Короче: меньше слов – больше смысла
Шрифт:
Краткость – сила против невнимательности, посторонних помех, излишней информации и раздражительности. Одержите победу в этой схватке, окружив себя людьми, которые не только признают негативные последствия невнимательности, но и вооружены для борьбы с этим врагом.
Строгое соблюдение принципа краткости означает, что Ариенс не терпит непродуманных отчетов от подчиненных. Он жалуется, что совещания зачастую получаются слишком затянутыми, изобилующими звучными, но пустыми фразами, одинаковыми по смыслу. По его мнению, «это пустая трата времени». Он определяет неготовность к собранию по первой фразе выступления: «Все дело в последовательных и логичных инструкциях, а также в сфокусированности на проблеме».
Ариенс указывает на две основные ошибки, провоцирующие проблемы на совещаниях. «Если люди не уверены в своей позиции, они придумывают доводы прямо в ходе выступления, – объясняет он. – Они ищут согласных с ними людей и находят тех, кто кивает и поддакивает. Более уверенный в себе человек говорит сразу о главном», – считает он. Старайтесь уместить регламент совещания на одной странице – никому не интересно слышать пустую болтовню. Кроме того, Ариенс считает ошибкой офисной политики проведение бесконечных и бессмысленных собраний. «Люди хотят убедиться, что менеджеры всех уровней их услышат. Они думают, что будут влиять на мнение этих сотрудников и удерживать лидирующие позиции лишь потому, что взяли инициативу на совещании в свои руки».
Маркировка – это выделение определенного числа ключевых пунктов, которые вы хотите представить в вашем выступлении.
На заре моей карьеры одним из моих руководителей был профессиональный и скромный журналист, уже ушедший на отдых, – прекрасный пример для подражания. Пока мы занимались подготовкой клиентки к важному пресс-туру East Coast, он вместе со мной давал ей советы, как правильно провести следующие друг за другом интервью с основными информагентствами. Одна из ключевых рекомендаций гласила: любой репортер с самого начала интервью обращает внимание на то, насколько точно вы «разметили» текст речи.
Маркировка – это выделение нескольких ключевых идей. Мой руководитель рассказывал клиентке, как здорово было видеть выражение лица репортера, когда она сказала: «Три самых важных момента для вас – это…» Отличный способ привлечь внимание людей – представить информацию в виде краткого списка.
Выводы:
• Обеспечьте логичность и простоту. Тогда и вам, и вашей аудитории будет легче оставаться на верном пути.
• Гарантируйте сбалансированность и порядок. Существует четкое представление о том, как долго им нужно слушать и как вы развиваете тему.
• Удерживайте внимание. Публика остается заинтересованной, потому что она следит за ходом разговора, словно по главам в книге.
«Это очень раздражает. Хочется сказать: “Ладно, понял, понял” и спросить: “Мы можем идти дальше?” или “Может, послушаем кого-нибудь другого?”» И когда вы пытаетесь задать вопросы или уточнить данные, люди начинают путаться и все равно не дают вам нужную информацию. «Мой самый ценный ресурс – это время, – говорит Ариенс. – Если вы этого не понимаете, я расстраиваюсь».
Самый главный вопрос: что я здесь делаю?
28
Реминисценция известного английского детского стишка: Three blind mice / Three blind mice / See how they run! (Три мышонка-слепышонка / Три мышонка-слепышонка / Смотрите, как они убегают во весь дух… Прим. пер.
На протяжении нескольких лет Джим Меткалф, CEO компании USG Corporation, требует от подчиненных заранее указывать цель проведения каждого собрания. «Однажды я возвращался после трудового дня, заполненного бесконечными совещаниями, и сетовал: “Сегодня я ничего толком и не сделал. Я не совершил ничего полезного. Я присутствовал на множестве заседаний, но половину времени, проведенного там, сидел и спрашивал себя: “Зачем я здесь нужен?”»
Меткалф пришел к выводу, что подчиненные тратили его время впустую, желая не получить разрешение, а просто проинформировать его о ситуации. Хотя все вопросы можно было решить по телефону, они настаивали на личной беседе. «Ненавижу совещания. Я люблю деловые встречи, а не говорильню». Он предпочитает непродолжительную беседу. Краткий отчет и никаких собраний – лучший для него вариант. Он рассчитывает на четкое обозначение цели в самом начале встречи, чтобы понять, будет ли она информативной или потребуется принимать решение.
«Я приветствую информацию объемом в одну страницу. Я не всегда воспринимаю эту страницу, потому что людям сложно подготовить ее правильно, – говорит он. – Если же страниц больше, я быстро теряю интерес. Текст объемом в страницу помогает контролировать время и серьезнее изучить вопросы, на которые учредитель хочет обратить мое внимание». На каждом совещании Меткалф задает один и тот же вопрос: «Зачем я здесь нужен?»
«Я сторонник того, чтобы совещания начинались вовремя и не выходили за повестку дня. Мне кажется, любое собрание не должно длиться больше часа, – продолжает он. – Если кто-то опаздывает, я закрываю дверь, либо пришедшему позже не достается стул». При проведении кратких совещаний нужен сотрудник, координирующий очередность выступлений. Меткалф обычно вмешивается, если кто-то нарушает регламент. Как только он считает, что услышал достаточно информации, он говорит спасибо, встает и уходит. Никто не имеет права отнимать у него больше времени, чем нужно. Вам надо либо быть лаконичным, либо уйти.
Меткалф пристально следит за временем, если кто-то заходит к нему в кабинет во время работы. Он начинает разговор, не приглашая человека присесть. «Если кто-то удобно расположился на стуле напротив вас, будьте готовы к тому, что вам расскажут о своем летнем отпуске, – говорит он. – Но находясь на своей территории, я предлагаю вести разговор стоя. Я подталкиваю человека к двери так, что он даже не осознает этого». Такой сугубо деловой подход посылает сигнал, что краткость – это часть любого бизнеса.
Коротко говоря, сократите свое сообщение для гарантии того, что публика останется довольна и будет интересоваться вами в дальнейшем.
Этим все сказано.
Часть четвертая
Будем краткими
Обобщение и план действий
Давайте не забывать о риске возврата к вредной привычке многословия. Поскольку вы нацелены на овладение техникой лаконичной коммуникации – того, чего так жаждут другие, – вам нужен план действий для достижения успеха. Вы уже поняли, зачем, как и когда нужна эффективная коммуникация, и я сформулировал некоторые советы (факты, подсказки и практический план действий), которые помогут вам ощутить всю силу принципа «меньше – значит лучше».
Ниже приведены некоторые принципы концепции BRIEF, которые нужно помнить, чтобы не сбиться с курса. Прочтите их и выберите те, что привлекут ваше внимание и окажут на вас непосредственное влияние.
1. Внимание! Управляйте своими «недосказанными 600 словами» (лишней в данный момент информацией, которой обладает каждый и которая может стать причиной нашей невнимательности). Это ваша обязанность.
А.-Факт. Все мы перегружены информацией и легко отвлекаемся.
Б.-Подсказка. Вы ответственны за управление вниманием других людей, то есть за то, как они слышат и понимают вас.
В.-План действий:
В течение пяти минут посмотрите телевизионное реалити-шоу и запишите на бумагу или при помощи диктофона все мысли, которые возникли у вас за это время за счет «недосказанных 600 слов».
В ходе ваших следующих бесед обратите внимание на то, когда и как «недосказанные 600 слов» собеседников прорываются (когда поток информации слишком велик).
2. Зачем, зачем, зачем? Быстро переходите к причине, а потом еще раз напомните о ней.
А.-Факт. «Зачем?» – самый важный вопрос, который часто упускается из виду при общении.