Чтение онлайн

о делегировании полномочий;

о внесении изменений в структуру и штатную численность

2

По личному составу

55 лет

литера «к»

о приеме на работу (назначении на должность);

о переводе на другую постоянную работу;

о перемещении;

об увольнении (освобождении от занимаемой должности);

о награждении, поощрении, премировании;

о продлении трудовых договоров (контрактов);

о заключении новых трудовых договоров (контрактов);

о переводе на контрактную форму найма;

об установлении надбавок, доплат;

о временном переводе;

об отстранении от работы;

о допуске к работе;

об установлении (отмене) неполного рабочего времени;

о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;

о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

о предоставлении социальных отпусков;

об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников

3 года

литера «л»

о предоставлении трудовых отпусков,

об отзыве из трудового отпуска;

о наложении дисциплинарных взысканий;

досрочном снятии дисциплинарных взысканий;

о назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу;

об оказании матпомощи;

о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)

3

По административно-хозяйственным вопросам

3 года

о выдаче служебных удостоверений, пропусков;

об утверждении графика дежурств работников;

и др.

7. Оформление учетной и регистрационной кадровой документации

 7.1. Регистрация документов

Порядок регистрации документов

В качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) устанавливается самой организацией и закрепляется в инструкции по делопроизводству

Регистрация входящих документов

1

Регистрируются в день поступления в РКК или журнале регистрации входящих документов

2

Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп. 140.7 п. 140 Инструкции № 4), например, 17/1-1, (где 17 – порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года; 1-14 – номер дела, в которое будет подшит входящий документ)

Регистрация исходящих документов

1

После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или журнале регистрации исходящих документов

2

Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции № 4):

индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например, 7-12/27;

регистрационным индексом ответного исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа

Регистрация внутренних документов

1

Регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы (подп. 142.1 п. 142 Инструкции № 4)

2

Для регистрации внутренних документов можно завести отдельный журнал или при небольшом количестве документов регистрировать в одном журнале с исходящими документами

3

Регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов:

 журнал (книга) учета личных дел;

 журнал регистрации должностных инструкций;

 журнал регистрации договоров и др.

Регистрация распорядительных документов

1

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно от других внутренних документов (подп. 142.3 п. 142 Инструкции № 4)

2

Распорядительные документы по личному составу, для которых законодательством установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно:

приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «к»;

приказы по личному составу со сроком хранения 3 года – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «л»

 7.2. Табель учета использования рабочего времени

Требования к оформлению табеля учета использования рабочего времени

В соответствии с ч. 1 ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Как правило, учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использования рабочего времени. Законодательством не определена форма табеля учета использования рабочего времени, поэтому наниматель вправе самостоятельно утвердить форму, в т.ч. установить условные обозначения, применяемые при его заполнении, путем издания приказа об утверждении унифицированной формы табеля учета использования рабочего времени

Шапка документа

Включает полное наименование организации, наименование структурного подразделения, код формы, название, дату документа и гриф утверждения

Реквизит «Код организации»

1

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)

2

Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014