Чтение онлайн

Можно использовать и нестандартный режим: открыть документ только для чтения или как копию. Для этого нужно нажать черный маленький треугольник в правой части кнопки Открыть – появится меню с перечнем команд. Здесь и выбирается подходящий режим открытия документа.

Преобразование документа в новый формат

Команда Преобразовать, которая также находится в меню Office, предназначена для изменения текущего формата документа на последний формат (Word 2007). Это позволяет использовать все возможности Word 2007 (в противном случае – ограниченная функциональность) и существенно уменьшает размер файла.

Внимание!

После того как документ изменен, команда Преобразовать для него больше не отображается.

При щелчке кнопкой мыши на команде Преобразовать открывается окно, которое представлено на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Преобразование формата

Чтобы выполнить преобразование, необходимо в данном окне нажать кнопку ОК. Следует учитывать, что в результате этого может измениться разметка документа.

Если установить флажок Больше не задавать вопросы о преобразовании документов, данное окно (см. рис. 2.6) больше не будет появляться. В этом случае процесс изменения начнется сразу после выполнения команды Преобразовать.

Сохранение документа

Для сохранения документа предназначена команда Сохранить в меню Office. Также она может вызываться комбинацией клавиш Shift+F12. Для этой же цели служит подменю Сохранить как.

Команда Сохранить обычно используется повторно в документе, то есть после того, как он бьш сохранен в файле. Это можно описать так: вы открыли документ Word, который ранее бьш сохранен, и работаете с ним. Чтобы изменения остались, нужно выполнить команду Сохранить. Если в процессе работы приходится вносить много нового, то рассматриваемую команду рекомендуется выполнять периодически – таким образом не потеряется важная информация при возникновении непредвиденных обстоятельств (внезапное отключение электроэнергии, аппаратный или программный сбой и т. п.).

Примечание

Если были внесены изменения, которые не сохранялись, то при закрытии документа программа выдаст дополнительный запрос о выполнении этого действия.

При первом выполнении команды Сохранить открывается окно, изображенное на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Сохранение документа

В данном окне в поле Папка нужно указать путь для сохранения документа. В поле Имя файла вводится название, а в поле Тип файла – выбирается необходимый вариант раскрывающегося списка. Они перечислены ниже.

• Документ Word – текущий документ сохраняется в формате Word 2007 (расширение DOCX).

• Документ Word с поддержкой макросов – формат Word 2007 с поддержкой макросов (расширение DOCM).

• Документ Word 97-2003 – совместимый с форматом предыдущих версий – с 1997 по 2003 – Word (расширение DOC).

• Шаблон Word – документ сохраняется как шаблон Word 2007 (расширение DOTX).

• Шаблон Word с поддержкой макросов – также как шаблон Word 2007, но с поддержкой макросов (расширение DOTM).

• Шаблон Word 97-2003 – шаблон, совместимый с форматом шаблонов предыдущих версий – с 1997 по 2003 – Word (расширение DOT).

Затем необходимо нажать кнопку Сохранить.

С помощью команд, расположенных в подменю Сохранить как, осуществляется сохранение документа в отдельном файле (под другим именем или с тем же, но по иному пути). Это обычно используется для отдельного сохранения изменений (то есть чтобы остался и первоначальный вариант, и документ с внесенными изменениями).

Чтобы открыть подменю Сохранить как, необходимо задержать на нем указатель мыши либо щелкнуть на расположенном справа маленьком треугольнике. Но данное подменю может выступать и в качестве самостоятельной команды. Чтобы ее выполнить, нужно щелкнуть на ней.

При выполнении команды Сохранить как открывается окно, изображенное на рис. 2.8. Если в поле Тип файла этого окна указано одно из следующих значений: Документ Word, Документ Word с поддержкой макросов, Шаблон Word или Шаблон Word с поддержкой макросов, то под ним появляется флажок Поддерживать совместимость с Word 97-2003. При его установке документ будет совместим с форматом предыдущих версий – с 1997 по 2003 – Word.

Раскрывающийся список поля Тип файла содержит множество вариантов, что позволяет сохранять документ в разных форматах: Вебстраница, Текст в формате RTF, Обычный текст, XML-документ Word и др.

Рис. 2.8. Окно документа, появляющееся при выполнении команды Сохранить как

После выбора параметров нажимается кнопка Сохранить.

Подменю Сохранить как позволяет выбрать из трех вариантов: документ Word 2007, шаблон Word 2007 или формат, совместимый с редактором Word предыдущих версий (с 1997 по 2003). При выполнении команд Сохранить как -> Другие форматы открывается окно, изображенное на рис. 2.8. В нем выполняется настройка сохранения.

Выводдокументанапечать

Для распечатки документа в меню Office предназначены команды подменю Печать: Печать, Быстрая печать и Предварительный просмотр.

При выполнении команды Печать открывается окно, изображенное на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Настройка параметров печати

В области Принтер указывается название выводного устройства и отображаются некоторые его характеристики. Для изменения настроек следует воспользоваться кнопкой Свойства.

Чтобы печать осуществлялась на обеих сторонах листа, установите флажок двусторонняя печать.

В области настроек Страницы определяется текст, который требуется напечатать. Если необходимо распечатать целый документ, то следует установить переключатель в положение все. Если же он в положении текущая, то будет выведена та страница документа, в которой находится курсор. При необходимости выборочной печати нужно установить переключатель в положение номера и в находящемся правее поле ввести номера определенных страниц. Режим выделенный фрагмент используется для вывода произвольного участка текста (его следует предварительно выделить).

Возможности программы предусматривают вывод на печать любого количества копий – оно указывается в поле число копий.

В поле Включить определяется та часть документа, которую необходимо напечатать: Все страницы диапазона, Нечетные страницы или Четные страницы. Данное поле доступно для редактирования только в том случае, если в расположенном выше поле Напечатать установлено значение Документ.

В области настроек Масштаб определяется формат выводимого на печать документа. В раскрывающемся списке поля число страниц на листе выбирается требуемое их количество (они будут расположены на одном печатном листе). В поле по размеру страницы указывается размер бумаги для печати, который также выбирается из раскрывающегося списка.