Чтение онлайн

ПРОВОДИТЕ ОРГАНИЗАЦИЮ ПРИ ПОМОЩИ ПРАВИЛЬНЫХ ИНСТРУМЕНТОВ

Нам ни к чему, чтобы организация стоила вам больших денег, но все же я порекомендую несколько предметов, которые помогут не только организовать содержимое ящиков стола, но и сохранить такой порядок вещей надолго. Первое — это подложка, которую стелют в ящик. Я предпочитаю толстые, которые выглядят как бумажные полотенца и легко моются. Их обычно продают в рулонах, так что вам придется потратить несколько секунд на то, чтобы отрезать кусок нужного размера. Прокладка станет ключевым элементом организации ящика — она зафиксирует заданный вами порядок расположения предметов. Без нее достаточно будет одного хорошего толчка — и вуаля! Хаос вернется.

Когда будете покупать прокладку, не забудьте прихватить несколько маленьких контейнеров-пеналов — в них вы станете хранить мелкие предметы, которые в противном случае начнут рассыпаться по ящику. Эти контейнеры бывают акриловыми, пластиковыми и деревянными. Я предпочитаю акриловые, потому что их можно время от времени протирать, сохраняя первозданный вид вашего ящика. Контейнеры стоят недорого, к тому же при переходе на другую работу вы сможете взять их с собой — они будут служить вам и на новом месте. Я бы купила контейнеры разной формы и размера — их можно будет складывать в ящике, словно головоломку. Я ведь предупреждала, что организация — это весело? Впрочем, если вы хотите воздержаться от покупки контейнеров, ничего страшного в этом нет.

Возможно, компания выдала вам стандартный квадратный поддон, разделенный на секции. Он идеально подойдет для узкого среднего ящика. Маленьких углублений вполне достаточно для канцелярских принадлежностей. Если вы ощущаете себя комфортнее с большим запасом канцтоваров, можете хранить это все в отдельных пластиковых ящиках. Правда, для этих ящиков понадобится дополнительное место, и это точно будет не стол. Если у вас есть невысокий шкаф, он подойдет. Если нет — попробуйте приспособить для этого нижнюю полку книжного шкафа.

Вот подсказки для организации категорий

Положите ручки, карандаши, фломастеры и прочие писчие принадлежности, которыми вы регулярно пользуетесь, в настольный органайзер размером не больше кофейной чашки. У меня были клиенты, у которых на столе стояло несколько больших органайзеров. Это создает визуальный хаос и ложное ощущение безопасности. Ограничьтесь тем, чем пользуетесь в течение дня. Вам часто нужны ножницы? Поставьте их в этот органайзер. Иначе им место в верхнем ящике стола.

Если вам больше нравится пустой стол, не держите на нем писчие принадлежности. Их тоже можно сложить в верхний ящик, а запас — в большой пластиковый контейнер. Я в данном случае предпочитаю пенал. У меня есть небольшой матовый пенал, который лежит на верхней полке одного из трех моих офисных книжных шкафов — в нем я и храню запасные ручки, карандаши и т.д. У него есть и дополнительная функция: он служит держателем для справочников, в которые я время от времени заглядываю.

Для скрепляющих инструментов использую стандартный офисный органайзер, который находится в неглубоком верхнем ящике стола и который я щедро наполняю скрепками, резинками и клипсами для бумаги. Кстати, скрепки необязательно должны быть стандартными — их дизайн может быть весьма разнообразным и веселым.

Скрепки для степлера я бы из упаковки не вынимала — их очень легко рассыпать. Одной пачки, лежащей в задней части ящика, вам хватит на несколько месяцев. У меня на столе стоит диспенсер для скотча, в отдельном пластиковом ящике лежат еще два. Скотч высыхает, так что держать его про запас в больших количествах бессмысленно.

Очень многие хранят в ящиках стола чеки. Но знаете что? Им там не место! У вас есть выбор. Первый вариант: можно взять подвесную папку (обычно это картонная папка с металлическими уголками-«крючками», используется для хранения документов в «висячем» положении) с файлами, сделать на ней соответствующую надпись и, распределив чеки по категориям, поместить их в нее. Если ваши чеки в основном небольшого размера, купите папку с широким дном, краями «гармошкой» и карманами для файлов. Второй вариант: воспользуйтесь большими, четко маркированными конвертами.

Кстати, раз уж речь зашла о конвертах — с ними мои клиенты часто перебарщивают. Зачем хранить кучу конвертов в ящиках стола, когда можно воспользоваться подвесной папкой? Если же файлы не подходят к вашим ящикам, просто обратитесь к офис-менеджеру.

Клейкие листочки нравятся всем. Признайтесь, вам ведь хотелось бы, чтобы их изобретателем были именно вы? У большинства людей любовь к этим листочкам выражается в том, что листочков в их кабинете хватило бы на целую армию. Я бы оставила одну небольшую пачку на столе (для этого существуют специальные диспенсеры), а остальное отправила в один из тех акриловых органайзеров, которые упоминала выше. Кстати, снимите с листочков прозрачную пленку, в которой их продают. Зачем? От упаковки нужно избавляться при первой возможности — она зря занимает место, и смотреть на нее не особенно приятно.

Если вы храните в ящиках что-то связанное с личными банковскими счетами, лучше заберите эти предметы домой. В мире, где каждый день крадут личные данные, рано или поздно кто-то воспользуется тем, что вы не закрыли ящик на ключ.

Некоторые мои клиенты работают в офисах, где либо бумаг не так уж много, либо их папки хранятся в архивных шкафах вне рабочего пространства. Если это ваш случай, чудесно — положите в ящик для картотеки предметы личной гигиены и прочие вещи, которые хотите иметь под рукой. Постарайтесь только не превратить этот ящик в мусоросборник.

Впрочем, предметы гигиены лучше все же держать в одном из пластиковых ящиков. А в другой можно положить еду. (Еще одно предостережение: не забывайте о правилах хранения продуктов. Вы ведь не хотите, чтобы в вашем кабинете завелись тараканы, мыши или крысы?)

Все, что лежит на дне кучи, легко забыть и трудно достать. А вам нужно знать, что у вас есть, и иметь возможность немедленно этим воспользоваться. Контейнеры помогают избежать накопления посторонних вещей в ящиках стола. Заведите несколько в ящике для картотеки и храните в них различные мелкие предметы. Хотя лично я все же предпочитаю использовать картотечный ящик по назначению. Ведь это так важно — всегда иметь под рукой нужные документы (подробнее об этом мы поговорим в марте). В задней части ящика, как уже упоминалось, всегда существует мертвая зона. Если вам нравятся блокноты, сложите их туда.

И, наконец, вездесущие CD. Диски с нужными вам материалами можно хранить в скоросшивателе или специальном кейсе. Если у вас нет достаточно глубокого ящика для хранения чистых CD, может, свободное место найдется в книжном шкафу? На худой конец, если вы часто их используете, просто поставьте за монитором специальную пластиковую стойку.

А теперь сделаем шаг назад и оценим результат труда. Предвижу, что вы удивитесь, осознав, что должным образом организованные ящики стола могут вызвать у вас ощущение контроля над ситуацией и спокойствия. Ведь все, что нужно, всегда под рукой, а значит, вы экономите время!

Третья неделя

Расчистите свой стол

На этой неделе вы можете:

Быстро избавиться от хлама, мусора и прочих ненужных вещей.

Решить, какие предметы стоит держать на столе.

Необходимое время: по меньшей мере 60 минут (в зависимости от конкретной ситуации возможны варианты).

Я уверена, что вид организованных ящиков вас приятно удивил. А теперь наша цель — стол. Данная зона функционирует с ящиками как единое целое. Как часто мне попадаются клиенты, которые мало того что работают в маленьких офисных отсеках, так еще и заваливают свой стол всяким добром!