает свою позицию, если чувствует, что на него обращают внимание и внимательно, с интересом слушают. Арабы любят слушать, но они любят слушать громкую, внятную и живую речь. Дело в том, что интонация, громкость голоса, выражение лица, жесты, поза говорящего придают порой произносимым словам совершенно иной смысл: можно смягчить резкость формулировки улыбкой или придать им некоторый юмористический оттенок. Это, тем не менее, не лишает вас возможности донести до партнера по переговорам серьезность намерений и незыблемость вашей позиции.

Не следует убеждать партнера в ошибочности его точки зрения. Такая позиция может вызвать его раздражение. Надо давать понять, что вы разделяете интересы партнера, слушаете его внимательно и с уважением.

В то же время не нужно рассматривать согласие партнера идти на уступки как проявление его слабости. Напротив, следует показывать, что подобное поведение партнера дает возможность избежать затруднений и в этом смысле усиливает позиции обеих сторон.

Надо стремиться, чтобы каждая сторона, принимающая участие в переговорах, активно вносила свою лепту в выработку решения. Переговоры – это прежде всего диалог равноправных участников.

Несколько слов о речи делового человека. Выступающий должен помнить, что ясность речи обеспечивает ее понимание. Необходимо говорить общепринятым языком даже о самых сложных вещах. Речь должна быть точной, хорошо отражающей замысел говорящего.

К сожалению, распространенным недостатком деловой речи является приверженность к общим словам, пустым фразам и многословию.

«Величайшее из достоинств оратора, – отмечал Цицерон, – не только сказать, что нужно, но и не сказать того, что не нужно».

Результаты любого переговорного процесса во многом зависят от микроклимата, который складывается в отношениях между его участниками. Следует работать непрерывно над улучшением отношений между теми, кто принимает участие в переговорах. Совместная трапеза, совместно проведенный уик-энд, своевременное извинение, выражение соболезнования и т. п. – все это также способствует нормализации обстановки и установлению благоприятного климата.

Учитывая важность человеческого фактора, к переговорам надо готовиться заблаговременно.

Большое значение имеет знание национальных и региональных традиций в области переговорного процесса, хотя в наше время, в эпоху универсализации мировой практики постепенно вырабатывается общая модель переговоров. Она включает в себя как процедуру самих переговоров, так и подготовку к ним. При этом обращает на себя внимание тот факт, что непосредственный контакт партнеров – это лишь видимая часть переговорного процесса. Основная часть работы, от которой во многом зависит успех переговоров, скрыта от посторонних глаз.

Поскольку хорошее знание партнера позволяет избегать субъективных влияний на решение проблемы, следует еще до переговоров максимально узнать будущих партнеров, обладать информацией об истории создания фирмы, национальных и религиозных привычках, симпатиях и антипатиях ее руководителя, его хобби.

На стадии подготовки следует определить свои цели в предстоящих переговорах, взвесить все возможные «за» и «против», спрогнозировать возможные точки пересечения ваших интересов с интересами партнеров, продумать сценарий переговоров.

Современный мир становится все более единым. Расширяется сфера общения людей, упрощаются возможности их перемещения из страны в страну, из государства в государство. И даже не перемещаясь, люди благодаря современной технике могут общаться друг с другом. Общение людей разных национальностей, культур и разных взглядов является значительной частью их повседневной жизни. А это требует взаимопонимания. Как его достичь? Знакомясь, к примеру, с обычаями и манерой поведения мусульман, мы постепенно привыкаем к тому, что наши коллеги существенно отличаются от нас не только степенью выражения эмоций, но и дистанцией общения, то есть той «культурной дистанцией», которой они придерживаются во время разговоров со своими партнерами по коммуникации. Она обычно короче, чем принято у европейцев. Эти нормы сформировались как бы сами по себе, на бессознательном уровне, без каких-либо предписаний, юридических или религиозных. Иногда можно заметить, что арабы и европейцы во время общения испытывают какое-то обоюдное неудобство, будто им что-то мешает, но при этом они никак не могут понять, в чем же, собственно, причина подобной дисгармонии.

Когда говорят о манерах поведения делового человека, то имеют в виду прежде всего его способность быстро приспосабливаться к непривычным условиям и ситуациям, сохраняя при этом естественность и уверенность в общении с незнакомыми людьми, умение завоевывать их внимание, располагать к себе. Повторим еще раз золотое правило нравственности: поступай по отношению к другому так, как ты хочешь, чтобы поступали по отношению к тебе.

Хорошее владение общими правилами межличностного общения дает возможность анализировать ситуацию, принимать во внимание интересы партнера, говорить с ним на «общем» языке. Все это необходимо для достижения максимальной эффективности тех контактов, которые осуществляются между партнерами.