Чтение онлайн

Теперь при запуске этого ярлыка у вас на экране появится вот это меню:

Более того, если вы нажмете на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+Alt+E, то произойдет то же самое – появится форма для создания нового сообщения. Это крайне удобно и просто в обращении. К примеру, вы заняты работой или поиском в Интернете и вспоминаете, что нужно написать письмо. Все, что нужно, чтобы его создать, – нажать аккорд на клавиатуре, ввести в появившейся форме все необходимые параметры сообщения и отправить его (Ctrl+Enter). E-mail сохранится в MS Outlook 2007, меню исчезает с экрана, вы продолжаете спокойно заниматься текущим делом.

Каждый из ключей можно настроить на отдельный ярлык и, таким образом, иметь требуемый набор элементов запуска MS Outlook 2007.

ПРИМЕЧАНИЕ

MS Outlook 2007 имеет в своем распоряжении еще десяток ключей, здесь не представленных. Однако опыт показывает, что в повседневном использовании они малоэффективны. Если вам все же интересно узнать, что еще может MS Outlook 2007, обратитесь на сайт Майкрософт за более подробной информацией.

Начнем изучение MS Outlook 2007 с почтового клиента. Первое, что следует сделать, – это перевести работу с почтой в данную программу. Для этого мы научимся настраивать почтовый аккаунт (адрес вашей почты для получения на данный компьютер), после чего рассмотрим рядовые функции при получении, формировании и отправке почты. И в завершение – несколько полезных мелочей, которые упростят и ускорят вашу работу с E-mail.

Первая базовая ошибка: удалять письма. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка. Удалять следует только письма с вирусами и бесполезным спамом.

Пример таковых приводится ниже:

бесполезный спам – к нему относятся все сообщения, не несущие смысловой нагрузки для получателя;

вирусы – как правило, в таких письмах текст изложен на английском языке и есть пометка, что письмо «Проверено – вирусов нет! Важно! Срочно! Также имеются вложения!» Такие письма мы удаляем с помощью кнопки йе^е. Не задумываясь! Вложения не открывать!!! Подобные ваши действия могут запустить вирус!

Создание и редактирование сообщений

Создание сообщений

Создать новое письмо можно, либо нажав кнопку Создать на панели инструментов, либо выбрав в меню Файл Создать Сообщение, либо применив третий вариант – нажать «горячие» клавиши Shift+Ctrl+М или открыть папку «Почта» и нажать клавиши Ctrl+N.

Появляется классическое меню создания нового сообщения. Нам необходимо знать несколько обязательных возможностей при создании и отправке сообщений:

изменение формата передачи сообщения;

ввод адресов вручную;

использование уже созданных контактов для отправки;

создание и использование подписей;

ввод темы сообщения;

формирование вложения в письмо;

вставка элементов MS Outlook 2007;

вставка гиперссылки;

сохранение черновика;

отправка сообщения;

отправка копий сообщений;

повторная отправка сообщения.

Рассмотрим подробнее каждый из перечисленных пунктов в порядке последовательности их освоения.

Сравнение возможностей различных форматов отправки сообщений

Для отправки сообщений вы можете выбрать один из следующих форматов: HTML, Outlook Rich Text (Формат RTF) или Plain Text (Обычный текст). Они подробно представлены в таблице.

Если вы хотите обеспечить наибольшую надежность, используйте при отправке сообщений по электронной почте простой текст, если вам не нужны возможности HTML. Если вы используете HTML, будьте готовы к тому, что ряд получателей не смогут увидеть отправленные вами сообщения в том виде, в котором вы планировали их представить. Еще одним из преимуществ простого текста является наименьший размер самого письма по сравнению с двумя другими форматами.

Ввод адресов вручную

Если вам известны адреса электронной почты получателей, вы можете вводить их в поле Кому…, отделяя точками с запятой. На рисунке видно, как выделены два E-mail. Формат ввода электронного адреса таков: wescall@com.ru.

Если вы отправляете сообщение двум адресатам, то поле Кому… выглядит так: wescall@com.ru; info@robinzon.ru.

Вы также можете выбрать получателя из адресной книги MS Outlook 2007. Для этого нажмите на кнопку Кому. и в раскрывшемся меню выберите из списка нужного получателя. Если надо направить сообщение нескольким адресатам, то двойное нажатие мыши на строке с адресом копирует адрес в поле Кому…, тем самым вы видите, куда направляется ваше сообщение.

Ввод темы сообщения

Для ввода темы сообщения подведите указатель ввода к полю Тема:… Укажите тему сообщения и нажмите клавишу Tab для перехода к основному текстовому сообщению. Теперь вы можете набирать текст своего письма.

ПРИМЕЧАНИЕ

Некоторые люди опрометчиво не указывают темы сообщения, будучи, возможно, слишком ленивыми, а возможно, слишком уверенными в том, что отправленные ими сообщения обязательно будут прочитаны. Вам стоит избегать подобных ошибок, если вы хотите, чтобы ваши сообщения изучались получателями. Более того, предлагаем алгоритм формирования темы сообщения, который уже во многих компаниях стал признаком культурной работы с электронной почтой.

ПРИМЕЧАНИЕ

Правила «культурной» темы:

– Тема должна быть краткой, содержать максимально 4–6 слов;

– Тема должна раскрывать суть письма, чтобы прочитав ее, получатель уже догадывался, о чем пойдет речь в полученном им сообщении;

– Обязательно следует указывать, кому адресовано это письмо, если вы направляете его на общественные ящики типа info@….

Вы можете вставить в сообщение любой файл, доступ к которому вам предоставлен.

Вставка в сообщение файла

Выберите пункты меню Вставка Файл.

В открывшемся проводнике откройте нужный диск и папку, где лежит требуемый файл.

Выберите его, и новый файл у вас появится как вложение, в котором отображается имя файла.

Также можно вставить файл, если открыть в одном окне проводника Windows папку, где он расположен, и перетащить его на окно сообщения.

Еще один способ – поместить файл вложения через буфер обмена, вначале скопировав файл, а потом вставив его в тело письма.