Чтение онлайн

В соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Этот же сотрудник при оформлении личного дела работника заверяет и копии личных документов: дипломов, аттестатов и др.

Замечание! Нотариальное заверение копий необходимо лишь в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.

Однако на практике многие организации требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Порядок нотариального заверения копий документов установлен «Основами законодательства Российской Федерации о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы) (ред. от 21.07.2014).

При свидетельствовании копий с документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с которых нельзя засвидетельствовать. Например, не следует снимать копии с документов, на которых имеется указание о том, что копия с этого документа не снимается или что документ копированию не подлежит.

В частности, документ может иметь гриф секретности – реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него, что следует из Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233) или Федерального закона от

21.07.1993 № 5485—1 «О государственной тайне». Такие отметки могут быть на медицинских заключениях и справках, свидетельствующих о психическом заболевании лица.

Внимание! Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа (ст. 80 Основ).

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Внимание! Документы, изложенные на нескольких листах, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью – это требование ч. 3 ст. 45 Основ относится не только к свидетельствуемой копии, но и к документу, с которого свидетельствуется данная копия

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например, заявление, поручение, доверенность. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Свидетельствование копии с копии документа, выданного юридическим лицом, возможно в том случае, если копия выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ.

Внимание! В этом случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица, согласно ст. 79 Основ. Данная копия, выданная юридическим лицом как самостоятельный документ, должна иметь исходящий номер и дату выдачи, подпись должностного лица с приложением печати.

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом только в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При свидетельствовании копии с копии документа надлежит руководствоваться формами удостоверительных надписей на свидетельствуемых документах, утвержденными приказом Министерства юстиции РФ 10.04.2002 № 99 (ред. от 04.07.2014), которые указывают на возможность только единожды засвидетельствовать копию с копии однажды уже засвидетельствованной копии документа. Таким образом, законодательно ограничено количество такого вида документов, поскольку удостоверительная надпись нотариуса на свидетельствуемых документах не может выполняться в произвольной форме, а только лишь по тем формам, согласно ст. 51 Основ, которые установлены Министерством юстиции РФ.

Представители сторонних организаций имеют право снимать копии с конфиденциальных документов только с разрешения руководителя структурного подразделения фирмы (с указанием конкретного материала, количества копий) и на основании письменных запросов руководителей сторонних организаций, при условии совместной работы с использованием конфиденциальной информации, а также при условии подписания с ними соглашения о конфиденциальности или заключения договора, содержащего условие о конфиденциальности.