Чтение онлайн

Вы соревнуетесь с коллегами? Как ваша страсть к соревнованию проявляется в общении? Когда вам поручают вести какой-либо проект, собираете ли вы коллег и распределяете ли нагрузку или предпочитаете добиваться успеха в одиночку?

Способны ли вы вдохновлять людей? Хвалите ли коллег за хорошо проделанную работу? Или вы — застегнутый на все пуговицы субъект, который не любит поднимать шум по поводу удач или провалов сослуживцев?

Наслаждаетесь ли вы общением с коллегами? Вы стеснительны и замкнуты? Меняется ли ваш стиль общения в зависимости от того, с кем вы говорите? К примеру, не считают ли вас коллеги неразговорчивым, а тетя Триш — неисправимым болтуном?

Вы любите работать над проектами в одиночку или в команде? Обсуждали ли когда-нибудь свои предпочтения с начальством?

Как вы относитесь к сплетням? Вас передергивает от отвращения, когда вы их слышите, или вы с удовольствием перемываете косточки коллегам и начальнику? Это наихудший способ офисной коммуникации, но, увы, самый распространенный. Постарайтесь его избегать.

А теперь проанализируйте свои ответы. Вы поняли о своем характере что-то, чего и не предполагали раньше? Что именно? Отвечайте как можно подробнее.

Как это открытие изменит ваш стиль общения с сослуживцами — полностью или частично? Чтобы вам было легче ответить, приведу пример.

У меня есть клиенты, чья жизнь вращается вокруг мобильного телефона. Если я хочу связаться с ними — набираю номер. Другие клиенты предпочитают электронную почту. Но среди них можно выделить две группы. Большинство таких людей пишут короткие письма, в которых все четко и по делу. Однако есть и те, кто пишет так, как было принято во времена господства бумажной почты, и относятся с презрением к тем, кто делает иначе!

Многие из нас предпочитают определенный стиль общения и не всегда терпимо относятся к тем, кто общается с людьми по-другому. Проявите гибкость — и вы окажетесь в более выигрышном положении: приглашая других к общению, давайте им возможность говорить с вами в привычной для них манере.

Вторая неделя

Организация электронной почты

На этой неделе вы можете:

Превратить электронную почту из пожирателя времени в инструмент бизнеса.

Разместить письма в соответствующих папках, вместо того чтобы позволять им плодиться, словно кроликам, во «Входящих».

Необходимое время: от 30 до 60 минут.

В среднем профессионал получает несколько сотен писем в день. С ума можно сойти, правда? Мы еще не решили, что именно хотим написать, а наши пальцы уже вовсю бегают по клавиатуре… Отличный полигон для отработки навыка быстрого принятия решений! Если у вас этого навыка нет, вы так и будете играть в догонялки с самим собой.

РАБОТА С ВХОДЯЩЕЙ ПОЧТОЙ

Мы получаем письма на работе и дома. Можем читать их буквально на лету при помощи мобильного телефона. Очень важно приучиться работать с почтой быстро, легко и эффективно. Никому не под силу справиться с большим количеством писем без стройной системы. Каждый e-mail нужно разместить в определенном месте, где вы без труда его отыщете для получения необходимой информации или решения поставленной в нем задачи. Ваша готовность нажать клавишу Delete — ключевой фактор сохранения рассудка. Приступим!

Если ваш компьютер сигнализирует о поступлении каждого нового письма, отключите этот сигнал либо попросту его игнорируйте, особенно если вы заняты другим делом. К примеру, когда я пишу, не могу позволить себе отвлекаться на что-то еще. А если не работаю над проектом и отдыхаю за компьютером, эти сигналы звучат для меня как музыка. Помните: границы устанавливаете вы. Не позволяйте никому в киберпространстве быть вашим боссом.

Получив письмо, вы должны ответить себе на следующие вопросы:

Нужно ли на него отвечать?

Если да, когда это лучше сделать?

Отвечая на письма, вы можете использовать систему приоритетов, подобную той, которая применялась при анализе проектов.

Например, мое утро начинается с проверки почтового ящика: мне важно узнать, есть ли сообщения с Восточного побережья (я, как вы помните, живу на Западном). Если есть, немедленно их читаю. Если кто-то ждет от меня мгновенной реакции, потому что вот-вот сорвет дедлайн, отвечаю сразу же. Я называю это «почтовым пожаротушением».

Просматривая входящую почту в поисках писем по работе, я между делом удаляю спам.

После этого вывожу на прогулку собаку и сажусь завтракать. Прежде чем приступить к работе, еще раз просматриваю почту, отмечая деловые письма и удаляя новый «мусор».

Площадку я подготовила, теперь самое время ответить на рабочие письма, после них — на личные, а оставшиеся распределить по заранее созданным мной папкам.

Где ваше слабое место, если речь идет о рабочем общении? Не тратите ли вы время на то, чтобы подробно отвечать на малозначительные письма? Это классический способ тратить время впустую, при этом дающий нам возможность и чувствовать себя, и выглядеть крайне занятыми. Отныне стоит определять приоритеты и в работе с почтой.

Вы никогда не думали о том, что тип и размер шрифта, которым пишете письма, несет определенную информацию? Это ведь тоже способ повлиять на адресата. Помните выражение «Вопрос не в том, что вы говорите, а в том — как»? В наши дни его можно было бы перефразировать так: «Важно не только то, что вы говорите, но и то, как это выглядит».

Вот несколько способов мгновенной обработки писем:

Удаляйте бесполезные письма и спам.

В письме содержится информация, которую нужно сохранить, но при этом отвечать на него необязательно? Немедленно поместите его в соответствующую папку. Письмо можно распечатать и положить в файл картотеки.

E-mail требует ответа, но вам нужно собрать для него материалы? Напишите короткое письмо отправителю с указанием времени, когда от вас придет ответ. Храните это письмо либо в общей папке «Сделать», либо в папке, относящейся к конкретному проекту. Если нужно, сделайте пометки в календаре или поставьте напоминатель в компьютере.

На всю эту работу уйдет несколько минут, зато как разовьется ваш навык быстрого принятия решений! А главное — вы сохраните силы и время для писем, с которыми нужно разобраться как можно скорее. По прошествии трех недель вы наверняка зададите себе вопрос: «Для чего я тратил(а) столько времени, решая не имеющие значения задачи?»