Чтение онлайн

– все документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф «коммерческая тайна», с обязательным указателем, кто является владельцем этой информации. Если это юридическое лицо – наименование и адрес, для ИП – ФИО и адрес;

– при допуске сотрудника к вашей коммерческой тайне возьмите расписку о неразглашении, в которой прописывается весь перечень информации, доступ к которой получает ваш сотрудник для выполнения определенных должностных обязанностей;

– в обязательном порядке ознакомьте под расписку любого сотрудника, получающего доступ к конфиденциальной информации, с режимом коммерческой тайны и ответственностью за нарушение режима;

– создавайте условия для выполнения этого режима. Т. е. в данном случае обязательно наличие запирающихся кабинетов, столов, сейфов, закрытых паролями и иными средствами доступа к информации на вашем сервере.

И наконец, чем же грозит вашему сотруднику разглашение конфиденциальной информации? Прежде всего, это штрафные санкции, предусмотренные КоАП РФ. Второй вид наказания – дисциплинарное взыскание: выговор или замечание, вплоть до увольнения нерадивого сотрудника. При этом нужно помнить главное – взыскание может быть наложено на сотрудника только в том случае, если он подписывал с вами договор о сохранении коммерческой тайны. В этом случае работник пишет объяснительную записку о причинах разглашения. Ели он отказывается, тогда составляется соответствующий акт. На основании такого документа работодателем составляется приказ о наложении взыскания, который должен быть подписан сотрудником в течение 3 рабочих дней со дня происшествия, но не позднее месяца со дня обнаружения этого проступка или 6 месяцев со дня его совершения.

Нужно помнить: если один из ваших работников случайно узнал вашу коммерческую тайну и не связан с вами договорными отношениями о ее хранении, то он не обязан сохранять эту информацию, и наказать его за ее разглашение вы не вправе. Поэтому при введении режима коммерческой тайны конфиденциального делопроизводства в первую очередь нужно обращать внимание именно на обеспечение сохранности вашей информации. Этому способствуют и грифы, и компьютерные пароли, и подписанные договоры с сотрудниками.

Таким образом, система безопасности вашего предприятия должна строиться сразу по нескольким направлениям и максимально сократить риски со стороны внешних и внутренних угроз. И всегда помните, когда оцениваете работу вашей службы безопасности, что хорошая система всегда работает на предупреждение опасности, так как бороться с последствиями в несколько раз дороже. Не важно, будет ли это массовое увольнение сотрудников из-за провала в кадровой безопасности, уход ключевого лица, финансовые потери или разглашение вашей уникальной технологии.

После всех мытарств, с которыми вы столкнулись, организовывая свою семейную фирму, вы уже мечтаете об отдыхе и покое. Не тут-то было, именно здесь и подкарауливает вас главная проблема современного предпринимателя – острая нехватка времени. Работа, любимая, организованная с нуля, как родившийся ребенок, постоянно требует вашего присутствия, решения вновь и вновь возникающих проблем и поставленных задач. Голова под конец дня идет кругом, но работа и дома не отпускает вас от себя. Вы все время витаете мыслями у себя в кабинете, на совещаниях, на планерках, вы постоянно думаете о делах, решениях, заключениях сделок, мысленно продолжаете неоконченный спор с поставщиками, продолжаете убеждать в ваших преимуществах заказчиков. И вот время неумолимо мчится вперед, а мы теряем самое ценное, что только есть у нас – часы, проведенные с семьей, игры с детьми, возможность самообразования. Времени катастрофически не хватает, мы погрязаем в решении огромного количества мелких текущих вопросов, берем отчеты домой, созваниваемся по вечерам с партнерами, отвечаем на электронные письма своих клиентов. Работа сегодняшнего менеджера продолжается не положенные 8, а все 16 часов, как будто и не было профсоюзных забастовок и стачек за нормированный рабочий день. Ситуация обостряется, если в одном бизнесе с вами работает ваша семья. Тогда решение многих проблем переключается на вечернее время, ужин превращается в продолжение прерванного совещания вместо сказок детям они получают порцию рассказов об удачно совершенных сделках за день, жена срочным образом доделывает бухгалтерский баланс, а муж разрабатывает рекламную стратегию на предстоящий квартал. Разумеется, в определенные моменты общий семейный бизнес сплачивает семью, но через год-два такая жизнь неминуемо приводит вас в хроническое состояние стресса, когда не хочется ни работать, ни отдыхать, когда чувствуется хроническая усталость, а мозг отказывается думать. Развивается синдром «психологического выгорания», и вы либо уходите периодически «в отдых», попросту говоря, злоупотребляете алкоголем, либо уезжаете на природу с приятелями, чтобы забыть свой душный офис. В худшем варианте, бросаете все и летите на Гоа, приводить на лоне индийской природы в порядок свою тоскующую душу и уставшее от офисного кресла тело.

Вот простой пример. Утром входишь в кабинет, рабочее место завалено оставшимися с вечера неразобранными бумагами, неподписанными актами, договорами, спецификациями, которые необходимо прочитать и дописать необходимую информацию, электронка пестрит письмами заказчиков с просьбой разобраться, что у них с тиражом, телефон разрывается, вызывая то на одну печатную машину, то на другую. А на повестке дня – новые сделки с клиентами, контроль над отгрузкой продукции и разрабатываемый макет рекламного проспекта, который обязательно должен быть готов к завтрашнему дню, чтобы успеть выйти к выставке. А кроме этого, уже не первый месяц пылится сверка с крупным заказчиком, которую необходимо проверить с учетом недоотгруженной и недопроизведенной продукции. Голова раскалывается, ты пытаешься успеть все сразу, как результат – к четырем часом понимаешь, что за последний час всего все равно не переделать, захватываешь рекламный проспект на дом доделывать, сверку снова запихиваешь в дальний угол, чтобы не мусолила глаза и не мучила твою совесть, и отправляешься домой, прекрасно сознавая, что вечер проведешь не с приятелями за чашкой чая, а за разработкой рекламного проспекта. Извинить, собственно говоря, некого. Твое неумение справиться с дневной нормой работы. И так изо дня в день на протяжении нескольких месяцев, и не только у кого-то одного, весь отдел вертится как белка в колесе, катастрофически опаздывая сделать нужную работу в срок. Так продолжалось первые два года и моей работы на комбинате, пока я не поступила на курс МБА и не узнала, что такое тайм-менеджмент. Простые техники экономии времени, успешно применяемые во всем мире, позволили и мне справиться со своей проблемой. Самое интересное, что любой иностранный клерк обязан знать основные способы управления временем и успевать сделать порученный объем работы в свое рабочее время. Во многих иностранных компаниях работа в офисе после окончания рабочего дня наказывается административными штрафами – значит, ты не сумел достаточно эффективно справиться с заданиями во время отведенного тебе отрезка времени. У нас, к сожалению, переработки приветствуются и даже считаются чем-то необходимым в работе трудолюбивого сотрудника. Моя подруга год работала в одной торговой компании практически без выходных, по 12 часов. Невыход в субботу там приравнивался к саботажу, а уход ровно в 18–00 считался демонстрацией своего неуживчивого характера и отсутствия коллективного духа. Так что и в этой области нам есть чему поучиться у иностранцев.

Итак, что такое тайм-менедждмент? В переводе с английского это потихоньку приживающееся у нас слово означает «управление временем». На деле же это ряд техник и приемов, успешное применение которых позволит вам экономить время, планировать ваши действия и все делать в срок, это приобретенное умение чувствовать время, попадать в его такт. Тайм-менеджмент полезен как в работе, так и дома, он позволяет больше успеть, обрести долгожданный отдых, свободное время, когда можно полностью расслабиться и ни о чем не думать.

Приживается тайм-менеджмент достаточно трудно, поскольку на первых порах приходится в буквальном смысле этого слова заставлять себя вести хронометраж, т. е. каждые 30–40 минут записывать, что сделано за пройденный отрезок времени. Занятие нудное, его очень не хочется делать, но без этой фотографии рабочего или домашнего времени невозможно что-либо изменить. Хронометраж необходимо вести как минимум дней 20–30, просто потому, что первое время карта будет наполовину пустой, про хронометраж, несмотря на все напоминалки, порой просто забываешь. Главное – не бросать начатое, и тогда к концу второй недели вы привыкнете на 2 минуты в час отрываться от дел и записывать сделанное.

Приблизительно хронокарта (табл. 1) может выглядеть следующим образом, удобно ее завести в электронной таблице Ехсеl.

Подобная фотография рабочего времени позволяет решить несколько основных проблем любого предпринимателя – мы часто делаем не свою работу, боясь делегировать, честно считая, что никто, кроме нас, ее лучше не сделает. Но тогда это путь в никуда, ваша организация без доверия к подчиненным развиваться не сможет. Чтобы расти, нужно доверять, контролируя определенные моменты, проверяя правильность пути.

Вторая проблема – мы часто тратим время бестолково. Разговоры по сотовому телефону с приятелями, чаепития и перекуры, отвлекающие звонки родственников – все это воры времени, они бывают мелкими, незаметными, по несколько минут, фиксируйте, сколько времени вы провели за этими занятиями, в графе неучтенное время, но ставьте не галочки, а количество потраченных минут. Тогда вы сможете просчитать, сколько времени у вас похищают эти мелкие воришки, думаю, вы будете поражены. Однажды я рассчитала процент времени, которые теряли у нас в отделе наши сотрудники. Оказалось, на «воров времени» приходилось до 40 % (!!!) всего рабочего времени – вот вам и работа на дом!

Отдельно подсчитайте, сколько раз вы обращались к одной и той же работе. Группировка заданий (например, вы отправляете почту всего два раза в день, а не каждые 20 минут) позволит вам не отвлекаться лишний раз и не переключаться с задачи на задачу, что тоже требует определенных временных затрат. Хронометраж может привести вас сначала в состояние легкого стресса, когда вы увидите, насколько неэкономно можно расходовать свое рабочее время. Затем у вас появится спортивный интерес к улучшению определенных показателей в табличке, и через 2 недели вы увидите, как уменьшаются показатели неучтенного времени, как появляются резервы времени, которые можно потратить на занятия спортом, поход семьей в ресторан, кафе, театр. Неплохо ввести такой график и дома, тогда чувство времени выработается быстрее, и вы вскоре найдете время и на учебу по интернету, и на общение с одноклассниками, и на приготовление любимого всей семьей шашлыка.