Чтение онлайн

Настройка подписи по умолчанию

Чтобы настроить текст подписи для своих сообщений, выполните следующие действия:

Выберите в главном меню MS Outlook 2007 Сервис Параметры.

Перейдите на закладку Сообщение. Рисунок диалогового окна приведен ниже. Нажмите кнопку Подписи….

Должна появиться такая вот картинка:

В открывшемся меню выберите Создать… и введите имя подписи.

Нажмите кнопку OK, чтобы написать текст вашей будущей подписи. Пример возможной подписи представлен ниже.

Также важно указать в уже созданном ящике, присваивать ли подпись к новым сообщениям и как поступать при ответе на сообщения. В нашем примере мы установим в обоих случаях вставлять подпись Гендиректор.

Сохраните сделанные настройки, нажав кнопку OK.

Теперь у вас есть подпись, которая будет автоматически добавляться ко всем новых сообщениям.

ПРИМЕЧАНИЕ

Что следует указать в подписи.

Завершение обращения. В русской речи это, как правило, до свидания, с уважением и т. д.

Имя, фамилию – уже стало внегласным правило такого обращения не только в электронном письме, но в разговорной деловой речи. Очень редко встретишь полностью ФИО. Это, как правило, некий архаизм, или означает, что его отправитель разменял уже четвертый десяток лет своей жизни.

Должность и компанию, представителем которой является отправитель.

Телефон, e-mail, сайт указываются в самом конце, эта информация для того, чтобы связаться с отправителем в случае необходимости. Не стоит указывать все двенадцать телефонов вашей компании. Конечно, вы хотите показать, что работаете в крупной организации, но человеку, получившему от вас письмо, нужен только один номер – тот, по которому находитесь вы, и желательно, чтобы он не был занят, когда вам звонят. Поэтому указывайте один, максимум три телефонных номера.

Цель подписи – проявить уважение к читателю вашего сообщения, дать необходимую информацию для обратной связи. Ничего лишнего! Для выражения всего остального вам предоставлено пространство самого сообщения.

Установка отправки/получения почты

Выполните следующие шаги:

Выберите в главном меню MS Outlook 2007 Сервис Параметры.

Перейдите на закладку Параметры почты. Обратите внимание на блок Отправка и получение.

Снимите галочку напротив пункта Немедленная отправка при наличии подключения.

Это позволит вам, написав сообщение, прочитать его и проверить, иначе MS Outlook 2007 моментально отправит его получателю при наличии доступа к Интернету. Алгоритм качественной работы с почтой приводится в соответствующем разделе книги.

Следующий алгоритм обеспечит получение только заголовков почтовых сообщений, что позволит вам на порядок ускорить работу с почтой и удалять сообщения с вирусами еще до того, как они скачаются на ваш компьютер.

Нажмите «горячие» клавиши Ctrl+Alt+S, чтобы запустить меню Группы отправки и получения.

Нажмите кнопку Изменить, чтобы открыть следующее меню Настройки отправки и получения. Если у вас одна учетная запись, то меню будет выглядеть так, как это изображено на рисунке. Если несколько, то в колонке Учетные записи будут отображены все ваши почтовые ящики.

В данном меню поставьте галочку напротив пункта Загружать только заголовки.

Нажмите кнопку OK для сохранения созданных настроек.

Выполнив эту настройку, вы сможете при нажатии кнопки Отправить/Получить загружать не сообщения целиком, а только заголовки – поле Тема. Прочтя это поле, вы оцениваете, нужно ли загружать это сообщение целиком либо это нежелательное сообщение, которое следует сразу удалить. Вы также можете оценить размер этого сообщения и от кого оно. В целом за счет такой «удаленной» сортировки можно на порядок сократить время работы с почтой.

При работе с заголовками вы выполняете следующие шаги:

удаляете сообщение;

загружаете сообщение к себе в папку «Входящие».

При двойном щелчке левой кнопкой мыши по заголовку сообщения появляется диалоговое окно Заголовок удаленного сообщения, предлагающее следующее:

Из приведенных на рисунке четырех пунктов нам с вами интересны только 2 и 4:

пометить сообщение для загрузки – и тогда по нажатию клавиши F9 вы получите письмо целиком;

пометить сообщение для удаления с сервера – и тогда по нажатию клавиши F9 письмо будет удалено с сервера.

Выбор других вариантов загрузки MS Outlook 2007

При создании ярлыка на рабочем столе можно настроить запуск программы особым образом. В MS Outlook 2007 есть возможность открывать программу с вариациями. Ниже описаны наиболее полезные текстовые ключи.

Как ими пользоваться.

Создайте ярлык на рабочем столе, запускающий MS Outlook 2007.

Нажмите правую кнопку мыши, выберите пункты Свойства ярлыка.

На закладке Ярлык в поле Объект указан путь к файлу запуска MS Outlook 2007.

«C: \Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\OUTLOOK.EXE».

Следует ввести указанный ключ через пробел в конце этой строки. Например, чтобы по нажатию на ярлык запускалась форма создания новой задачи, это выглядит так:

«C: \Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\OUTLOOK.EXE» /с ipm.note.

Теперь, чтобы ускорить работу с программой, укажем клавиатурное сокращение для быстрого запуска. В поле Быстрый вызов поставьте курсор. Нажмите Ctrl + Alt +E.

После чего нажмите OK, чтобы сохранить сделанные настройки.