Чтение онлайн

ПОМЕСТИТЕ E-MAIL В ФАЙЛ

Ответив на e-mail, помните, что ваше письмо автоматически сохраняется в компьютере. Нужна ли вам запись всех действий с электронной почтой? Если действительно нужна копия вашего ответа, почему бы не поставить себя в копию вручную? Входящую почту и ваши ответы можно сохранять в отдельную папку. Некоторые почтовые клиенты автоматически сохраняют переписку в виде диалога.

Если полученное письмо бесполезно, нажимайте Delete. Чувство вины здесь совершенно неуместно. Вам необходима информация, содержащаяся в письме? Переместите его в особую папку. Это важно, в частности, для проектов, которые требуют ведения документации. Также можно сохранять в отдельные папки письма, посланные определенным лицам (проконсультируйтесь на этот счет с ИT-специалистом вашей компании).

В компьютере тоже можно создать систему папок: к примеру, у вас и здесь могут быть папки «Сделать немедленно» и «Сделать в порядке общей очереди». Если вы работаете над несколькими проектами, можно завести папку «Сделать» каждого из них (при этом две описанные папки можно удалить, а можно и оставить — все зависит от ситуации).

В большинстве крупных корпораций существуют правила ведения документации. Следуйте им. Если же вы работаете в небольшой компании, поговорите с начальством о введении единого формата электронных писем для всех сотрудников. Так вы наверняка внесете вклад в ее развитие.

Файлы электронной почты необходимо координировать с файлами картотеки. Скажем, нужно быть последовательным, присваивая файлам названия: вам ведь не хочется, чтобы в компьютере файл назывался так, в картотеке — по-другому, а в Сети — как-то еще? Воспользуйтесь списком файлов и продублируйте, насколько возможно, их названия в компьютере. (Как составить список файлов, можно узнать из главы «Март».) Вы ведь уже проделали эту работу, так зачем снова изобретать велосипед?

Помните, как мы сдавали в архив файлы из картотеки? Старые электронные письма тоже нужно архивировать, через определенные промежутки времени перемещая их на сервер. Можно настроить почтовый клиент так, чтобы он делал это автоматически. И, разумеется, нужно назначить время, когда вы или ваш помощник будете вычищать эти письма.

Принципы организации неизменны везде, будь то киберпространство, жесткий диск компьютера или картотека в кабинете. Овладев этим искусством в одной области, вы легко примените его и в других.

Закончить эту главу я бы хотела историей из жизни. Одна из моих студенток недавно заявила, что у нее больше тысячи электронных писем в рабочем компьютере и более трех тысяч — в домашнем. Можете себе такое представить? И ведь это нагрузка не только и не столько на компьютер, сколько на ее мозг, ведь каждый раз, заходя в свои почтовые ящики, она видит эти горы писем! И каждое из них — непринятое решение! Если у вас сложилась похожая ситуация, немедленно займитесь удалением и сортировкой почты, чтобы прошлое не мешало вам жить в настоящем.

Третья неделя

Другие способы коммуникации

На этой неделе вы можете:

Решить, как отслеживать операции со своими файлами.

Превратить телефон или сервис мгновенного обмена сообщениями из пожирателей времени в инструменты повышения продуктивности работы.

Необходимое время: от 30 до 60 минут в зависимости от технологий, которые у вас уже имеются.

Технологии — это замечательно. Благодаря им электронные органайзеры сегодня есть практически у каждого. Значительная часть моего бизнеса зависит от Интернета, поэтому возможность своевременно получить e-mail и ответить на него — для меня вопрос жизни и смерти. Мой старый телефон позволял проверять почту, новый дает возможность полноценно пользоваться Сетью. Когда я заключала контракт с оператором сотовой связи, консультант предложила два тарифа: один включал в себя 5000 SMS за $5 в месяц, другой был безлимитным и стоил в два раза дороже. Я выбрала первый, потому что очень редко посылаю SMS. Она попыталась соблазнить меня безлимитным тарифом, но я засмеялась и сказала: «Мне уже не 18 лет, и я не трачу время на эсэмэски».

Никаких строгих правил не существует — вы пользуетесь тем, что вам нужно. Это зависит от характера вашего бизнеса и от того, насколько вы заинтересованы в высокотехнологичных помощниках. У меня есть друг, чей мозг вполне может конкурировать с самым быстрым компьютером. На работе он сидит в окружении компьютеров и прочих устройств, о назначении которых мне остается только догадываться. Он ассоциируется у меня с Капитаном Кирком из «Звездного пути». У другой моей клиентки постоянно работают два компьютера, и она может смотреть то на один монитор, то на другой, экономя таким образом время. Я бы очень уставала от работы в таком режиме, они же чувствуют себя абсолютно комфортно.

На этой неделе мы продолжим попытки подчинить себе наиболее распространенные средства коммуникации. Электронная почта, конечно, важна, но у нас есть и другие возможности. Мало кто обходится без мобильного телефона, мгновенных сообщений или голосовой почты. Каждый из этих инструментов может увеличить эффективность работы. Но бездумное их использование выливается в пустую трату времени.

СТАЦИОНАРНЫЙ ТЕЛЕФОН

Телефон по-прежнему незаменим. Почему? Он предполагает наличие чрезвычайно важного элемента коммуникации: человеческого голоса. Простой пример: вы получаете e-mail, читаете его — и он кажется вам оскорбительным. Вы звоните отправителю, и вдруг выясняется, что просто не так поняли текст. Позвольте дать вам совет: если знаете своего адресата недостаточно хорошо, юмора и сарказма в электронных письмах лучше избегать. Будьте вежливы, как при первой встрече.

Все, кто узнавал, что я пишу эту книгу, просили меня поместить в нее и такой совет: обедаете с друзьями — забудьте о телефоне. Поминутно заглядывая в него, вы выглядите глупо. А если он вам все же необходим именно в этот момент, помните, что до вашей работы никому, кроме вас, дела нет и перипетии вашей личной жизни тоже никого не интересуют — говорите тише. Если вы работаете в офисе, где нет перегородок, не забывайте о том, что коллеги волей-неволей слышат все ваши разговоры. На днях я стала свидетелем такой ситуации: молодой человек на почте довольно громко общался по телефону с секретаршей своего врача. Когда разговор завершился, все присутствующие уже знали диагноз юноши и номер его страхового полиса.

Выделите особое время для ответов на малозначительные телефонные звонки. В перерыве можно будет отвечать на все звонки вне зависимости от их важности.

Несколько моих коллег, работающих дома, выключают компьютеры и мобильные телефоны в шесть часов вечера в пятницу и не включают их до утра понедельника. Можете последовать их примеру? Замечательно. Особенно если у вас есть семья. Я живу одна, поэтому клиенты и коллеги могут связаться со мной и в выходные. Границы важны, но каждый устанавливает их так, как считает нужным.

ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА

Голосовая почта — еще одно чудесное изобретение, которое, если вы зазеваетесь, может взять под контроль вашу жизнь. Первое правило обращения с голосовой почтой: вы не обязаны перезванивать людям, в чьих услугах или информации не заинтересованы. Я не предлагаю вам быть грубым, вовсе нет. Но людей, которые требуют общения в рабочее время, не думая о том, нужно ли оно вам, вряд ли волнуют ваши чувства. Поэтому и вам нет смысла тратить время на звонки им.

Как и в случае с электронной почтой, решите, нужно ли отвечать тому, кто оставил вам голосовое сообщение. Если да, то насколько срочно? Сохраняет ли ваша компания деловые телефонные переговоры сотрудников или это сообщение можно стереть? Помните, что вам необязательно отвечать по телефону: к примеру, получив от вас голосовое сообщение, я могу ответить на него электронным письмом, в котором изложу необходимую информацию.

Мне часто приходится общаться с людьми, которые, если им позволить, заговорят до смерти кого угодно. Я перезваниваю им, когда уверена, что в данный момент они, к примеру, обедают, или просто специально оставляю сообщение. Так я и долг выполняю, и время попусту не трачу. Это особенно актуально, если вы работаете над одним или несколькими проектами с жесткими дедлайнами. Если вам трудно формулировать сжатые голосовые сообщения, репетировать их, конечно, не нужно, а вот записать основные идеи стоит. Когда вы строите свое сообщение в виде списка, адресату легче его воспринимать.