Чтение онлайн

Самым сложным элементом системы Фрэнка оказалась третья главная категория — «Инвестиции». Это была юридическая документация по сделкам. Каждый, кому приходилось иметь дело с адвокатами, знает, что они умеют вызывать сход бумажной лавины. При этом такие документы всегда должны быть под рукой.

Документы, касавшиеся отношений Фрэнка с партнерами по инвестиционному бизнесу, мы поместили в секцию «Финансирование».

Если речь идет о серьезных инвестициях в недвижимость, файлы на каждого арендатора не нужны — за здания отвечают управляющие компании. Им хватило и одного файла.

У каждого здания этой категории, как и у зданий «Аренды», был свой файл, разделенный на секции «Финансирование», «Юридические вопросы», «Менеджмент». И, разумеется, у этой главной категории, как и у двух первых, был свой цвет.

Категория четвертая: «Историческое наследие»

Фрэнк — член наблюдательных советов нескольких обществ, занимающихся вопросами охраны исторических памятников, и каждая из этих организаций порождала огромное количество документации. Он получал исторические справки и приглашения на встречи, семинары и благотворительные мероприятия. Эти материалы мы разместили в одном из картотечных шкафов.

Категория пятая: «Справочная информация»

Справочные материалы есть у всех. Это общая информация о бизнесе, которую можно использовать в разных сферах и категориях. К примеру, у Фрэнка в каждом здании был особый обслуживающий персонал — надежные люди из местных жителей, которые не заламывали цену.

Но время от времени по разным причинам кому-то из обслуживающего персонала нужна подмена. В справочной секции у него был файл «Обслуживающий персонал», и в случае необходимости он открывал его.

ПОСТАВЬТЕ ДИАГНОЗ

Мадлен — офис-менеджер, отвечающая за все дела крупной клиники в Сан-Франциско. Значительную часть ее кабинета занимают медицинские карты пациентов, расставленные в алфавитном порядке. Вот как мы распределили по категориям дела клиники:

Счета

Прямые (для пациентов без страховки)

Страховые

Электронные

Бумажные

Запросы

Принятые

Отказы

Отложенные

Маркетинг

Реклама в прессе

Реклама на радио

Офис

Общие Конференции и симпозиумы

Праздники

Пропуска на парковку / правила парковки

Персонал

Пенсионный фонд

Личные дела сотрудников

Медицинские страховки

Закупки

Канцтовары

Медицинские товары

Справочные материалы

ЛЕГКИЙ ДОСТУП

Если вещи легко доступны, их чаще используют. Ваш проект не должен пострадать оттого, что документы, связанные с ним, лежали в неудобном месте. Так происходит с большинством людей: мы бессознательно наносим вред собственной работе. Иногда левши (к числу которых принадлежу и я) хранят постоянно необходимые файлы в картотечном ящике, находящемся не слева, а справа. А все эти повороты туда-сюда ужасно раздражают!

Однажды я работала с клиенткой, у которой было два картотечных ящика. Левый открывать было легко, но при этом в нем лежали не самые нужные файлы. А правый был сломан и открывался только наполовину, и вот там-то моя клиентка хранила постоянно необходимые бумаги. Когда ей нужно было добраться до задней части ящика, она выгибалась, словно циркачка! Самое удивительное, что ей не приходило в голову переложить нужные материалы из сломанного ящика в тот, что открывался хорошо, а ненужные, наоборот, отправить в заедающий. У вас на рабочем месте ничего похожего не происходит?

Итоги

Каждый раз, когда Фрэнку нужна была та или иная информация, ему приходилось задавать себе один и тот же вопрос: «К чему это относится?» Когда у него появилась система категорий, зона поиска сузилась до двух ящиков и он всегда мог ответить на этот вопрос, лишь открыв их — цветные файлы помогали быстро определять местонахождение информации. Бумажные башни исчезли, и работа в офисе стала приносить Фрэнку только удовольствие. Вопрос «К чему это относится?» — ваш билет на поезд порядка и контроля.

Назовите категорию!

А теперь вам пора составить список главных категорий для своих файлов. Когда закончите, проанализируйте его. Не следует превращать в главные категории все подряд, вы ведь понимаете разницу между частью и целым? В системе Фрэнка главной категорией была «Аренда», а «Жильцы» — ее подкатегорией. Идея понятна?

Далее представлен список традиционных офисных категорий. Возможно, вы сможете использовать их в своей системе:

Информация о компании

Правила офисной коммуникации

Список телефонных номеров/график работы

Правила доставки

Правила пользования голосовой почтой

Контракты

Корреспонденция

Информация о сотрудниках

Список сотрудников

График отпусков

Личные дела

Инвестиционные планы

Юридическая информация

Правила парковки

Бланки

Титульные листы факса

Бланки писем

Дополнительные листы для писем

Рабочие бланки

Проекты (текущие)

Хранить текущие проекты и те, которыми вы занимаетесь периодически, можно в картотеке. Проекты Фрэнка касались разных направлений бизнеса, поэтому мы вынуждены разбить материалы на подкатегории. Если бы Фрэнку, чтобы найти последний счет от подрядчика, приходилось перебирать юридические документы, он бы попусту тратил время.

Не создавайте лишние категории. К примеру, материалы, подготовленные к офисной вечеринке, можно хранить в отдельном файле. Если же у вас будет свой файл и для цветов, и для кейтеринговой компании, и для аниматоров — и все для вечеринки на 20 человек, это организационный перебор!

Категории: шаг за шагом

Если вам все еще не удается составить список категорий, вот пошаговая инструкция, которая наверняка поможет. Обещаю: ваши категории здесь есть. Вам только нужно их распознать.

Возьмите один лист бумаги из выбранной кипы. Определите его место в будущей системе. Не откладывайте его со словами «Я решу это позже», иначе окажется, что вы попросту перекладывали бумаги из одной кипы в другую.

Выбрав категорию, запишите ее название на клейком листочке и приклейте на свободную поверхность. Положите извлеченный из кипы документ снизу или сверху листочка, так чтобы в данную стопку можно было класть и другие документы. Помните, что один лист бумаги никак не может быть категорией и не заслуживает отдельного файла.