Управление операционными рисками банка: практические рекомендации
Шрифт:
Банк закрепляет обязательность наличия в каждом регламенте [59] визуальной схемы (карты) процесса. Пример составления схем процессов приведен в Приложении 13.
6.7.2.1.10. Банк закрепляет обязательность наличия визуальных схем-инструкций сотрудников для всех выполняемых ими повторяющихся обязанностей.
Банк закрепляет обязательность наличия схем действий сотрудников (схемы должны предусматривать все возможные варианты событий, которые вызывают старт или окончание работы сотрудника и охватывать весь жизненный цикл от старта до окончания). Например, в визуальной схеме работы сотрудника контакт-центра отражаются варианты поступающих звонков, вопросов/ответов и действий сотрудника в зависимости от целей разговора и получаемых от клиента ответов. Банк закрепляет форматы указанных схем, перечень их элементов, типовые примеры схем. Практический запуск выполнения новых обязанностей сотрудника должен осуществляться только после утверждения соответствующей схемы подразделением, ответственным за сервис продуктово-процессной структуры.
59
Или ином документе, описывающем порядок взаимодействия двух и более сотрудников или подразделений.
6.7.2.1.11. Банк обеспечивает независимость и эффективность подразделения, ответственного за сервис продуктово-процессной структуры.
Банк закрепляет обязательность наличия подразделения, которое занимается обеспечением сервиса продуктово-процессной структуры банка (исполнением всех требований п. 6.7.2). Это подразделение не должно подчиняться руководителю по информационным технологиям и ИТ-поддержке или руководителю по кадровому обеспечению (для обеспечения разделения полномочий с разными интересами) [60] .
60
Это сервисное подразделение обычно генерирует большое количество ИТ изменений, а также особых мнений относительно организационно-штатной структуры. Такая деятельность обуславливает дополнительную нагрузку на ИТ подразделения и подразделения по персоналу, вызывает негативное отношение со стороны курирующих их руководителей.
6.7.2.1.12. Банк обеспечивает технологичность хранения и обработки описаний процессов.
Для обеспечения доступности продуктово-процессной информации банк формирует единый электронный репозиторий бизнес-процессов (BPMS – Business Process Management System) [61] , который одновременно учитывает данные о следующих элементах:
• информация о продуктах банка: – о бизнес-продуктах (для клиентов и контрагентов); – о сервисных продуктах (продуктах, необходимых для функционирования банка); – об аутсорсинговых и «облачных» продуктах и процессах;
61
При наличии финансовых возможностей банка.
• информация о банковских процессах и логике процессов, с помощью которых создаются и сопровождаются продукты банка;
• информация об исполнителях процессов банка – внутренних исполнителях (организационная и штатная структура банка) и внешних (исполнителях – третьих лицах);
• информация об инструментах, используемых для осуществления внутренних и внешних процессов (информационных и технических системах), и иных ресурсах, необходимых для осуществления процесса;
• другие виды процессной информации.
6.7.2.2. Сервисная среда продуктово-процессной структуры банка.
Банк обеспечивает сервисную среду, которая поддерживает эффективность продуктово-процессной структуры банка, а также её соответствие стратегическим целям банка. Для этого назначается ответственное подразделение (с учётом требований п. 6.7.2.1.11), которое:
• разрабатывает порядок назначения целевой линейки продуктов и процессов, организует их определение на горизонт 5 лет (с учетом стратегических целей банка и инициатив подразделений), разрабатывает соответствующий план-график ввода или упразднения продуктов / процессов на 5 лет и контролирует его исполнение;
• разрабатывает порядок внедрения подразделениями новых банковских продуктов / процессов, порядок их изменения, определяет форматы паспорта продукта, регламента процесса, графических схем процессов, проверяет все описания продуктов / процессов, составленные подразделениями банка, формирует единый реестр продуктов / процессов, матрицу полномочий;
• оказывает необходимую консультационную помощь инициаторам изменений продуктов / процессов;
• координирует внедрение ИТ-системы хранения списков продуктов и процессов и их описаний, координирует использование этой системы;
• ежемесячно готовит отчет для рассмотрения на заседании комитета по рискам о деятельности по поддержанию продуктово-процессной структуры банка, а также о значимых изменениях в продуктах / процессах, причинах этих изменений, ближайших планах и прогнозах;
• организует исполнение иных требований п. 6.7.2.
6.7.2.3. Продуктово-процессная структура формируется для обеспечения миссии и целей банка (см. п. 6.7.1). Все изменения продуктово-процессной структуры производятся с учетом миссии банка и его целей, с учетом планов их изменения и плановых значений целевых показателей (с обязательным уведомлением о таких изменениях подразделения, указанного в п. 6.7.1.5).
6.7.3. Стандарты целевой организационной структуры банка
Банк отмечает особую важность назначения его целевой организационной структуры. Отсутствие зафиксированной целевой организационной структуры, системы её коррекции и контроля её достижения, системы мотивации и культуры достижения этих целей банк определяет как системообразующий высокий операционный риск, который влечет неэффективность управления всеми банковскими процессами и неэффективность их исполнения (в соответствии с требованиями п. 3.1).
Банк применяет следующую классификацию его подразделений:
• бизнес-подразделения;
• сервисные подразделения;
• аутсорсинговые подразделения;
• территориальное деление с учетом функционального подчинения.
6.7.3.1. Особые условия построения организационной структуры банка.
Банк формирует адекватную управленческую и организационную структуру, исключающую возникновение конфликта интересов по следующим параметрам:
6.7.3.1.1. Полномочия подразделения должны быть функционально отделены от полномочий других подразделений банка.
Ввод нового подразделения, его упразднение, изменение его компетенции не должны вызывать неконтролируемое оставление каких-либо процедур без их исполнителей или вызывать неконтролируемое дублирование функций других подразделений. В этой связи все изменения организационно-штатной структуры должны проходить предварительный анализ и согласование с подразделением, ответственным за сервис продуктово-процессной структуры и ведение матрицы полномочий (с подразделением указанным в п. 6.7.2.2).
6.7.3.1.2. Полномочия банковского надзора и контроля должны быть отделены от функций исполнения процессов (поднадзорных полномочий):
• внутренний контроль и аудит;
• управление операционным риском;
• безопасность;
• комплаенс;
• управление рыночными рисками и рисками ликвидности;
• управление кредитными рисками;
• принятие решений об установлении лимитов на операцию, сделку, группу операций, контрагентов;