Управление операционными рисками банка: практические рекомендации
Шрифт:
• сервисные продукты и процессы;
• аутсорсинговые, «облачные», территориально удаленные продукты и процессы.
6.7.2.1. Особые условия построения продуктово-процессной структуры банка.
6.7.2.1.1. Банк обеспечивает централизованный учет всех продуктов и процессов и закрепляет каждый продукт и процесс за соответствующим владельцем процесса.
По каждому виду процессов и продуктов банк назначает департамент (владельца процесса), который отвечает за организацию и осуществление эффективной работы с этим процессом и продуктом. Все доработки процесса, формирование паспорта продукта, регламента, схемы процесса организуются соответствующим владельцем процесса (при необходимости он привлекает иных экспертов внутри банка, формирует бизнес-требования, контролирует их исполнение).
Банк ведет соответствующую матрицу полномочий (таблицу), в которой каждый процесс и продукт распределен на каждое ответственное подразделение.
6.7.2.1.2. Банк поддерживает культуру постоянного улучшения процессов.
Банк создает культуру, мотивирующую сотрудников к улучшению процессов и оптимизации ИТ-процедур. Не реже одного раза в квартал со всеми сотрудниками банка проводятся тренинги (в т. ч. дистанционные) о целесообразности улучшения процессов, способах их улучшения, мотивации.
Для ознакомления всех сотрудников банка с достижениями по улучшению процессов банк создает страницу на своем внутреннем сайте с названием: «Достижения сотрудников по улучшению процессов» [55] .
Банк внедряет и поддерживает программы бережливого производства и постоянного повышения эффективности деятельности: в рамках либо программы 5S, либо LSS (lean six sigma), либо Кайдзен (Kaizen), либо VSM (Value Stream Map). Банк внедряет и поддерживает также программу процессного подхода управления (Business Process Management System – BPMS).
55
На этой странице приводятся все предложения сотрудников с обеспечением возможности ознакомиться с датами их подачи, резолюции и внедрения; с содержанием предложений и резолюций; с мерами поощрения за каждое предложение (начисленными бонусами). Сотрудники могут голосовать за или против тех или иных предложений и оставлять свои комментарии. Должна быть создана возможность сортировки этих предложений по инициатору, дате, вознаграждению, значимости, виду процесса (названию продукта). Эта страница должна обновляться не реже одного раза в день и хранить историю изменений за квартал. Все действующие сотрудники банка должны иметь доступ к этой странице (с учетом уровней конфиденциальности). Формат этой страницы в обязательном порядке должен быть согласован риск-менеджерами и утвержден комитетом по рискам. Не реже одного раза в год банк производит пересмотр этой страницы. Ссылка на страницу с названием «Достижения сотрудников по улучшению процессов» должна быть размещена на портале банка, а также на странице «ВНД банка» (внутренние нормативные документы банка).
6.7.2.1.3. Банк обеспечивает удобность поиска нормативных документов.
Для того чтобы сотрудники могли легко и быстро находить регламенты, схемы процессов, нормативные документы, бланки и методички банк создает поисковую страницу на своем внутреннем сайте с названием «ВНД банка» [56] .
Эта страница должна позволять находить любые действующие, недействующие и разрабатываемые ВНД и бланки (с учетом уровней конфиденциальности). Каждому ВНД может быть присвоено неограниченное число признаков, по которым их можно отфильтровать (найти), в т. ч. по признакам регламентируемого продукта и процесса, виду ВНД, подразделению, разработавшему ВНД, по действительности, дате, №, ключевым словам и пр. Должна быть обеспечена возможность отбирать только схемы процессов или паспорта продуктов.
56
Формат страницы «Внутренние нормативные документы банка» (ВНД банка) в обязательном порядке должен быть согласован риск-менеджерами и утвержден комитетом по рискам. Не реже чем раз в год банк производит пересмотр этой страницы. Ссылка на эту страницу (с названием «ВНД банка») должна быть размещена и на главной внутренней странице банка (обычно мелким шрифтом в нижней части главной страницы сайта), и на рабочих столах каждого сотрудника банка. Не допускается помещение этой ссылки на второй уровень ссылок.
6.7.2.1.4. Банк обеспечивает легкость внесения предложений об изменении процессов.
Для обеспечения возможности легкого и быстрого улучшения регламентов, процессов и ИТ-процедур банк создает страницу на своем внутреннем сайте с названием: «Направить предложение об изменении регламента, процесса или ИТ-процедуры» [57] . В ней также должна быть создана возможность указания практической важности изменений, примерной трудоемкости изменений, срока для внедрения изменений, предмет изменений (регламент, процедура, настройка ИТ-системы).
57
Формат этой страницы в обязательном порядке должен быть согласован с риск-менеджерами и утвержден комитетом по рискам. Не реже одного раза в год банк производит пересмотр этой страницы. Ссылка на эту страницу с названием «Доработать ВНД или процедуру» размещается на портале банка, а также на странице «ВНД банка».
Резолюция о принятии (отклонении) предложений с указанием причин должна направляться их инициаторам в сроки не позднее пяти рабочих дней.
В случае принятия предложения и завершения работ инициатору направляется уведомление о внедрении его предложений.
Если изменения повлекли существенное повышение эффективности процедур, то к их инициаторам применяются поощрительные меры.
6.7.2.1.5. Банк обеспечивает быстроту изменения регламентов и процедур.
Банк закрепляет порядок согласования новых или изменения действующих регламентов, процедур, проектов, паспортов продуктов, иных изменений, сроки согласования, порядок эскалации замечаний, которые не могут быть устранены, список подразделений, которые должны их согласовывать (матрицу согласований).
Если согласование касается внедрения или изменения процесса или регламента [58] , то такое согласование производится в два этапа. На первом этапе согласуется только схема процесса (схема должна соответствовать формату, утвержденному в банке – см. п. 6.7.2.1.9). И только после полного и окончательного её согласования на второй этап выносится весь документ.
58
Или иного документа, описывающего порядок взаимодействия двух и более сотрудников или подразделений.
В процессе согласований учитываются только те замечания, которые содержат формулировку решения, реализация которого устранит озвученные замечания.
Срок согласования изменений регламентов и процедур согласующими лицами, включая делегирование согласований, ограничивается пятью рабочими днями. Каждый день просрочки согласования должен снижать коэффициент премирования руководителя, на имя которого было выставлено первичное согласование.
Замечания, которые не были приняты хотя бы одним из согласующих руководителей, с приложением заключения об операционных рисках рассматриваются комитетом по рискам.
6.7.2.1.6. Банк ограничивает виды внутренних нормативных документов.
Банк закрепляет исчерпывающий список названий всех внутренних нормативных документов, допускаемых в банке, а также пояснения о предназначении каждого документа.
6.7.2.1.7. Банк закрепляет строгий формат нормативных документов.
Банк закрепляет форму бланков каждого вида нормативного документа, их содержания, примеры каждого вида нормативного документа (примеры заполненных бланков).
6.7.2.1.8. Банк закрепляет обязательность наличия паспортов продуктов.
По каждому банковскому продукту банк закрепляет обязательность наличия паспорта, который описывает характеристики этого продукта. Банк устанавливает формат паспорта, перечень его элементов, типовые примеры паспортов. Практический запуск продукта (изменений продукта) должен осуществляться только после утверждения нового паспорта продукта на заседании комитета по рискам (тарифы могут утверждаться другими органами банка). Пример паспорта продукта приведен в Приложении 12.
6.7.2.1.9. Банк закрепляет обязательность наличия визуальных схем процессов.
По каждому банковскому продукту банк закрепляет обязательность наличия визуальной схемы (карты) процесса создания этого продукта и его последующего обслуживания (схемы должны предусматривать все возможные варианты событий, которые вызывают старт или окончание процесса и охватывать весь жизненный цикл продукта). Банк закрепляет форматы указанных схем, перечень их элементов, типовые примеры схем. Практический запуск процесса должен осуществляться только после утверждения новой схемы процесса и регламента процесса комитетом по рискам.