Чтение онлайн

Итак, перечислим все шаги при ведении хронометража:

– записывайте все занятия в течение 1–2 недель;

– выделите ту составляющую вашей работы, на которую вы хотите снизить свои временные затраты;

– рассчитайте, сколько времени тратите на это в настоящий момент;

– поставьте себе планку – сколько надо тратить в идеале;

– следите за изменением показателя с течением времени. Он обязательно снизиться за счет вашего внутреннего контроля.

С помощью хронометража можно решить несколько проблем, которые вас мучили до этого, например:

– как найти время на стратегическое планирование (хорошо, если показатель будет более 50 %);

– сколько времени я трачу, выполняя не свою работу, за которую берусь из-за недоверия к своим сотрудникам (в идеале показатель не должен превышать 10 %);

– сколько времени уходит впустую (показатель должен снизиться с классической отметки в 40–50 % до 10 %).

Каждый вечер делайте анализ, насколько улучшился показатель, как меняется время, украденное «поглотителями».

В нашей жизни много не только «воришек времени», но и различного рода «отходов», т. е. времени, когда вы курите, едете в транспорте, идете по территории завода, ждете на переговорах заказчика, застряли в лифте. Это время, как правило, можно выгодно использовать. Всегда держите при себе записную книжку или диктофон – удачные решения, придуманные на ходу, можно зафиксировать тем или иным способом, иначе вы их забудете.

Выделите себе каждый день всего по 30 минут на разбор бумажных завалов. Важно, чтобы это стало систематическим занятием, так же как гимнастика или прием ванны.

Второе важное правило – замените бесчисленное количество бумажек, в беспорядке разбросанных по столу или приклеенных к компьютеру на один ежедневник, можно бумажный, можно электронный. Это позволит освободить рабочее пространство и поможет навести порядок в делах. Структурируйте всю рабочую информацию, чтобы не тратить на поиск нужного материала огромное количество времени. Именно поиск бумажек на столе или файла в компьютере – самый большой «вор времени», на него уходит иногда до часа вашего рабочего времени.

Проверьте и сведите к минимуму ваши поглотители времени. Самые распространенные из них приводятся ниже:

– неумение правильно поставить себе цель; замусоренное рабочее место; апатия к работе;

– отсутствие структурирования информации; поиск нужных телефонов, записей, заметок; прерывающие работу телефонные звонки; обращения сотрудников за помощью в незапланированное время;

– неумение доводить дело до конца; – длительные совещания; излишняя коммуникабельность;

– неумение разграничить свою и чужую работу, неверие в коллег и подчиненных.

Самым распространенным из всех является, разумеется, захламленный стол, из-за которого нужная бумага ищется неоправданно долго, записанный на клочке телефон оказывается под несколькими папками, визитка делового партнера может и вовсе затеряться среди вороха документов.

Вторыми по «вредоносности» являются прерывающие встречу переговоры, написание отчета или плана, телефонные звонки. Поэтому в определенные важные моменты лучше всего отключить у телефона звук, а затем перезвонить. Секретаря лучше научить не прерывать важных переговоров ни в при каких обстоятельствах, если только не объявлена эвакуация предприятия.

Еще один поглотитель времени – это проводимые совещания. Не секрет, что в ряде фирм планерки и совещания могут длиться часами. Например, у нас на комбинате – стандартно 40 минут. За это время многие успевали выспаться, некоторые приносили читать договоры, третьи писали отчеты, четвертые сочиняли шаржи с зарисовками собеседующихся. Вторник считался «черным» у руководства и одним из самых удачных дней у их подчиненных, именно из-за предстоящей планерки, потому что в это время не работали не только руководители, которым устраивали головомойки, не работало все заводоуправление. Походы в столовую и магазины, завтраки на рабочем месте, посещение сайтов вроде «одноклассников», переписка по внутренней почте, милые посиделки. Так один поглотитель времени, воровавший время руководителей, плавно перетекал в другой поглотитель – уже для подчиненных, который называется «излишняя коммуникабельность, или болтовня на личные темы». Это одна из самых актуальных проблем семейного бизнеса, так как с близким по духу и крови человеком проще найти бесконечные темы для разговоров, интересно его мнение, объединяет общность проблем и интересов. Особенно болтливыми оказываются чисто дамские и смешанные коллективы, гораздо меньше – мужские.

Еще одна из разновидностей традиционных поглотителей – ожидание встреч, когда и своими делами не можешь начать заниматься, и партнер на встречу опаздывает. С этим поглотителем борется сам бизнес – этикет, который не поощряет опоздания, по каким бы объективным причинам они не происходили. Так как в этом случае вы посягаете на личную собственность другого человека – вашего партнера.

Чтобы максимально снизить временные затраты на поглотители, используйте следующие простые приемы:

– группируйте задачи, объединяйте однотипные. Например, сведите проведение всей бумажной работы к одному часу рабочего времени (например, с 11 до 12), сообщите о том, что со всеми вопросами к вам можно обращаться с 13 до 14 и т. д. У нас, например, начальник производственного отдела ввел строго отведенные часы посещения – с 10 до 11, и только в это время был готов принимать по любым вопросам нашу службу продаж. Введение было вполне разумным, несмотря на наше первоначальное недовольство, это позволило и нам сократить бесчисленное хождение по этажам. Если учесть, что мы сидели на втором, а начальник производственного отдела – шестью этажами выше, экономия времени оказывалась весьма существенной;

– уделяйте текущим делам строго определенное время. Остальное оставляйте на планирование;

– не забывайте устраивать перерывы. Встаньте, подвигайтесь. Если вы постоянно общаетесь с людьми, тогда лучшим отдыхом станет 15-минутное уединение. Смените обстановку;

– активно используйте любую образующуюся дыру времени. Во время пробки можете прослушать аудиокурс по иностранному языку или любимую книгу, решить определенные вопросы по телефону.

Еще одной эффективной техникой управления временем является процесс планирования. Планирование должно быть достаточно гибким, часть задач, которые определены у вас строго по времени, вы проставляете в график ежедневника и отводите на их решение необходимое количество времени. Не забывайте оставлять достаточное количество «воздуха» в вашем плане, иначе он может остаться невыполнимым. Часть задач долговременного характера привязываете к удачному случаю их решения, поездке в определенное ведомство, походу к определенному лицу. Самый простой пример – если я сегодня встречаюсь с Марией, обязательно надо передать ей фотографии. Или завтра надо идти к руководителю, захвачу накопившиеся за три дня вопросы, чтобы их обсудить. Подобная техника контекстного планирования называется «кайро-сом», или удачным случаем. Самое простое, что я применила на практике – завела несколько папок разного цвета, которые обозначила «Производство», «Склад», «Клиенты». Именно в эти папки я помещала все бумаги, касающиеся возникающих вопросов к этим структурам, папку я захватывала, когда отправлялась в этот отдел или брала в руки и просматривала, когда созванивалась с заказчиком. Это позволяло избежать бесконечной беготни по периметру завода и сильно экономило время. Для того чтобы ввести у себя систему работы с кайро-сами, вам нужно выделить место, куда нужно донести или откуда забрать информацию, решить определенные вопросы, и прикреплять к этому месту все появившиеся вопросы. Это могут быть не папки, а кармашки на общей стене, куда вы кладете информацию для передачи в указанное место. Можно завести информативную доску, где каждый ваш сотрудник, который планирует поездку в определенное учреждение, например в банк, записывает время отъезда. Тогда у каждого сотрудника появляется дополнительная возможность воспользоваться любезным «курьером» для передачи определенных бумаг.

При ежедневном планировании, которое тоже является составной частью тайм-менеджмента, необходимо учитывать, что планируемые задачи могут быть жесткими, привязанными к определенному часу, например со звонка с заказчиком или встреча с клиентом. Могут быть гибкими, которые должны решиться в определенный промежуток времени, но у них нет жесткой привязки к точному часу. И наконец, бюджетируемые задачи, без жесткого срока, но достаточно длительные в решении. Например, вам надо составить отчет о деятельности отдела за месяц. На это тратится не менее часа, причем, согласно правилам тайм-менеджмента, о чем уже говорилось, задачу надо решать целиком, не дробя.