Чтение онлайн

Гербовые печати должны иметь органы государственной власти – как федерального, регионального, таки муниципального уровня. Печати с изображением герба РФ требуются и частнопрактикующим нотариусам при совершении ими юридически значимых действий, например, нотариально заверенных сделок по ипотеке жилья. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Гербовые печати в обязательном порядке должны быть зарегистрированы.

Зарегистрированные печати имеют уникальный номер, который виден на внешнем ободке оттиска и является дополнительной защитой печати от подделки. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Документом установлено, что использование (наличие) печати является правом, а не обязанностью хозяйственных обществ. При этом в определенных случаях может быть закреплена обязанность компании использовать печать. Для защиты прав и законных интересов контрагентов хозяйственных обществ предусмотрено, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе хозяйственного общества.

Внимание! В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009) печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Внимание! Недопустимо ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица

В организации может быть разработан Перечень документов, на которых обязательно проставляется гербовая печать (приложение 14).

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации. Печать структурного подразделения – это дополнительная печать.

Запомните! Приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Печати подлежат обязательному учету. Для этих целей ведется специальный журнал. Форма журнала представлена в приложении 15.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя организации.

Хранить печать необходимо в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.

Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение оттиска), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать.

Определение: копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа [22] .

В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа.

Определение: копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их [23] .

В любом случае, копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке организации или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Когда документы были исполнены на бланках организации, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому в соответствии с п. 2.3–2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 7.0.8—2013 определяет его следующим образом.

Определение: заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись».

Заверительная надпись имеет следующий вид: отметку «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.

При отправке копии документа в другие организации ее необходимо заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Также нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников заверенных копий приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов. Заверенные копии документов могут предъявляться при поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельности.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (2002) архивные копии из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.