Чтение онлайн

Стоячая вешалка избавит вас от необходимости запихивать свитера и пальто в книжные шкафы и ящики стола. Ее можно спрятать за дверью или поставить в угол.

Другой элемент хаоса — офисные принадлежности и оргтехника. То, что предназначено для служения нам, запросто может мешать. Посмотрим.

Как насчет принадлежностей, которые вам больше не пригодятся? К примеру, у вашей компании изменились телефоны и вам выдали новые бланки и визитки. В таком случае сдайте старые в макулатуру, вместо того чтобы хранить их на полке годами.

Ваша компания перешла на другой формат документов и старые папки больше не подходят? Отдайте их тем, кому они могут пригодиться (к примеру, канцелярии в школе вашего ребенка или районной библиотеке). Не можете придумать, кому отдать, тогда просто выбросьте их.

Осмотрите полки и рабочий стол — нет ли там электронных устройств, которыми вы больше не пользуетесь (или не пользовались никогда)? Мы как раз пытаемся избавиться от ментальности, частью которой являются фразы вроде «Когда-нибудь это может мне понадобиться».

Избавьтесь от устаревших справочников.

Теперь сфокусируем внимание на вещах, которые вы принесли из дома, чтобы сделать атмосферу в офисе более уютной. Проверьте, не многовато ли их на вашем рабочем месте.

Старые фотографии нужно отвезти обратно. (Если ваш сын уже получил диплом, а на снимке он — первокурсник, может, пора заменить фото?)

Если в вашем офисе жарковато, не устанавливайте слишком много вентиляторов или один, но такой большой, что с его помощью вполне можно охладить все здание. В том, что касается комфорта, мы часто перегибаем палку. Посадите свое рабочее пространство на диету. Кстати, это предупреждение касается и обогревателей. Вам и в самом деле мало одного? И не забывайте, на самом деле вы месяцами не пользуетесь вентилятором или обогревателем! Их стоит отвезти домой и привезти тогда, когда они потребуются.

Вы случайно не коллекционер? Один или два предмета могут способствовать индивидуализации рабочего пространства, а вот пятьсот плюшевых медвежат, черепашек, лягушек и прочей живности — это, уж извините, перебор.

Мы подошли к последней категории — «разное». Какие малозначительные предметы можно в нее включить?

Взгляните на заслуженного собирателя пыли — офисный сувенир, который вам никогда в жизни не пригодится. Что мешает избавиться от него? Чувство вины? У вас есть выбор: сплавить эту вещь одному из коллег (разумеется, только в том случае, если вам ее подарили не на работе), отдать своему ребенку в качестве игрушки, оставить дома до праздника обмена подарками (подробности см. в главе «Декабрь») и, наконец, просто выбросить. Чувство признательности за подарок вполне понятно, однако нет никакой необходимости становиться его заложником и хранить бесполезную вещь, которая к тому же вам не нравится.

Нет ли у вас в кабинете предметов, которые вы собирались вернуть в магазин? Проверьте чек. Если вы опоздали, а использовать эту вещь дома нельзя, сделайте кому-нибудь неожиданный подарок. Это гораздо лучше, чем позволить этой штуке и дальше пожирать ваше ценное и, я полагаю, далеко не безграничное рабочее пространство.

Помнится, я работала с врачом, который собирал марки с конвертов. Такого количества марок, как у него, я не видела ни разу! Он просто неаккуратно вырывал из конвертов части с марками — вне зависимости от того, что на последних было изображено. Я обрезала края его марок, собрала их в один конверт и выбросила обрезки. А что вы сделаете со своими находками?

Когда услышите свой будильник, вынесите мусор. Верните взятые на время вещи коллегам. То, что нужно отвезти домой, сложите в багажник машины или, если поедете общественным транспортом, в коробку. И никаких колебаний! Помните, что вы развиваете в себе умение принимать решения, а не подвергать все сомнению!

Вторая неделя

Примените Волшебную формулу

На этой неделе вы можете:

Узнать, как работает Волшебная формула, наведя порядок в ящиках рабочего стола.

Необходимое время: от 30 до 120 минут (время может варьироваться в зависимости от положения дел на вашем столе).

Когда я только начинала работать с клиентами, была уверена, что однажды передо мной поставят организационную задачу, которую я не смогу выполнить. От мысли об этом просыпалась по ночам перед встречами с новыми клиентами: что я им скажу, если это все-таки произойдет? Спустя почти три года перестала волноваться по этому поводу, потому что заметила, что все мои проекты похожи друг на друга. Шкафы и папки, офисы и гаражи — любую зону хаоса позволяли упорядочить три шага. Я назвала их Волшебной формулой. Обещаю, что, когда вы овладеете техникой этих трех простых шагов, сможете применять их для организации чего угодно. Это и есть волшебство. В нашем случае формула поможет вам привести в порядок стол как снаружи, так и внутри. Волшебная формула:

Убрать.

Категоризировать.

Организовать.

Важно помнить, что не следует браться за решение всей задачи в целом. Никогда не устану это повторять! Каждый проект необходимо разбивать на посильные этапы. Знаете старую шутку: «Как съесть слона?» Ответ — «По кусочку». Рассмотрим каждый шаг по очереди.

Убрать

Уборка — это не только вынос мусора (хотя наверняка у вас в кабинете немало вещей, которые так и просятся на помойку). Этот шаг может быть творческим, поскольку он связан с удалением всего, что вам больше не нужно, всего, что вы больше не используете, всего, что вы просто не хотите держать в офисе. Он включает в себя возвращение взятых на время вещей коллегам, ненужных покупок — в магазин, сдачу бумаги в макулатуру или просто возвращение предмета на свое место. После уборки пространство начинает выглядеть менее хаотично, а это способствует ясности мысли. У вас уже был подобный опыт: на прошлой неделе вы провели скоростную уборку в офисе.

Категоризировать

Категории — основа организованной системы. Вы обретаете реальную силу, когда с первого взгляда можете сказать, сколько у вас тех или иных вещей. Дома в необходимости категоризации можно убедиться на примере кухонной утвари, продуктов и моющих средств. Если они категоризированы, вы точно знаете, когда покупать мыло, а когда — макароны. И рассортировать таким образом можно все — от канцелярских принадлежностей до документов. К примеру, если вы объедините маленькие предметы в одну категорию, гарантирую, вас удивит, сколько в вашем кабинете скрепок, кнопок и скотча. Пока они не собраны в одном месте, об их истинном количестве можно только догадываться. Чуть ниже мы рассмотрим категоризацию документов, связанных с тем или иным проектом. Тип предметов может меняться, но принципы организации остаются неизменными.

Организовать

Последняя часть Волшебной формулы — организация категорий таким образом, чтобы зона, в которой мы наводим порядок, стала приятной глазу и функциональной. На этой неделе мы наведем порядок в ящиках стола. Я научу вас применять формулу и расскажу о средствах, которые навсегда сохранят в ящиках чистоту. Если в вашем офисе этих средств не окажется, купите их — стоят они недорого. (В конце концов, если вы уйдете с этой работы, купленные вами инструменты организации можно будет забрать с собой.) Должным образом организованные ящики повысят продуктивность вашей работы.

тридцатиМИНУТНАЯ СКОРОСТНАЯ УБОРКА

Вы уже опытный уборщик, так что устанавливайте таймер на 30 минут и ныряйте в свои ящики. Я знаю, что это страшно — именно там оказывается вся офисная мелочь, которую туда запихивают. Я хочу, чтобы в следующие 30 минут вы забыли о жалости. Если этот предмет не используете, если он не нужен или не нравится — в мусор! Если вы считаете, что какая-то из вещей пригодится вам дома, откладывайте в отдельную кучку. Предмет принадлежит кому-то еще? Вернете его сразу по истечении получаса. Одна просьба: если у вас есть ящик для документов, забитый именно документами, не трогайте его до следующего месяца. А вот все, что не связано с документами, переберите. Обычно задняя часть ящика превращается в мертвую зону. Ну-ка, что вы там прячете? Таймер сработал, теперь посмотрим, что у вас осталось, и займемся организацией. Вот несколько подсказок. На данном этапе мы ищем предметы, от которых можно немедленно избавиться. Если вы не уверены — стоит ли выбросить вещь, задайте себе вопрос: когда я использовал ее в последний раз? Если это было давно (или этого не было никогда) и вы храните эту вещь «на всякий случай», советую расстаться с ней. Помните: скоростная уборка — это один из способов овладения первой частью Волшебной формулы.